Organisasjonsutvikling i Sentraladministrasjonen

Prosessen er et ledd i IHR arbeidet, og er en oppfølging av arbeidet som ble utført i Plangruppen for roller og ansvar tidligere i år.

Arbeidet omfatter:

• SA5 (Forskningsadministrativ avdeling, Studieadministrativ avdeling, Kommunikasjonsavdelingen, Organisasjons- og personalavdelingen og Økonomi og planavdelingen)
• Teknisk avdeling (TA)

USIT startet sin organisatoriske gjennomgang i 2011, og arbeidet som skjer her skal ses i sammenheng med prosjektene i SA5 og TA. Mandatet for TA er under utarbeidelse og skal drøftes med organisasjonen 6. september.

Skal definere SAs rolle

Målet for arbeidet med SA5 er det samme som for IHR for øvrig, nemlig å skape en effektiv og profesjonell administrasjon som bidrar til å øke det økonomiske handlingsrommet for forskning og utdanning. I arbeidet skal man definere SAs samlede rolle og kartlegge arbeidsoppgaver der man skiller mellom strategi, forvaltning og drift.

– Noe av det viktigste fremover blir å vurdere oppgavefordelingen mellom SA og enhetene. Vi må spørre oss hvor oppgavene bør, skal eller må ligge. Det er slett ikke sikkert at dagens oppgavefordeling er den rette, mener universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Fagmiljøene med i arbeidet

Prosjektet er organisert med plangruppe og arbeidsgrupper.

– Fagmiljøene er sterkt representert i plangruppen. Slik sikrer vi at vi ivaretar brukerne våre, forteller universitetsdirektøren. Hun sier videre at fagdirektørene vil delta i flere av plangruppens møter og lede arbeidsgrupper med representanter fra egne avdelinger. I tillegg danner de en egen koordinerende arbeidsgruppe.

Prosjektet skal ledes av prosjektleder i IHR, Ingar Pettersen i nært samarbeid med universitetsdirektøren.

Besøker egne fagavdelinger

Direktøren har innledet arbeidet med en serie møter der fagavdelingene i detalj presenterer sin portefølje og sine tanker om avdelingens rolle og fremtidig organisering. Bjørneboe har invitert med to fakultetsdirektører med på hvert av møtene.

– Formålet med møtene har vært å bli bedre kjent med fagavdelingens portefølje og sette i gang diskusjonen om hvordan SA kan se ut i fremtiden. Vi har gode diskusjoner. Ikke minst har fakultetsdirektørenes deltakelse hatt vært nyttig. De representerer enhetene SA er til for, og har både rost og utfordret fagavdelingene, sier Bjørneboe.

Implementering i 2013

Fram til oktober vil arbeidsgruppene kartlegge arbeidsoppgaver og gjøre et skille mellom strategi, drift og forvaltning. De skal langt på vei definere SAs rolle og vurdere hvilke oppgaver som skal ligge hvor i organisasjonen.

Når styret har vedtatt hvilken retning UiOs administrasjon skal gå i på styremøtet 23. oktober, skal man utarbeide forslag til ny organisasjonsstruktur, funksjons- og oppgavefordeling og plan for omstilling og bemanning.

Prosjektet tar sikte på å legge frem forslag til ny organisering på universitetsstyrets første møte i februar i 2013, deretter skal det implementeres.

Prosjektplan og mandat for SA5 (pdf)