Sak 1: Rom for et fremragende grønt universitet
Underdirektør Britt Amundsen Hoel, Eiendomsavdelingen, presenterte Masterplan for UiOs eiendommer, som legger overordnede rammer og premisser for videre utvikling av eiendomsmassen. Det ble redegjort for visjon og mål, dagens situasjon, viktige prosjekter og finansieringskilder knyttet til UiOs eiendomsforvaltning, på kort, mellomlang og lang sikt.
Presentasjonen: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/strategic-advisory-board/dokumenter/rom-for-et-fremragende-gront-uio.pdf
UiOs eierskap, utvikling og –forvaltning av bygg skal bidra til å innfri faglige mål i Strategi 2020, og konsentreres derfor om bygningsmasse som understøtter kjernevirksomheten. Eiendomsmassen utgjør 472 000 kvm areal eid av UiO, og 110 000 kvm som leies. Oppgraderingsbehov, som utgjør totalt 8,6 milliarder kroner, er en utfordring og krever nye finansieringsløsninger. Hoel redegjorde også for planlagte nye bygninger, som forutsetter finansiering over statsbudsjettet, og prioriterte prosjekter der UiO og KD sammen må finne finansiering.
Fra arbeidsgruppen ble det blant annet kommentert at utfordringer knyttet til areal og infrastruktur kan representere en reell hindring for å nå faglig excellence, og da særlig henvist til Matnat-fakultetets strategier på enkelte områder.
Sak 2: Hovedpunkter i UiOs personalpolitikk, og UiOs pågående arbeid med rekrutteringsstrategi
Personaldirektør Irene Sandlie, Avdeling for personalstøtte, presenterte:
- status for UiOs arbeid med rekrutteringsstrategi
- UiOs personalpolitiske føringer og tiltak
- statlige initiativ innenfor personalpolitikk
- nylige innførte ordninger ved UiO
UiO har mange personalpolitiske tiltak og virkemidler, men foreløpig ingen overordnet rekrutteringsstrategi. Arbeid med utforming av en slik strategi er imidlertid i gang, og forventes sluttført innen utgangen av året.
Flere av arbeidsgruppens medlemmer stilte spørsmål ved om UiO har reellt behov for overordnet rekrutteringsstrategi. Noen opplevde målet som uklart, samtidig som det ble påpekt at en gjennomgående strategi kan være vanskelig å forene med store innbyrdes variasjoner i miljøenes rekrutteringsutfordringer. Fra representanter fra MN, JUR og HF ble det dessuten vist til at fakultetene allerede har rekrutteringsstrategi lokalt. Noen foreslo at alternativ til overordnet strategi kan være å etablere mer praktiske løsninger og fjerne flaskehalser, for å få større handlingsrom og mer effektive prosesser. Som illustrasjon ble nevnt økt bruk av kallelse.
Det ble konkludert med at personaldirektøren muligens blir invitert tilbake på et senere tidspunkt, slik at arbeidsgruppen får anledning til ytterligere innspill i UiOs arbeid med utforming av rekrutteringsstrategi.
_____________________________________________________________________________________________________________________
Sak 3: Mekanismer for samhandling mellom UiOs tre øverste nivåer
Arne Bugge Amundsen, Morten Dæhlen, Hans Petter Graver og Tanja Storsul arbeider med innspill til arbeidsgruppen om mekanismer for samhandling mellom UiOs nivåer. De presenterte sine diskusjoner så langt, som berører hhv ledelsesstruktur, universitetsstyret, fakultets- og instituttorganer, rekruttering av toppledere, dagens sentermodell, tverrfakultære initiativer, personalmessig styring og samarbeid på tvers og funksjonsfordeling – fakulteter.
Innfallsvinkler for drøftingene er:
- behovet for en helhetlig tilnærming til UiOs kjernevirksomhet
- kompleksiteten i UiOs virksomhet, og store variasjoner mellom enhetene
- behovet for en effektiv tilnærming til fellesoppgaver, som eksempelvis vedlikehold av bygningsmasse, infrastruktur, digitale løsninger
I presentasjonen ble det antydet mulige tiltaksforslag, men undergruppen har foreløpig ikke konkludert mht hvilke konkrete innspill som skal fremlegges for arbeidsgruppen.
