Rundt tretti personer var samlet fra Studieavdelingen, Forskningsavdelingen, Organisasjons- og personalavdelingen, Økonomiavdelingen og Kommunikasjonsavdelingen for å diskutere hva UiO gjør bra i dag og hva IHR bør ta tak i for at vi skal jobbe smartere.
Rolleavklaring
IHR-prosjektet bør lede til en klargjøring av roller, ansvar og arbeidsdeling mellom SA og fakultetene. Og til en gjennomgang og vektlegging av kontroll versus tjenesteyting.
Spørsmål rundt roller, ansvar og fullmakter kom tydeligere frem i dette møtet enn i møtene universitetsledelsen har hatt med fakultetene, konkluderte universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe i sin oppsummering.
Bedre møtekultur
Mange inviteres til et høyt antall møter. Hensikten med møtene må komme tydelig frem og møtedeltakerne må stille forberedt. God møteledelse og bedre oppfølging etter møtene ble etterspurt.
IT-systemene
Hvor mange IT-systemer har vi egentlig? Det var enighet om at systemene må snakke bedre sammen og at brukervennligheten må forbedres. Det ble både pekt på SF, SAP og ePhorte. Men ePhorte fikk også ros. Det er lett å følge en sak når den ligger i ePhorte, mente flere.
Etter gruppearbeidet ble forslagene satt opp på veggen. De røde prikkene viser noen av tingene de ansatte ønsker at IHR-prosjektet raskt skal ta tak i, nemlig IT-systemene.Foto: Bente Hennie Strandh
UiOs nettsted
Organiseringen av UiOs nettarbeid må bli strammere og redaktørrollen må defineres klarere.
Internasjonalisering og samfunnskontakt
IHR-prosjektet er opptatt av at UiO også kartlegger hva som fungerer godt.
En rekke positive ting kom opp, blant annet samarbeidet om internasjonalisering innenfor EU-området. Studieadministrativt nettverk som er opprettet mellom STA og fakultetene fungerer godt.
UiO har blitt mer synlig i media, og deler av dette kommer av at det nå jobbes mer systematisk med samfunnskontakt.
Den lokale IT-støtten fikk også skryt.
Ta en telefon
Det holder ikke med e-post for å bygge gode relasjoner. Telefonkontakt med kollegaer internt i Lucy Smiths hus og ute på enhetene ble trukket fram som viktig for å unngå misforståelser og uklarheter. Det er rett og slett lettere å samarbeide når man kjenner hverandre.
UiO god arbeidsgiver
Universitetet ble karakterisert som en sjenerøs arbeidsgiver med rom for kulturtilbud, trening i arbeidstiden og systemer og rutiner som ivaretar enkeltpersoner. Arbeidsoppgavene ble oppfattet som spennende, og på en av lappene i oppsummeringen sto ”lavt konfliktnivå i SA”.