Oppdragsgiver (Bestiller)
Den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget, vanligvis virksomhetsledelsen på UiO- eller fakultetsnivå. Oppdragsgiver i virksomhetsledelsen oppnevner prosjekteier, senest ved BP2, med delegert mandat og myndighet til å iverksette og styre prosjektet frem til BP5.
Prosesseier
Prosesseieren skal ha ansvar for en prosess i sin helhet, fra begynnelse til slutt, og ansvaret involverer normalt aktiviteter, roller, ressurser og bidrag fra flere funksjonelle enheter. Rollen må derfor ha myndighet over alt som vedrører prosessen.
Prosesseierens oppgave er å sørge for at arbeidsprosessene er hensiktsmessig utformet, og at de fungerer i henhold til det fastsatte prestasjonsmålet og kvalitetsstandarden som er satt.
Prosesseier skal blant annet godkjenne eventuelle endringer i prosessbeskrivelsen og de tilhørende styrende dokumentene. Samtidig som de er ansvarlig for alt som er knyttet til prosessgjennomføringen og prosessdokumentasjonen.
Prosesseier har ansvar for at ansatte har den nødvendige kompetanse og opplæring for å jobbe i henhold til forbedrete prosesser.
Prosessleder
Prosesseier kan utpeke en prosessfasilitator som koordinerer arbeidet med å gjennomgå forslag til forbedringer, oppdatere prosesskart og styrende dokumenter og fremme disse for prosesseier. Prosessleders viktigste rolle er å sikre en god gjennomføringsprosess tilpasset både det som konkret skal gjøres og kompetansen til de som deltar i arbeidet.
Prosessleder kan også delta som innholdsmessig eller faglig bidragsyter i arbeidet, men det er eventuelt en tilleggsrolle til det å være prosessleder.
Prosjekteier
Personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål. Prosjekteieren oppnevnes av virksomhetsledelsen, og blir dermed gitt mandat og myndighet til å iverksette og styre prosjektet. Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren og skal ha et aktivt forhold til prosjektmodellen. Ofte er det avdelingsdirektør i avdelingen som har relevant fagansvar som blir prosjekteier, men hvem det er best å oppnevne i denne rollen vil avhenge av prosjektet. Prosjekteier utnevner og er leder av styringsgruppen (prosjektstyret), representerer oppdragsgiver og er ansvarlig for prosjektbeskrivelsen. Prosjekteier skal:
- sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter «beste praksis»
- følge opp prosjektets fremdrift og resultater, støtte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomføring av prosjektet
- bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.
Prosjekteierens gode samspill med prosjektlederen (prosjektveiviseren.no) er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjekteieren må derfor bidra til en tett og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.
Gevinstansvarlig og Prosjekteier kan være samme person, men trenger ikke være det. Dersom prosjekteier ikke har oppnevnt andre gevinstansvarlige sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.
Prosjektleder
Personen som får delegert myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier og styringsgruppen.
Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger. Godt samspill mellom prosjektleder og prosjekteier er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen må derfor bidra aktivt til en løpende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.
Styringsgruppe
Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe for å styrke eierrollen med representasjon fra prosjektets hovedinteresser og støtte prosjekteier i utøvelsen av eieransvaret. Dette er god praksis i de fleste prosjekter, og særlig i mellomstore og store prosjekter.
Eierstyring i et prosjekt handler om innsiktsfull balanse mellom hovedinteressene forretning (virksomhet), bruker, og leverandør. Dersom en prosjekteier ikke utnevner en styringsgruppe, må prosjekteierrollen alene ivareta balansen mellom disse interessene. Dersom det utnevnes en styringsgruppe bør denne ikke være for stor, men bestå av egnede representanter som med tilstrekkelig autoritet, troverdighet og tilgjengelighet kan ivareta hver av prosjektets hovedinteresser på en god måte.
Styringsgruppen til et prosjekt er rådet prosjekteieren omgir seg med i utøvelse av sin rolle. Derfor vil forpliktelser og ansvar som tillegges en styringsgruppe delvis overlappe med ansvaret som ligger til prosjekteierrollen. En styringsgruppes ansvar kan beskrives som følger:
- Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko
- Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og sørge for at dette forblir disponibelt for prosjektet jf. de planer som vedtas
- Gi synlig og vedvarende støtte til prosjektleder
- Gi enhetlig rettledning til prosjektet etter først å utarbeide et mest mulig sammenfallende syn på hvilke råd dette skal innebære i hvert tilfelle
- Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de berørte virksomhetsorganisasjoner/enheter (jamfør gevinstrealisering)
- Sikre effektiv beslutningstaking, herunder også etablere forståelse for prosjektmodellen og ansvar som liggert til hvert av beslutningspunktene der
- Sikre effektiv kommunikasjon både innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter
Gevinstansvarlig
Har ansvar for at definerte gevinster blir realisert. Skal normalt være en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene, eventuelt flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinstansvarlig oppnevnes senest ved oppstarten av planleggingsfasen (BP2) og må være aktivt involvert gjennom prosjektets planlegging av gevinstrealiseringen, samt vedlikehold av planen gjennom prosjektets videre faser. Gevinstansvarlig og prosjekteier kan være samme person, men trenger ikke være det. Det er prosjekteier som har ansvaret for at det oppnevnes en eller flere gevinstansvarlige. Dersom prosjekteier ikke har sørget for dette sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.