Skal bli enklere å få godkjent og innpasset ekstern utdanning

UiO mottar hvert år en rekke søknader fra studenter med papirer fra andre nasjonale og internasjonale utdanningsinsitusjoner.

Godkjenning og innpassing av disse studentenes utdanning var ett av områdene styret vedtok at IHR skal prioritere denne høsten. Og plangruppen for studieadministrasjon har opprettet en egen arbeidsgruppe som nå ser på dette.

Ønsker bedre kvalitet og mindre frustrasjon

Hovedhensikten med gruppens arbeider å øke kvaliteten og redusere frustrasjon blant studenter og ansatte. Et  viktig premiss er at arbeidet ikke skal generere mer administrativt arbeid for vitenskapelig ansatte.

Gruppen har satt følgende mål for arbeidet:

• Komme frem til best mulig saksbehandlingspraksis for UiO
• Definere skillet mellom tunge og enkle saker
• Forenkle saksbehandlingen
• Legge til rette for kompetanseheving og informasjonsdeling blant de ansatte
• Skaffe oversikt over arbeidsprosessene og hvor de ansatte kan finne informasjon 

Kartlegger dagens rutiner

For å komme fram til nye og bedre arbeidsmåter, kartlegger gruppen hvordan rutinene og arbeidsprosessene er i dag. Kartleggingen skjer i workshops sammen med representanter fra Det utdanningsvitenskapelige fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SV), Det humanisitiske fakultet (HF), Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet (MN) og Studieavdelingen.

– I tillegg sjekke vi fakta med saksbehandlere primært på SV og UV, og noen andre enheter. Studieledernettverket er en viktig referansegruppe for innspill fra de fakultetene som ikke er representert. Vi har til nå fått bekreftet de funn vi har gjort og at vi er på riktig vei. Videre har vi hatt en god og konstruktiv dialog med Studentparlamentet. Denne dialogen ønsker vi å videreutvikle, forteller Nornes. 

Må ha oversikt over hele verdens utdanninger

Nornes forteller at saksfeltet er komplisert og de ansatte skal ha oversikt over hele verdens høyere utdanning.

– Arbeidsoppgavene er fordelt  i større eller mindre stillingsbrøker på mange ansatte og arbeidsrutinene på området har et forbedringspotensial.

– I dag er flere enheter og nivåer ved UiO inne i saksbehandlingen. De ansatte opplever ofte at de har utilstrekkelig kompetanse på området, eller ikke vet hvor de skal henvende seg for å innhente informasjon. I tillegg mangler UiO lik praksis for behandling av denne typen saker, og noen ganger må studentene søke på mange forskjellige skjemaer som skal leveres på flere ulike steder. Dette skaper frustrasjon hos studentene, mener Nornes.

Implementering våren 2012

Etter kartleggingen skal gruppen komme med forslag til bedre arbeidsrutiner og organisering av arbeidet. Forslaget skal på høring, og skal behandles både i ressursgruppen for IHR og i UiOs ordinære styringslinje.

Nornes håper på at nye arbeidsrutiner vil innføres i løpet av våren 2012.

Les mer om plangruppens arbeid her.