Ny fase i IHR-prosjektet

Prosjektet konsentrerer seg dermed i denne nye fasen om de fem områdene

• eksternfinansiert virksomhet
• administrative IT-systemer
• bilagslønn
• studieadministrasjon
• roller og ansvar knyttet til de administrative nivåene

Plangrupper

Hvert av områdene har en plangruppe og det er utpekt en leder for hver av gruppene. Medlemmer i gruppene for IT-systemer og studieområdet er avklart, og innen utgangen av september skal medlemmene i de øvrige gruppene også være på plass.

Tjenestemannsorganisasjonene vil være representert i alle gruppene.

Ny prosjektleder

Ingar Pettersen startet som prosjektleder 1. september. Pettersen, som har lang erfaring fra tilsvarende prosjekter i større offentlige organisasjoner, leder plangruppene for eksternfinansiert virksomhet og administrative IT-systemer.

Det er viktig at arbeidet som foregår i samtlige plangrupper ses i sammenheng. Felles problemstillinger vil dukke opp, og behovet for informasjonsflyt og samkjøring på tvers av gruppene blir viktig. Pettersen skal derfor delta i alle fem gruppene.

Eksternfinansierte prosjekter

UiOs behov for et styringsverktøy som gir oversikt over økonomi og andre ressurser knyttet til eksternfinansierte prosjekter, kom sterkt til uttrykk under vårens kartlegging.

Gruppen for eksternfinansierte prosjekter har satt i gang et innledende arbeid der de skal definere innholdet i et slikt styringsverktøy. Gruppen skal kartlegge forskernes behov før de vurderer løsningsmodeller. Verktøyet må kunne tilpasses både større og mindre prosjekter og ivareta de rapporteringsbehovene UiO har overfor eksterne og interne parter.

Administrative IT-systemer

Plangruppen for administrative IT-systemer består både av eksterne og interne medlemmer og har i sine innledende møter identifisert en rekke utfordringer.

På listen står blant annet manglende intern koordinering, noe som har ført til at UiO sliter med monolittiske systemer og manglende helhetstenkning. Bildet forsterkes gjennom diffuse mål og forventninger til systemene, utilstrekkelig brukerfokus og uklarheter knyttet til systemeierskap.

Tiltak på kort og lang sikt

UiO har behov for en langsiktig strategi på IT-siden, samtidig som brukerne etterlyser tiltak som gir raske resultater. Gruppen har derfor delt sitt arbeid i tre:

• Raske tiltak
• Strukturelle endringer og tilpassinger av organisasjonen som tar sikte på å tydeliggjøre de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer
• Utarbeidelse av en strategi for en trinnvis utvikling og oppgradering av de administrative IT-løsningene

IHR-studier

Styret vedtok i sommer at studieområdet skal prioritere områdene studentmobilitet og lokalopptak. Det er opprettet én plangruppe for studieområdet med en arbeidsgruppe for hvert av de to underområdene. Plangruppen ledes av Jenny Nornes, tidligere kontorsjef ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.

Gruppene har kartlagt omfang og arbeidsrutiner innenfor de ulike arbeidsprosessene og har definert foreløpige mål for arbeidet.

De foreløpige resultatene fra kartleggingen vil bli presentert studieadministrasjonene på fakultetene underveis.

Kortere ventetid for studenter

Når det gjelder studentmobilitet, har gruppen satt seg som mål å komme fram til forbedringer som kan korte ned svartiden for studentene og skille saksflyten i tunge og enkle saker.

Gruppen skal også komme fram til en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de tre nivåene institutt, fakultet og sentraladministrasjonen.

Innenfor lokalopptak er målet i tillegg til å skille saksflyten i tunge og enke saker, å senke frustrasjonsnivået hos ansatte og sikre rett kompetanse i behandlingen av de tyngre sakene.

Skal arbeide i work-shops

Mye av arbeidet vil foregå i work-shops. Oppgavene vil være knyttet til planlegging, kartlegging og analyser. Dette vil danne grunnlaget for et forslag til nye måter å arbeide på. Gruppen vil til slutt utarbeide et notat som skal gi grunnlag for beslutning og notatet vil bli sendt på høring.

Bilagslønn

Dette arbeidet ledes av assisterende HR-direktør Johannes Falk Paulsen. Til nå har Falk Paulsen og hans kollegaer jobbet med forbedringer i HR-portalen og tilrettelegging for at nytilsatte skal komme på nett så tidlig som mulig. Dette er ting som også ble meldt inn til IHR i vår.

Medlemmene som skal delta i gruppen for bilagslønn de vil bli utpekt løpet av de nærmeste dagene, og vil deretter utarbeide et mandat for sitt arbeid.

Roller og ansvar knyttet til de administrative nivåene

HR-direktør Anita Sandberg utarbeider et mandat for arbeidet med roller og ansvar i samarbeid med et utvalg ansatte fra ulike deler av organisasjonen. Når mandatet er klart, skal det videre arbeidet ledes av HR-direktøren og medlemmer utpekes. Mandat og gruppesammensetning er forventet klart i slutten av september.

Organisering og rapportering

Organisasjonskartet for IHR har ikke endret seg etter vårens analysefase. Prosjektet rapporterer til styret, som også er prosjektets styringsgruppe.

Ressursgruppen bistår Universitetsdirektøren i saksforberedelse mot Universitetsstyret, og vurderer prosjektets planverk, gjennomføringskraft og mulighet for resultater. Gruppen har gjennomført ett møte i høst og ytterligere to er berammet. Agendaen for disse møtene vil være knyttet til områdene studieadministrasjon og eksternfinansiert virksomhet. Ut over dette rapporterer prosjektet i UiOs ordinære rapporteringslinjer.