Tøyen hovedgård la en fin ramme rundt IHR-møtet mellom Naturhistorisk museum og universitetsledelsen 30. mars. Det var da også bygningsmassen noe av det første museumsdirektør Arne Bjørlykke tok opp i sin innledning.
Bjørlykke opplever lange rapporteringslinjer og mange aktører når det gjelder bygningsforvaltning. Sakene involverer ofte Teknisk avdeling, Kunnskapsdepartementet og Statsbygg.
Direktøren har derfor kortere rapporteringslinjer på sin ønskeliste for en smartere arbeidsdag.
Samarbeid med sentraladministrasjonen
Flere opplever at det er vanskelig å vite hvem man skal kontakte i sentraladministrasjonen. Det har også tatt urimelig lang tid å få svar ved enkelthenvendelser. Større fokus på service etterlyses.
Bedre kommunikasjon med Teknisk avdeling (TA) ble etterspurt, slik at man lettere får en felles forståelse av hvor skoen trykker. En av de ansatte foreslo at hver sak gis et nummer i TA, slik at man kan følge saksutviklingen.
IT-systemene igjen
Museet er svært fornøyd med lokal IT-støtte, men dagens ordning med én person som har dette som sitt arbeidsfelt er meget sårbar. Det er derfor ønskelig å vurdere hvilke tjenester museet kan få fra sentralt hold.
Også ved Naturhistorisk museum erfarer man at deler av IT-systemene er lite brukervennlige. En felles portal for IT-systemene etterlyses. Det bør i tillegg være lettere å gi tilbakemelding når ting ikke virker.
Bedre støtte til forskerne
På kort sikt ønsker de ansatte at man styrker de administrative forskningstjenestene. I dag må forskerne utføre mye administrativt arbeide. Dette gjelder både budsjettering og arbeid med søknader.
Rolleavklaring
Museet ønsker en rolleavklaring når det gjelder oppdragsforskning og sponsing. Hvem har ansvar for hva? Det er viktig at UiO opptrer profesjonelt når vi samarbeider med eksterne aktører.
Rutiner rundt butikkdrift
Museet deler utfordringene knyttet til butikkdrift med Kulturhistorisk museum. Oppgjørs- og kontrollrutinene bør forenkles, og man bør spørre seg om det er nødvendig med tre årsoppgjør.
Interne forbedringer
Museet har stor gjennomtrekk på økonomimedarbeidere og bør se nærmere på hvorfor det er slik. Også rutinene rundt ansettelser bør gjennomgås. I dag tar ansettelsesprosessen for lang tid.
Mye bra
Tross ovenevnte temaer, ble det pekt på at veldig mye er bra. Hovedrutinene fungerer godt, når du er vel inne i systemet.
Museet er godt fornøyd med sitt formidlingsarbeid. Basware og fakturasystemet fungerer bra, men innkjøpssystemet oppleves ikke alltid som smidig. Museet opplever å få god støtte fra innkjøpsseksjonen, men ved små innkjøp oppleves systemet som omstendelig.