Administrative IT-systemer skal koordineres

Gruppen skal sørge for koordinering og god samhandling ved innføring, forvaltning og drift av UiOs administrative IT-systemer.

Målet er kostnadseffektive systemer som brukerne er fornøyde med.

Initiativtaker er plangruppen for administrative IT-systemer i prosjektet Internt handlingsrom.  Plangruppen har avdekket at man i dag har en utydelig og til dels manglende strategi på området.

Gjennomgang av alle systemer

– Vi skal ivareta helheten i den administrative IT-virksomheten, og nyordningen innebærer at alle administrative IT-systemer blir gjenstand for en systematisk gjennomgang. Gruppens mandat omfatter hele livsløpet til et verktøy, fra initieringsfasen til man eventuelt avvikler systemet, forteller leder av koordineringsgruppen, Ingar Pettersen.

Gruppen, med medlemmer fra fakulteter og Sentraladministrasjonen, skal blant annet:

• Videreutvikle et overordnet veikart (strategi) for administrative IT-systemer
• Legge fram en oversikt over alle administrative IT-systemer
• Utarbeide årsplaner og budsjett for administrative IT-systemer 
• Følge opp finansiering av administrativ IT
• Utrede og forberede saker som skal vedtas av universitetsdirektøren eller universitetsstyret

Sporbare beslutnigslinjer

Veikartet vil inneholde all vesentlig informasjon om systemene og være utgangspunkt for videreutvikling av IT-porteføljen.

– På denne måten får man får sporbare og tydelige beslutningslinjer og nye systemer innføres etter kost-nytteprinsippet. Dessuten sikrer man at systemene kommuniserer med hverandre, noe som mange har klaget på, påpeker Pettersen.

Entydig systemeierskap

Det er allerede vedtatt av hvert system skal ha én systemeier. Dette vil også bidra til bedre prosesser for IT-systemene våre, mener Pettersen.  En gjennomgang av de nye besutningsmatrisene, som definerer systemeierskapet, står øverst på agendaen på førstkommende møte.

Rådgivnings og sekretariatsfuksjon

Et sekretariat for gruppen er under opprettelse. Sekretariatet har et eget mandat, og skal blant annet følge opp vedtak fra koorderingsgruppen og forvalte det overordnede veikartet på vegne av gruppen.