1. Svare med et notat
- Skann inn svar-notat
- Merk: Husk å slette notatet fra stedet du lagret når du er ferdig med avskrivingen.
- Klikk på journalposten du skal besvare.
- Klikk på fanen Interne Mottakere.
- Det er først her du ser om det er flere mottakere av notatet.
- Flere mottakere: Velg din saksbehandlers restanse.
- Klikk på nedtrekksmenyen ved siden av restanseflagget hos saksbehandleren og velg avskrivningsmåte: Svar med notat.
- Du får opp avskrivningsvinduet.
- Fyll ut feltene:
- Avskrivingsmåte: "NN - Besvar med nytt notat" kommer automatisk opp. Du kan velge "Midlertidig svar sendt" fra nedtrekksmenyen.
- Dokumenttype: "X - Internt notat uten oppfølging" - "N - Internt notat" som er med oppfølging.
- Innhold: Tittelen på det innkommende notatet kommer automatisk opp som tittel på svarnotatet. Rediger dette til en beskrivende tittel.
- Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas fra offentlighten. Skjerm også de deler av tittelen som eventuelt inneholder sensitiv informasjon.
- Besvarer: Feltet er kun til informasjon.
- Interne kopimottakere: Legg inn eventuelle kopimottakere.
- Avslutt med Lagre og nytt dokument.
- Du får opp bildet Velg mal.
- Klikk på Hent fil fra disk - OK , og hent notatet på området hvor du lagret det.
- Når du kommer du tilbake til ePhorte. Restansen er nå avskrevet og journalposten skal settes som J-Journalført:
- Klikk på journalpost-ikonet og velg Rediger.
- Velg J-Journalført og avslutt med å Lagre.
- Dersom du går tilbake til journalposten du nå har avskrevet skal restanseflagget være borte.
- Til slutt : Husk å slette notatet fra området hvor det ble lagret på din maskin /(pc).
2. Avskrive direkte
- Du har funnet frem journalposten du skal avskrive direkte.
- Klikk på fanen Interne Mottakere.
- Klikk på blå pil ved siden av restanseflagget hos saksbehandleren og velg Avskriv.
- Du får opp bildet hvor du velger hvordan du skal Avskrive journalposten direkte.
- Avslutt med å klikke OK.
- Notatet er avskrevet og restansen fjernet.