Referat fra møte i arbeidsgruppen for organisasjons- og beslutningsstruktur 03. juni.2015

Arild Underdals presentasjon knyttet til ulike punkter på dagsorden gjøres elektronisk tilgjengelig http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/strategic-advisory-board/

Agenda

1. Presentasjonsrunde – arbeidsgruppens medlemmer og sekretariatet

2. Gjennomgang av SAB-rapportens omtale av «governance» og av arbeidsgruppens mandat

Arild Underdal innledet med å vise til at SAB i forhold til «governance» er særlig opptatt av to hovedkomponenter, henholdsvis organisasjonsstruktur og beslutningsprosess. Videre fokuseres det på to hoveddimensjoner/typiske mønstre knyttet til maktfordeling, nemlig grad av henholdsvis sentralisering/desentralisering og grad av kollektiv beslutningsmyndighet.  SAB peker på at “A decentralized university governance structure is characterized by complicated and slow decision-making and implementation processes, all the more so when coupled with abundant arenas for collective decision-making. On the other hand, the combination of a decentralized governance structure and collective decision-making often leads to high levels of legitimacy and commitment. Thus a more centralized university governance structure offers the opportunity of more efficient decision-making and implementation processes, but runs the risk of decreasing commitment and weakening legitimacy” (s 18).

Et noe forenklet utgangspunkt er at høy grad av desentralisering og kollektiv beslutningsmyndighet gir stor legitimitet, i det minste internt, mens gjennomføringskraft øker med mer sentraliserte og mindre kompliserte beslutningsprosesser.

Som det fremgår av mandatet, skal arbeidsgruppen foreta en selvstendig vurdering av behov for endringer eller presiseringer når det gjelder roller, myndighet og ansvar på ulike nivåer, for tre nærmere spesifiserte formål. Videre skal gruppen vurdere om de behov som springer ut av dette tilsier:

• «Endringer i noen deler av UiOs organisasjons- og styringsstruktur
• At institusjonen bør søke om økt autonomi på noen områder eller kan/bør utnytte sitt eksisterende handlingsrom på en annen måte enn tidligere
• At det bør gjøres endringer i beslutningsarenaer som sikrer de faglig ansatte medbestemmelse i å forme sine fags utvikling
• At UiO bør definere rammer og vilkår for den enkelte vitenskapelige ansatte annerledes enn i dag – innenfor de avtaler og lover som regulerer betingelsene i dag»

Arbeidsgruppens utgangspunkt er ambisjoner og mål nedfelt i Strategi 2020 og anbefalinger gitt av SAB. Samtidig skal de innspill fra arbeidsgruppene 1, 2 og 3, for henholdsvis utdanningskvalitet, forskningskvalitet og tverrfaglighet som har konsekvenser for «governance» inngå i vurderingsgrunnlaget. Det kan også være aktuelt å se på andre aspekter enn rent strukturelle, eksempelvis utfordringer knyttet til kultur, og da eventuelt i samspill med en eller flere av de øvrige arbeidsgruppene.

Arbeidsgruppen skal foreta en samlet gjennomgang av dagens organisasjons- og styringsstruktur, dvs må se utfordringer i en helhetlig sammenheng, eksempelvis vurdere forhold mellom delegering på enkeltområder opp mot UiOs behov for sentral, koordinert styring.

3. Foreløpig gjennomgang av rapportene fra de tre andre arbeidsgruppene

I fase 1 har de tre arbeidsgruppene for utdanningskvalitet, forskningskvalitet  og tverrfaglighet levert innspill til prioritering av tiltak for 2015 og 2016 (årsplan). De fremmet totalt 15 tiltaksforslag, hvorav noen har relevans for struktur mens andre er mer knyttet til læringsarenaer, kulturbyggende tiltak, ledelse o.a.

Et kjernespørsmål for alle de tre områdene er behov for mekanismer som sikrer samhandling mellom de øverste tre nivåer ved UiO, og det vil trolig bli et sentralt punkt i vurderingene som skal gjøres av arbeidsgruppe 4. Blant tiltaksforslagene må arbeidsgruppen for øvrig gjøre selektive valg av hvilke som skal inngå i grunnlaget for gruppens videre vurderinger,  slik at arbeidet ikke blir for bredt anlagt.

