- Forberedelse
- Identifisere behov, sette mål, organisere og planlegge
- Nåsituasjon
- Samle informasjon, kartlegge og analysere
- Ønsket situasjon
- Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
- Pilotering
- Teste ut, måle og evaluere ny løsning
- Drift og videreutvikling
- Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste
Formål
Sikre gode rammer for arbeidet, inkludert overordnete mål, organisering, ressurser og tidsplan.
Forberedelsesfasen
Fasen skal sørge for at det settes tydelige mål for forbedringsarbeidet, at nødvendige roller og organisering besluttes og at arbeidet planlegges godt fra start til slutt. Før arbeidet med forbedring av arbeidsprosesser eller tjenester kan starte er det viktig å bruke tid i forberedelsesfasen for å sikker rammer og mål for arbeidet. Disse målene vil gi retning for arbeidet underveis og hjelpe prosesseier og prosessleder å gjøre avklaringer og prioriteringer for å beskrive nye løsninger og for å ta beslutninger om pilotering. Prosessforbedringsarbeid kan komme i mange former, fra små inkrementelle forbedringer, til større endringer på tvers av organisasjonen til redesign eller innovasjon av eksisterende tjenester. Arbeidet underveis og valg av verktøy i de følgende fasene må derfor tilpasses typen forbedring.
Sentrale roller:
- Prosesseier: Ansvarlig for prosessen fra start til slutt. Sørger for at mandat utarbeides og at organisering, ressurser og mål for prosessforbedringsarbeidet er på plass. Tar besluttninger og veivalg ved hver faseovergang.
- Prosessleder: Delegert myndighet til å gjennomføre arbeidet med prosessforbedring. Sikre fremdrift, kartlegging og redesign av arbeidsprosess/tjeneste etter mål satt av prosesseier (i henhold til mandat).
- Arbeidsgruppe: Ansatte som jobber med arbeidsprosessen til daglig (konteksteksperter). Deltar i å kartlegge nåsituasjon, designe ønsket situasjon og teste ny arbeidsprosess i pilotering.
Prosesseier beslutter igangsetting av en eller flere mulige prosessforbedringer. Prosesseier har det overordnede ansvar for at mandat for prosessforbedringsarbeidet, herunder omfang, organisering, ressurser og overordnet tidsplan utarbeides. Mandatet skal kort beskrive prosessforbedringen(e)s hvorfor, hva, hvordan og når. For større prosessforbedringer anbefales det å vurdere å organisere arbeidet som et prosjekt.
Prosesseier skal sørge for at det er utnevnt en prosessleder og sørge for at det settes av tilstrekkelig med ressurser. Prosesseier og prosessleder skal sammen utarbeide, vurdere og ta stilling til interessentanalyse, kommunikasjonsplan og tidsplan. I samarbeid med prosesseier skal også deltagere til arbeidsgruppene som skal bidra i workshops i forbedringsarbeidet velges ut og forespørres.
Overgangen fra forberedelsesfasen til fase for nåsituasjon finner sted når prosesseier har godkjent mandat, organisering og tidsplan for de kommende fasene.
Leveranser og verktøy
Sjekkliste forberedelsesfasen
- Er mandat utarbeidet og godkjent av prosesseier?
- Er et tydelig målbilde definert og avklart med prosesseier og er konsekvensene av dette identifiserte?
- Er risiko og risikoreduserende tiltak beskrevet?
- Har prosessleder utarbeidet en tidsplan for arbeidet?
- Er deltagere i arbeidet identifisert og avklart med ressursavtale?
- Er interessenter identifisert?
- Er kommunikasjonsplan utarbeidet?