Bruker vi våre administrative ressurser riktig?

– Det er krevende for en organisasjon å utføre administrative oppgaver på tre nivåer, mener HR- direktør Anita Sandberg. Hun leder arbeidet med roller og ansvar i Internt handlingsrom.

Plangruppens mandat  er å utarbeide et forslag til en mer optimal fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver mellom nivåene.

Ikke optimal arbeidsdeling

– Vi jobber ut fra en hypotese om at UiO ikke har en optimal arbeidsfordeling i dag, sier Sandberg, og legger til at UiO ikke har endret på oppgavefordelingen mellom nivåene på lang tid. Dette til tross for at vi de senere årene har innført flere store administrative IT-systemer som gir mulighet for å endre arbeidsmåter.

Plangruppen skal konsentrere seg om to hovedområder:

• Arbeidsdeling mellom de tre nivåene institutter, fakulteter og Sentraladministrasjonen
• Ansvar og myndighet i lederroller

Klargjøre ansvar og myndighet

Enhet for internrevisjon utarbeidet en rapport i 2010 som avdekket et behov for å klargjøre spesielt fagdirektørenes rolle i organisasjonen. Denne rapporten følges opp konkret i plangruppens arbeid. Det vil bli gjennomført ytterligere kartlegging og utarbeidet eksempler på hvilke uklarheter man må ta tak i.

Kartlegge oppgaver

Plangruppen skal blant annet undersøke hvor ulike administrative oppgaver utføres, og om samme oppgaver utføres på flere nivåer. Dette blir en grov kartlegging for å avdekke behov for endring. Arbeidet omfatter alle administrative nivåer og skal også inkludere resultater fra tidligere kartlegginger.

– I tillegg vil vi snakke med utvalgte ledere og administrativt ansatte innenfor enkelte områder. En gjennomgang av innhold og praktisering av regelverket og forventninger til hverandre i de ulike rollene inngår i dette perspektivet, forteller Sandberg.

Fremtidas administrasjon

Etter kartlegging og analyse skal plangruppen legge fram forslag til hvordan arbeidsdeling og ansvar og myndighet kan se ut i fremtiden.

– Det finnes forskjellige alternativer som kan gi mer optimal bruk av våre administrative ressurser. Det er etablert flere arbeidsgrupper som tar dypdykk i problemstillingene. Totalt sett er det lagt vekt på god representasjon fra enhetene og de ulike lederrollene som er berørt. I tillegg legges det opp til en grundig og bred diskusjon der ansatte og fagorganisasjonene involveres, sier Sandberg.

Endringer i 2013

Eventuelle større endringer i arbeidsdelingen ved UiO vil ikke komme før i 2013.

– Slike forandringer må forberedes godt. Mens enklere forbedringer, som kan løses på kort sikt og bedre arbeidsdagen for de ansatte, vil man foreslå og kunne sette i verk raskere, sier Sandberg.

Milepæler:

Februar: Kartlegging av nåsituasjonen avsluttes

Mars: Vurdere alternative endringer i arbeidsdeling og rollebeskrivelser

April: Formulere forslag til løsninger som sendes til høring

Juni: Tentativ styrebehandling