Om prosjektrammeverket og prosjektorganisering

Innledning

Digdirs prosjektmodell bygger på prosjektmetodikken PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments). PRINCE2® er utviklet med utgangspunkt i beste praksis i organisering og planlegging av prosjekter, effektiv gjennomføring, og gevinstrealisering og læring underveis og i etterkant. Les mer om Digdirs prosjektveiviser.

UiOs tilpasning av rammeverket er primært rettet mot små og mellomstore prosjekter. Store, komplekse administrative prosjekter med en betydelig IT-utviklingskomponent skal gjennomføres i tråd med fullversjon av prosjektmodellen og rammeverket til Digdir, og med ekstern støtte til prosjektleder- og QA-funksjoner.

Hva er et prosjekt?

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som er etablert med den hensikt å levere ett eller flere definerte resultater/produkter innenfor en gitt tidsramme.

En oppgave bør altså organiseres som et prosjekt når:

1. Det er en engangsoppgave
2. Arbeidet skal lede fram til et bestemt resultat/konkrete produkter
3. Å løse oppgaven og oppnå det definerte resultatet krever forskjellige typer ressurser
4. Oppgaven er begrenset i tid – resultatet skal oppnås/produktene skal leveres innen en gitt frist
5. Oppgaven har et visst omfang i tid og en viss kompleksitet
   • OBS: Mange elementer i prosjektmodellen med tilhørende roller, faser og maler kan med fordel også brukes til god og effektiv gjennomføring av mindre men "prosjektaktige" utviklingsoppgaver, og dette gir nyttig øving og læring til større prosjekter.

Flere kjennetegn ved prosjektorganisering:

• En midlertidig organisering med en start og en slutt

• En organisering satt sammen av tverrfaglig kompetanse, på tvers av organisatoriske enheter

  • Det er behov for ressurser fra flere ulike deler av linjeorganisasjonen (og utenfor)

  • Må få tilgang på de rette personene til rett tid, og disse må bygge et samarbeid

• Arbeidet innebærer en grad av usikkerhet -  skal løse en ny og ukjent oppgave, og/eller navigere nye og ukjente omgivelser

• En organisering som skal gjennomføre eller bidra til en forandring i menneskers arbeids- eller livssituasjon. Dette betyr et behov for bred forankring gjennom hele arbeidsprosessen.

Prinsipper for beste praksis, og hva kan tilpasses?

UiOs rammeverk tar utgangspunkt i de samme sju prinsippene for god prosjektstyring og -gjennomføring som Digdir legger til grunn for sin modell:

1. Kontinuerlig strategisk forankring
2. Lære av erfaring
3. Definerte roller og ansvar
4. Styre i faser
5. Avviksledelse (styre gjennom "toleranser")
6. Fokus på prosjektets produkter (leveranser)
7. Tilpasning til prosjektomgivelsene (men i tråd med de sju prinsippene)

Til punkt 7: Hvert prosjekt, inkludert omgivelsene rundt prosjektet, er unikt. Samtidig er det er nyttig for en organisasjon å etablere et rimelig felles "prosjektspråk" og et kjent og velprøvd mønster for prosjektarbeid, slik at det er mulig å prioritere og koordinere mellom prosjekter samt jobbe systematisk med læring og modning som prosjektorganisasjon.

UiOs tilpasning av Digdirs rammeverk innebærer allerede en forenkling myntet på små og mellomstore prosjekter. Det enkelte prosjekt kan likevel ha behov for å gjøre ytterligere forenklinger (eks. slå sammen mandat og prosjektbeskrivelse i veldig små prosjekter) eller legge til flere elementer (eks. tekniske spesifikasjoner og testplaner). Det er uansett viktig at prosjekteier, prosjektleder og andre nøkkelroller i og rundt prosjektet er samstemte om hvilke tilpasninger de velger å gjøre og hvorfor.

Kort om styring i faser med beslutningspunkter

Et sentralt prinsipp i rammeverket er å styre prosjekter gjennom definerte faser og beslutningspunkter som markerer overgangen fra en fase til neste. Dette gir ledelsen bedre styring og mulighet for kontroll med ressursinvesteringen, leveranser og effekter (gevinster) gjennom hele prosjektet. For å skape en fornuftig planleggingshorisont, legges det en overordnet plan for hele prosjektet, samt detaljerte planer for hver fase.

