Kulturhistorisk museum satte fingeren på fire hovedutfordringer da representanter for de ansatte og tillitsvalgte møtte universitetsledelsen til dialog og idémyldring om Internt Handlingsrom (IHR).
De fire utfordringene er knyttet til:
- ePhorte som arkiv- og saksbehandlingsverktøy
- Kulturminneforvaltningen i spennet mellom to departementer
- Kontrollrutiner ved omsetning av varer over disk
- Bygningsforvaltning
Frustrerte ePhortebrukere
Seksjonssjef Susan Matland ved Dokumentasjonsseksjonen tok for seg ePhorte som arkivsystem for et forskningsarkiv. Hun og hennes medarbeidere opplever at systemet ikke er tilpasset museumsbruk. ePhorte vanskeliggjør bruken av museets arkiver og medfører ekstra arbeid. Det kom klart frem at dette var noe man ønsket at IHR-prosjektet skal ta tak i.
Samhandling med departementene
Også de ytre rammene er viktig for at UiO skal kunne jobbe smartere. Seksjonssjef Karl Kallhovd ved Fornminneseksjonen orienterte om noen av utfordringene museet står over for når de befinner seg i skjæringspunktet mellom forskning og forvaltning.
Museet må forholde seg til både Kunnskapsdepartementet og Miljøverndepartementet. Departementene har ulike forventninger til virksomheten og gir føringer som ikke alltid er forenlige. I tillegg er det manglende kommunikasjon mellom departementene.
Dagsoppgjør – en papirmølle
KHM selger varer over disk, og gruppeleder for økonomi og IT, Charlotte Ulfeng Berg, orienterte om rutinene rundt dagsoppgjør, kontoavstemminger og varetelling. Berg er ikke i tvil om at det kan ligge gevinster å hente ved å forenkle prosessene, og henviste til håndtering av originalbilag, internpost og tidsfrister. Kan man vurdere forenklede kontrollrutiner?
Godt nok er godt nok
Viserektor Ragnhild Hennum pekte på anmerkninger UiO har fått fra Riksrevisjonen.
– Disse ble tatt svært alvorlig, og vi la blant annet opp nye kontrollrutiner i etterkant av anmerkningene, sa Hennum.
Verken viserektor eller universitetsdirektør Gunn-Elin Aa.Bjørneboe ser noen grunn til at UiO strever etter det eksellente på kontrollrutiner.
– Vi skal følge loven, men godt nok er godt nok, sa universitetsdirektøren.
Bedre dialog om bygningsmassen
De ansatte understreket kompleksiteten som ligger i drift og bevaring av gamle bygninger. Museet ønsker seg bedre dialog med Teknisk avdeling både når det gjelder planlegging, informasjon og vurdering av sikkerhetstiltak.
Møter viktig
Det kom også frem at møter mellom ansatte er viktig. Ved en stor institusjon der man må samarbeide med flere avdelinger blir det mye enklere når man kjenner hverandre. E-post er effektivt, men det skaper også avstand.
Som en av møtedeltakerne uttrykte det: Vi opplever god service når vi snakker med folk. Det er når vi møter systemene at det kan stoppe opp.