Underdal presenterte sin foreløpige tolkning av hvordan de viktigste tiltakene som foreslås i rapportene fra arbeidsgruppene 1, 2 og 3, knytter seg til følgende tre ulike aspekter ved styring:
 

• Overordnet (strategisk) styring
• Operativ ledelse
• Organisering

Han la frem en skjematisk fremstilling av hvordan hver av arbeidsgruppenes 15 tiltaksforslag har relevans for de tre respektive aspektene, men tok forbehold om at dette var en tentativ tolkning som er åpen for justering.

Innen 5. juni 2015 vil arbeidsgruppene 1, 2 og 3 levere skriftlige forslag til arbeidsgruppe 4 om tiltak med relevans for organisasjons- og styringsstruktur. (Foreløpig muntlig presentasjon ble gitt i fellesmøte mellom arbeidsgruppene i etterkant av det konstituerende møtet 3. juni)

4. Arbeidsorganisering og en foreløpig tidsplan

Universitetsstyret er styringsgruppe for oppfølging av SAB-rapporten, og beslutninger om tiltak skal fattes i inneværende styreperiode, enten høsten 2016 eller våren 2017.

Første milepæl i prosessen for arbeidsgruppe 4 er universitetsstyrets møte 20. oktober 2015, med presentasjon og drøfting av gruppens foreløpige konklusjoner. Gruppens sluttrapport skal fremlegges i første kvartal 2016.

Arbeidsgruppe 4 er bredt sammensatt, med 15 faste medlemmer. Størrelsen gjør det aktuelt å organisere deler av arbeidet/saksforberedelsen med medlemmene inndelt i undergrupper, for å få optimal utnyttelse av kompetanse på ulike områder.

UiO-ledelsen ønsker en åpen prosess, og som ledd i det vil aktuelt, bearbeidet materiale bli gjort løpende tilgjengelig på nettet. Arbeidsgruppen legger dessuten opp til bred involvering av interessegrupper som skal bidra til å belyse problemstillinger, dilemmaer og valgalternativer.  Representanter for følgende grupper vil i den forbindelse bli invitert til møter med arbeidsgruppen:

• forskningsmiljøer som utmerker seg ved å ha oppnådd status som SFF, SFI, mottaker av prestisjetunge EU-bevilgninger e.l.
• yngre forskere i etableringsfasen
• studenter og lokale ledere av studieprogrammer
• eksterne brukerpartnere
• LOS (sentraladministrasjonen), særlig enheter hvis funksjon har karakter av overgripende koordinering / tilsyn / prioritering

Det vil for øvrig bli vurdert å innhente erfaringer fra andre institusjoner.

Følgende foreløpige møteplan er fastsatt for arbeidsgruppen, med forbehold om at det kan bli noen justeringer i denne underveis:

5. Forberedelse av agenda til høstens første møte

Det var enighet om at det forberedes følgende innspill fra ulike medlemmer til arbeidsgruppens møte 18. august 2015:

• Arild Underdal kontakter Åse Gornitzka og ber henne presentere en oversikt over styring og ledelse ved ulike europeiske universiteter, og aktuell forskning på området
• Marianne Andenæs lager et kort notat som skisserer et mulig opplegg for en eventuell surveyundersøkelse knyttet til bruk av styrer på ulike nivåer
• Arne Bugge Amundsen, Hans Petter Graver og Morten Dæhlen forbereder felles innspill knyttet til mekanismer for samhandling mellom UiOs tre nivåer; blant annet hvilke områder har behov for slike mekanismer, hva slags mekanismer har vi, hva fungerer/fungerer ikke.[1]
• Unni Olsbye og Kjetil Taskén forbereder felles innspill om forholdet mellom «ordinære» enheter i UiOs struktur (fakulteter, institutter) og ulike typer sentre, primært forskningsinitierte, samt hvordan slike satsinger preger omgivelsene (bl.a arbeidstakere som ikke er del av satsingene).
• Hilde Haugsgjerd forbereder innspill om hvordan UiO ses på fra potensielle eksterne samarbeidspartnere.

Underdal informerte arbeidsgruppen om at han i forkant av dette møtet hadde hatt en Skype-samtale med Anne Maria Eikeset (p.t. Princeton) som hadde svart positivt på en forespørsel om å lede forberedelsene av gruppens drøfting av utfordringer og tiltak for yngre forskere i etableringsfasen. Temaet vil komme opp i et av septembermøtene.