Sak 1: Åpning
Oppmøte:
- Ingar Pettersen, prosjektdirektør og leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bjålie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
- Ellen Johanne Caesar, Assisterende økonomidirektør
Morten Dæhlen, Instituttleder, Institutt for informatikk, – møtte ikke- Gudleik Grimstad, Fakultetsdirektør, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
Adelheid Huuse, Representant for tjenestemannsorganisasjonene, – meldt forfall- Lars Oftedal, IT-direktør
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Torkel Vederhus, Studentparlamentet, – møtte ikke- Bjørn Ness, USIT, referent
Referat fra forrige møte:
Det var ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra møte i plangruppa 21. mai 2012 ved kommentarfristens utløp. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet
Linda Johnsen, leder av arbeidsgruppa for Lokal-sentral IT deltok under behandlingen av denne saken.
Jf behandlingen av denne saken på plangruppemøtet 7. mai 2012.
Til møtet var det utarbeidet nytt utkast datert 30. mai 2012 av notatet “Organisering og styring av universitetets IT-virksomhet”. Notatet er utarbeidet på grunnlag av diskusjonsrapporten “Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon” fra USITs “Lokal-sentral”-prosjekt. Planen er å sende notatet på høring ved enhetene før behandling i universitetstyret.
IP ledet gjennomgangen av notatet. Plangruppe var samlet i vurderingen av notatet som et godt utgangspunkt for et høringsnotat. På møtet ble følgende kommentert:
- Plangruppa ønsket en bedre understreking av at universitetet etter gruppas mening har en god og leveringsdyktig IT-organisasjon. Målet nå er å rydde i noen deler av denne og etablere et tydeligere grunnlag for virksomheten, ikke å etablere en ny organisasjon
- Videre ønsket gruppa understreket at den distribuerte IT-organisasjonen og IT-virksomheten skal videreføres. Dette er en styrke ved at det sikrer nærhet til brukernes og brukermiljøenes behov og gir IT-organisasjonen viktig informasjon om hva som er viktig for framtidig utvikling av tjenester, løsninger og prosesser
- Plangruppa var enig i tilnærmingen til standardisering som en beslutning og motivasjonen knyttet til gevinster. Gruppa ønsket å få uttrykt enda tydeligere at standardisering ikke er ensbetydende med sentralisering, tvert i mot så er standardisering en viktig forutsetning for effektiviteten og produktiviteten i en distribuert virksomhet. Framfor alt er det snakk om å etablere gode og omforente rammer om en distribuert virksomhet
- Det er også viktig å få fram at standardisering ofte betyr å utforme to sett av spilleregler, – ett sett for den delen av virksomheten som omfattes av en beslutning om standardisering og ett for den delen som ikke omfattes av beslutningen
- Plangruppa ønsket bedre formulerte tiltak knyttet til utforming av grunnlaget for beslutninger og trakk spesielt fram behovet for en god prosess knyttet utvikling av en strategi for universitetets IT-virksomhet
I tillegg kom noen konkrete endringsforslag til teksten i dokumentet.
Oppfølging
BN utarbeider en ny utgave av notatet som ivaretar plangruppas kommentarer og innarbeider endringsforslagene som kom opp på møtet. Ny utgave av notatet sendes plangruppa til orientering før det sendes på høring.
Sak 3: Sluttrapport fra Lokal-sentral
Linda Johnsen, leder av arbeidsgruppa for Lokal-sentral IT deltok under behandlingen av denne saken.
USITs prosjekt “Lokal-sentral” ble avsluttet som prosjekt i februar og arbeidet videreført som arbeidsgruppe under “IHR-plangruppe for administrativ IT”. Med diskusjonsrapporten “Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon” og innspillene til plangruppas behandling av notatet “Organisering og styring av universitetets IT-virksomhet” har arbeidsgruppa sluttført sitt arbeid og har utarbeidet sluttrapport.
LJ orienterte kort om virksomheten i arbeidsgruppa og arbeidsgruppa anbefaling til plangruppa om:
- å gjennomføre den planlagte høringsrunden med notatet "Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet"
- å bringe frem beslutningsmateriale til universitetstyret på møtet i oktober 2012
- å følge opp eventuelle andre beslutninger knyttet til endringsforslagene på relevant linjenivå
- å bidra til at Lokal-sentrals detaljerte tiltaksbeskrivelser bringes inn i relevante implementeringsprosesser ved USIT og UiO
IP og plangruppa takket arbeidsgruppa for godt arbeid og gode bidrag til plangruppa.
Oppfølging
Plangruppa godkjente sluttrapporten fra arbeidsgruppa for lokal-sentral IT. Notatet “Organisering og standardisering av universitetets IT-virkosmhet” sendes arbeidsgruppa til orientering når det sendes på høring ved grunnenhetene.
Sak 4: Orienteringer og eventuelt
Ingen saker tatt opp under denne saken.
Sak 5: Neste møte
Neste møte i plangruppa avholdes 18. juni 2012.