Det nye organisasjonskartet vil se slik ut:
Nye avdelinger og enheter
Det er opprettet 3 avdelinger som skal bistå enhetene:
- Avdeling for fagstøtte (med medarbeidere og oppgaver fra Studieadministrativ avdeling, Forskningsadministrativ avdeling og Kommunikasjonsavdelingen)
- Avdeling for administrativ støtte (med medarbeidere og oppgaver fra Organisasjons- og personalavdelingen og Økonomi- og planavdelingen)
- Avdeling for personalstøtte (medarbeidere og oppgaver fra Organisasjons- og personalavdelingen(skal også jobbe inn mot ledelsen))
I tillegg er det opprettet 2 enheter:
- Enhet for lederstøtte, som skal bistå universitetsledelsen med analyser, økonomistyring og langsiktig strategiske planlegging.
- Enhet for internadministrasjon, med driftsoppgaver som økonomi, innkjøp, arkiv og personaloppgaver for den nye organisasjonen.
USIT og Eiendomsavdelingen opprettholdes. Her har det vært egne prosesser for organisasjonsendring.
Nye kontaktadresser
Presentasjoner av avdelingene med nye e-postadresser publiseres 2. januar 2014.
De gamle e-postadressene vil virke parallelt en god stund ut i 2014, for å sikre at kommunikasjonen fungerer inntil de nye kontaktpunktene er kjent for alle.
Skal lytte til organisasjonen
Hva er målet med den nye organiseringen?
– Målet er å tilby fakulteter, bibliotek og museer så gode tjenester som mulig. Det betyr å lytte mer til hva organisasjonen trenger, og gjøre hverdagen så enkel som mulig for studenter og ansatte, sier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.
– Universitetsledelsen har snakket med over 2000 ansatte og noen av utfordringene de pekte på var at vi sentralt ikke fremstår som tilstrekkelig koordinert når vi henvender oss til fakultetene. De ønsker å bli mer lyttet til og involvert før nye systemer og rutiner blir innført. De ønsker i tillegg en gjennomgang av roller og ansvar mellom de ulike nivåene. Det er dette vi gjør noe med, sier Bjørneboe.
Beslutninger skal tas i samarbeid
Hvordan vil fakultetene merke endringene?
– Jeg har fått hyggelige tilbakemeldinger om at de allerede har merket endringer. Flere har gitt uttrykk for at de opplever bedre service og mer inkludering før beslutninger tas. Fakultetene skal føle at de blir lyttet til og at de er med der beslutninger tas. Vi skal bevege oss fra kontroll til tillit og service. Og vi er på vei i riktig retning.
– Ytterligere endringer vil skje over tid. Vi har så vidt startet dialogen med fakultetsdirektørene om en videre fornuftig oppgavefordeling mellom lokalt og sentralt nivå. Vi fortsetter arbeidet over nyttår, og prosessen vil involvere medarbeidere på mange nivåer, sier Bjørneboe.
Ikke bare flytting av bokser
– Vi kan ikke bare flytte bokser i et nytt organisasjonskart for å få til endringer. Sammen med enhetene vil vi komme frem til de beste prosedyrene og den beste måten å samarbeide på. Jeg har stor tro på at vi skal lykkes med arbeidet, avslutter Bjørneboe.