Internt handlingsrom prioriterer

Dette skjedde på et internt seminar 5. og 6. mai hvor lederne for plangruppene - UiOs fag- og fakultetsdirektører - deltok sammen med universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og viserektor Ragnhild Hennum.

Formålet med seminaret var å oppsummere arbeidet som er gjort og å starte en første vurdering av hvilke prosesser man ønsker at IHR-prosjektet skal prioritere i implementeringsfasen til høsten.

Overordnet blikk viktig

Universitetsdirektøren understreker at dette er en foreløpig prioritering. Bjørneboe peker på viktigheten av å ta et overordnet perspektiv på UiO i denne fasen av IHR.

– Vi må spørre oss om vi har en hensiktsmessig arbeidsdeling i dag, sier hun.

IT må med  

Plangruppen for IT er nylig opprettet, og arbeidet deres er i startfasen. Utfordringer knyttet til IT-området er imidlertid blitt diskutert på alle IHR-møtene universitetsledelsen har hatt med enhetene de siste månedene.

– Det er klart at en gjennomgang av IT-systemene blir sentralt i IHR, sier Bjørneboe.

Mye å ta tak i

Plangruppene hadde til sammen identifisert 23 hovedprosesser de mener det er aktuelt for IHR å se nærmere på. Med hovedprosesser menes overordnede administrative oppgaver som berører flere deler av organisasjonen.

Utvalgte prosesser

Det er ikke mulig å starte arbeidet med alle prosessene samtidig, og direktørnettverket mener det er viktig å prioritere:

• Ekstern finansiering og prosjektstyring
• Bilagslønn
• Lokalt opptak
• Studentmobilitet
• Rekruttering og HR
• Systemansvar for Ph.d-utdanningen
• UiOs nettsted
• Innkjøpområdet

Mye tid til rapportering og oppfølging

Ekstern finansiering og behov for styringsverktøy henger nøye sammen. Forskere forteller at de bruker mye tid på administrativ oppfølging og rapportering. Det er stor forskjell den på støtten de får til dette arbeidet, og det føres mye skyggeregnskap.

Kvalitet på bilagslønn må gjennomgås

UiO sliter med mye manuelt arbeid og feilkilder i behandlingen av bilagslønn. En gjennomgang og standardisering av rutinene er nødvendig.

Ulik kompetanse ved opptak

Arbeidet med lokalt opptak av studenter bør også prioriteres i høst. Det er ulik kompetanse på området ved enhetene, og arbeidet er organisert slik at det er relativt stor sårbarhet ved enkelte enheter.

Gjennomgå rutiner

Plangruppene ønsker også at IHR prioriterer rutinene knyttet til studentmobilitet. Det vil si studentenes mulighet til å studere på tvers av institusjonelle grenser. I dag må studentene levere inn søknader flere steder, og det er ulik kompetanse på enhetene for å vurdere disse søknadene. Målet er å tilby så god service til studentene som mulig.

Organisatoriske utfordringer

Seminardeltakerne drøftet også hvilke organisatoriske utfordringer IHR står overfor i denne prosessen. UiO har en oppstykket styringslinje og en kultur for omkamper. Institusjonens gjennomføringskraft når endringer ikke er påtvunget ble dratt frem som en utfordring. I tillegg må prosjektet drøfte hvor grensen skal gå mellom standardisering og lokal tilpasning.

Suksesskriterier

En avgjørende faktor for at IHR skal lykkes, vil være at vi har gode nok prosesser før gjennomføringen. Forankring og eierskap er viktig, og roller og ansvar må klargjøres var et klart budskap.

Veien videre

Seminaret markerte starten på arbeidet med et notat som skal legges frem for Universitetsstyret 21. juni. Notatet skal anbefale hvilke områder IHR skal ta tak i. Notatet skal drøftes i mange fora, blant annet skal den behandles grundig i Ressursgruppen for IHR.

Bred høring

Et utkast til styrenotat vil foreligge i slutten av mai.

– Utkastet legges på nettet, slik at ansatte kan komme med innspill. I tillegg vil vi drøfte utkastet i utvalgte fora med vitenskapelig ansatte og studenter, forteller universitetsdirektøren.

– De tiltakene som ikke blir prioritert førstkommende høst, vil vi ta tak i senere. Internt handlingsrom, som prosjekt, avsluttes først ved utgangen av 2013, sier Bjørneboe.