Møte 17. januar 2013 (Plangruppe)

Agenda:

1. V-sak: Godkjenning av referat fra forrige møte

Forslag til vedtak: Referatet godkjennes

2. O-sak: Brukertesten - status

3. O-sak: Detaljerte lønnstransaksjoner - status

4. O-sak: Arbeidsgruppe 4 - Status

Sluttrapport

Presentasjon

5. Eventuelt

Tilstede:

Katinka Grønli, Johnny Frivoll, Ellen Johanne Caesar, Jarle Nygard, Ingar Pettersen, Kristian Mollestad, Jan Thorsen (referent)

Referat:

Ingar Pettersen ledet møtet.

1. V-sak: Godkjenning av referat fra forrige møte

Vedtak: Referatet fra plangruppemøtet den 06. desember godkjennes, samt referatet fra utvidet plangruppemøte den 20. desember.

2. O-sak: Brukertesten – status

Ellen Johanne Caesar fra ØPA hadde en god gjennomgang av brukertestingen så langt. Oppsummert er hovedfunnene så langt at rapportene svarer til de spørsmål som har kommet opp i brukertesten og er ønsket av alle testmiljøene. I tiden fremover må arbeidet fokuseres rundt:

• Definering av beste praksis – hva er minimumsinnholdet i rapportene
  • Fra økonomiledernettverket
    • Tilslutning til hvilke oppgaver som må håndteres av økonomifunksjonen som en felles standard
    • Behov for å operasjonalisere oppgavene i økonomifunksjonen og klargjøre forventningene til økonomifunksjonen mht prosjektstøtte
    • Få dokumentert hovedoppgavene som utføres av andre roller i miljøet rundt prosjektleder og prosjekteier (arbeidsgruppe 4)
• Hva må på plass for å realisere en minimumsløsning
  • Fra økonomiledernettverket
    • Oppstartsmøte;
      • tydeliggjøre hva som skal trigge et oppstartsmøte
      • og når det kun er nødvendig med et ”velkomstbrev”
    • innføre skriftlige avtale om samhandling i gjennomføringsfasen – hvem skal gjøre hva 
    • utvikle standard ”velkomstbrev” og standard avtale som et utgangspunkt, og at avvik dokumenteres
    • Standard lynkurs for vitenskapelige prosjektledere
    • Sjekkliste for oppstart av nye prosjektledere
• Koble arbeidet mot funnene i Arbeidsgruppe 4
• Det må gjennomføres en del policyavklaringer
• Lederforankring
  • Forankring/opplæring med;
    • dekaner
    • fakultetsdirektører
    • instituttledelse
  • Dokumentere prosessen som skal kjøres for pilot, utrulling og drift.
  • Dokumentere UiO-standard roller, rutiner og oppgaver.  
  • Dokumentere lokalt tilpassede roller, ansvar og oppgaver.
  • Definere på fakultetsnivå et utgangsnivå for elementer som;
    • hvem skal eie ulik økonomisk risiko
    • nivå på eksternt finansiert overhead
• Detaljerte lønnstransaksjoner på personnivå må inngå i rapportene
  • Er under akseptansetest, se egen status

Fra diskusjonen:

Det ble presisert at økt administrativ støtte kan frigjøre vitenskapelige ressurser, viktig at dette budskapet ikke glemmes.

Suksesskriteriet nr 1 – forankring hos instituttlederne.

Plangruppen må bli enige om hva som forventes av økonomikonsulentene i en minimumsstandard

Grov fremdriftsplan:

• Forankring (desember - februar)
  • Dekanmøte ev. instituttledermøter ved MED, MN og SV samt fakultetsdirektørnettverk
• Forarbeid (januar – mars)         
  • Økonomifunksjonene ved enhetene i samarbeid med ØPA og videre arbeid med minimumsstandarden ved ØPA
• Piloter (mars - april)        
  • Brukertestmiljøer først ut i implementering som pilotenheter
• Høring og beslutning (mai)   
  • ved IHR
• Konvertering (juni ->)       
  • Fakultet til fakultet i samarbeid med ØPA

Arbeidet bør være ferdig før oktober pga rapporteringen til NFR. Ellen Johanne Caesar lovet en mer detaljert fremdriftsplan som også omfatter forankringsprosessen.

Ingar Pettersen takket for en fin presentasjon. Forslaget til plan for videre arbeid fikk plangruppens tilslutning. Arbeidet følger planen med unntak av detaljposteringer på lønn som er noe forsinket, men som skal ferdigstilles til februar.

Videre presiserte Ingar at det skal lages en detaljert plan for piloteringen og forankringsprosessene, og at det under ingen omstendigheter er snakk om å gjennomføre en utrulling før resultatene har vært på høring.

3. O-sak: Detaljert lønnsinformasjon - status

Johnny Frivoll orienterte kort om arbeidet med å få overført detaljtransaksjoner fra SAP til DV.

Arbeidet er noe forsinket, man har kjørt en teknisk lønnskjøring i volumtest gjennom alle systemene uten feil.Akseptansetest basert på basert på januar lønnskjøring (ordinær lønn, reise og korrigering) gjøres i alle systemene ihht akseptansetestplan fra neste uke og ut januar

Produksjonssetting med ansattnummer i SAP fra 6. februar på ordinær lønnskjøring

Det skal gjennomføres avklaringsmøte den 22.januar hvor systemeiere OPA og ØPA, datavarehuset, datasikkerhetssjef og personvernansvarlig deltar. Møtet gjennomføres for å kvalitetssikre at løsningen dekker kravene til anonymisering. Referat fra møtet fremlegges for plangruppen i etterkant.

4. O-sak: Arbeidsgruppe 4 - status

Katinka Grønli presenterte arbeidsgruppens rapport.

Arbeidsgruppen har fokusert mer på analysen av støttebehovet enn på de mer organisatoriske sidene. Dette skyldes koblingen mot det pågående arbeidet i SA5. Videre har gruppen fokusert konkret på hva prosjektlederne har behov for, og ikke på hvilke roller som eventuelt skal gi den støtten. Man har heller ikke sett på pre søknadsfasen.

Sentrale funn:

• Behov for bedre støtteverktøy
  • Verktøy for prosjektstyring, dvs. utover det rent økonomiske
• Behov for avklaring av roller og rutiner
  • I tråd med brukertesten: Trenger avklaring av arbeidsdeling faglig og administrativt
• Behov for avklaring av policy og håndtering av risiko
  • Uforholdsmessig mye avklares på ad hoc basis
• Behov for mer fokus på driftsfasen av prosjekter
  • Prosjektfasen med størst forbedringspotensial, for mye opprydding skjer ved prosjektslutt
• Behov for opplæring
  • Bør utvikle koordinerte opplæringstilbud innen EFV

Fra diskusjonen:

Plangruppen var samstemte i at dette var en bra rapport og takket arbeidsgruppen for innsatsen. Spesielt det pedagogiske grepet med tabellene var et oversiktlig og godt grep. Videre ble det presisert behovet for å få forskningsadministrasjon inn i piloteringen for å sikre bred deltakelse.I utarbeidelsen av sjekklistene må man sikre deltakelse fra FA.

Ingar oppsummerte med at funnene vil bli tatt videre i plangruppens arbeid, og at rapporten behandles i utvidet plangruppemøte 14.02.

5. Eventuelt

• Ingen saker under eventuelt

Neste møte er 31.01.2013.