I lengre prosjekter er det ofte også nødvendig å dele gjennomføringsfasen i prosjektet i flere runder. En oppdeling i flere gjennomføringsfaser innebærer at oppstarten av hver ny runde markeres av et nytt beslutningspunkt 3 (BP3). Omfanget av hver av disse gjennomføringsfasene er da avgrenset av leveransene som tilhører denne fasen. Dette kan enten erstatte eller kombineres med en inndeling i milepeler, avhengig av omfang og kompleksitet i prosjektet.

Nøkkelroller og ansvar i prosjekt

Oppdragsgiver (bestiller)

Den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget, vanligvis virksomhetsledelsen på UiO- eller fakultetsnivå. Oppdragsgiver i virksomhetsledelsen oppnevner prosjekteier, senest ved BP2, med delegert mandat og myndighet til å iverksette og styre prosjektet frem til BP5.

Prosjekteier

Personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål. Prosjekteieren oppnevnes av virksomhetsledelsen, senest ved BP2, og blir dermed gitt mandat og myndighet til å iverksette og styre prosjektet frem til BP5. Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren og skal ha et aktivt forhold til prosjektmodellen. Ofte er det avdelingsdirektør i avdelingen som har relevant fagansvar som blir prosjekteier, men hvem det er best å oppnevne i denne rollen vil avhenge av prosjektet. Prosjekteier utnevner og er leder av styringsgruppen (prosjektstyret), representerer oppdragsgiver og er ansvarlig for prosjektbeskrivelsen. Prosjekteier skal:

• sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter «beste praksis»
• følge opp prosjektets fremdrift og resultater, støtte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomføring av prosjektet
• bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.

Prosjekteierens gode samspill med prosjektlederen (prosjektveiviseren.no) er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjekteieren må derfor bidra til en tett og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.

Gevinstansvarlig og Prosjekteier kan være samme person, men trenger ikke være det. Dersom prosjekteier ikke har oppnevnt andre gevinstansvarlige sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.

Prosjektleder

Personen som får delegert myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier og styringsgruppen. I BP1 (beslutte videre utredning av idé/mandat) blir det utpekt en leder av utredningsarbeidet i konseptfasen. I BP2 (beslutte prosjektplanlegging) blir det utpekt en prosjektleder.  Det kan være samme person som leder de to første fasene som også blir prosjektleder for resten av prosjektet.

Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger. Godt samspill mellom prosjektleder og prosjekteier er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen må derfor bidra aktivt til en løpende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.

Styringsgruppe

Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe for å styrke eierrollen med representasjon fra prosjektets hovedinteresser og støtte prosjekteier i utøvelsen av eieransvaret. Dette er god praksis i de fleste prosjekter, og særlig i mellomstore og store prosjekter.

Eierstyring i et prosjekt handler om innsiktsfull balanse mellom hovedinteressene forretning (virksomhet), bruker, og leverandør. Dersom en prosjekteier ikke utnevner en styringsgruppe, må prosjekteierrollen alene ivareta balansen mellom disse interessene. Dersom det utnevnes en styringsgruppe bør denne ikke være for stor, men bestå av egnede representanter som med tilstrekkelig autoritet, troverdighet og tilgjengelighet kan ivareta hver av prosjektets hovedinteresser på en god måte.

Styringsgruppen til et prosjekt er rådet prosjekteieren omgir seg med i utøvelse av sin rolle. Derfor vil forpliktelser og ansvar som tillegges en styringsgruppe delvis overlappe med ansvaret som ligger til prosjekteierrollen. En styringsgruppes ansvar kan beskrives som følger:

• Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko
• Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og sørge for at dette forblir disponibelt for prosjektet jf. de planer som vedtas
• Gi synlig og vedvarende støtte til prosjektleder
• Gi enhetlig rettledning til prosjektet etter først å utarbeide et mest mulig sammenfallende syn på hvilke råd dette skal innebære i hvert tilfelle
• Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de berørte virksomhetsorganisasjoner/enheter (jamfør gevinstrealisering)
• Sikre effektiv beslutningstaking, herunder også etablere forståelse for prosjektmodellen og ansvar som liggert til hvert av beslutningspunktene der
• Sikre effektiv kommunikasjon både innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter

Gevinstansvarlig

Har ansvar for at definerte gevinster blir realisert. Skal normalt være en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene, eventuelt flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinstansvarlig oppnevnes senest ved oppstarten av planleggingsfasen (BP2) og må være aktivt involvert gjennom prosjektets planlegging av gevinstrealiseringen, samt vedlikehold av planen gjennom prosjektets videre faser. Gevinstansvarlig og prosjekteier kan være samme person, men trenger ikke være det. Det er prosjekteier som har ansvaret for at det oppnevnes en eller flere gevinstansvarlige. Dersom prosjekteier ikke har sørget for dette sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.