Arild Underdal oppsummerte med at undergruppen har identifisert viktige temaer. Med henvisning til variasjoner mellom ulike aktiviteter og miljøer, ba han samtidig om at også SABs anbefaling om mer differensiert styring og ledelse er med i videre vurderinger.
Sak 4: Rekruttering og tilrettelegging for yngre forskere i etableringsfasen
Anne Maria Eikeset hadde innlegg om hvilken tilrettelegging og støtte forskere i etableringsfasen trenger, og hvordan man kan innrette styring/ledelse for at dette skal ivaretas.
Det mest fremtredende behovet for forskere i startfasen av karrieren er å få mer forutsigbare fremtidsmuligheter. Mye midlertidige tilsettingskontrakter blant yngre forskere er en utfordring, men den største bekymringen er for mange at tilfeldigheter kan styre videre karriereutvikling. Det har sammenheng med mangel på tydelige rammer og premisser, som igjen begrenser muligheter for forutsigbar og realistisk karriereplanlegging.
Det viktigste er å åpne muligheter for talenter gjennom aktiv støtte på individnivå, og å gi større forutsigbarhet i forhold til premissene for den konkurransen man går inn i. Eikeset viste til at det kan være store forskjeller mellom tiltak ved de ulike enheter, eksempelvis i bruk av forskerstillinger, utforming og offentliggjøring av stillingsplaner m.m. I forhold til tilretteleggingstiltak, etterlyste hun blant annet bedre informasjon, med en tentativ ansettelsesplan årlig, bygge og utvikle talenter, med mentorprogram også for andre enn postdoc, karriereveileder/kontaktperson, prosjektledertrening, administrativ støtte, ERC StG kurs.
Sak 5: Omgivelsenes forventninger til UiO som samarbeidspartner
SAB opplever UiOs kultur som relativt “inward‐looking”, og mener å ha identifisert «a certain reluctance to open UiOs doors to new kinds of interactions with outside partners and institutions”. For å få grunnlag for nærmere analyse av dette ønsket arbeidsgruppen å undersøke hvordan UiO oppleves av eksterne samarbeidspartnere, og inviterte et utvalg representanter til dialog om forventninger til og erfaringer med UiO. Deltakerne var Håkon Haugli (Abelia), Arvid Hallén (Norges forskningsråd), Bjørn Erikstein (OUS), Dagfinn Myhre (Telenor), Stein Olav Henrichsen (Munchmuseet), Mari Sundli Tveit (NMBU), Hilde Lorentzen (NIBR), Curt Rice (HIOA).
Dialogen bekreftet at UiO fremstår som en samarbeidspartner med høyt kunnskapsnivå, og at samspill i enkeltstående prosjekter og mellom individuelle forskere som hovedregel fungerer godt, til dels meget godt. På institusjonsnivå preges samspillet derimot av en del hemmende faktorer, som flere mente å gjenkjenne i SABs observasjoner. Hovedbudskapet var at UiOs beslutningsstruktur, sett utenfra, oppleves som utydelig, og koblingen mellom faglige kjernemiljøer og strategiske styringsaktører som løs. UiO synes å ha lite legitimitet for ledelse, prioritering og ressursstyring. Prosessene blir også tidkrevende, fordi så mange interne spørsmål må avklares underveis. Disse trekkene gjør i mange tilfelle UiOs landskap vanskelig å manøvrere i for omverdenen.
I likhet med SAB, mente også representantene for de eksterne samarbeidsaktørene at UiO må være mer proaktiv i sin interaksjon med omgivelsene. Inntrykket er at UiO har mye å hente på mer aktivt strategisk samarbeid med andre på mange fagfelt, men det forutsetter noen holdningsendringer og bedre interne prosesser.
Neste møte er tirsdag 29. September 2015 kl. 11.00 - 16.00 I Professorboligen, UiO, sentrum
_____________________________________________________________________________________________________________________