Fordele ufordelte brev
- Pass på at du er inne i Enhetens saker og dokumenter.
- Klikk på Ufordelte brev, og til høyre i skjermbildet vil alle ufordelte innkomne journalposter/brev vises
- For å lese dokumentet før du fordeler: klikk på pdf- eller word-ikonet ved journalposten og svar OK for å åpne det. Lukk dokumentet på vanlig måte når du er ferdig.
- Fordele til saksbehandler: Klikk på konvolutt-ikonet tilhørende journalposten du vil fordele, og velg Fordel.
- Du får da opp bildet hvor du skal fordele journalposten/brevet til riktig saksbehandler.
- Fyll inn saksbehandlers brukernavn og trykk på tabulatortasten, eller søk saksbehandler opp med å klikke på forstørrelsesglasset til høyre for Saksbehandler-feltet.
- I feltene under fanen Interne mottakere kan du eventuelt sette på saksbehandlere eller administrative enheter du mener trenger kopi av journalposten.
- Du kan eventuelt hake av Send kopi med e-post, både for saksbehandler du fordeler til og for eventuelle andre saksbehandlere som skal ha kopi. Disse vil motta en e-post med lenke til journalposten i ePhorte.
- NB! Varsle med e-post fungerer forutsatt at du har fylt ut saksbehandlerfeltet.
- Du kan også legge inn en merknad til saksbehandler, og velge å lagre merknaden på journalposten ved å hake av for ”Lagre merknad”.
- Avslutt med å klikke Lagre.
Sjekk korrekt registrering av administrativ enhet
- Saksbehandleren du fordeler til må ha en saksbehandlerrolle ved den enheten som er fylt inn i feltet Adm.enhet, ellers må også administrativ enhet endres.
- Feil adm.enhet for saksbehandler har følgende konsekvenser:
- Journalposten forblir ufordelt.
- Du får feilmelding når du huker av for ”Send kopi med e-post”, når det er uoverensstemmelse mellom valgt saksbehandler og administrativ enhet finner ikke ePhorte saksbehandlers e-postadresse.
- Dette rettes på følgende måte:
- Fjern det som står i feltet Adm.enhet.
- Fyll ut Saksbehandler-feltet, saksbehandlers administrative enhet fylles automatisk inn.
- Hvis saksbehandleren har roller ved flere enheter, er det enkleste å søke opp vedkommende med å klikke på forstørrelsesglasset som nevnt over, for så å velge riktig rolle/enhet i listen du får opp.
Viderefordele brev som ikke skal behandles ved din enhet
- Fjern det som står i feltet Adm.enhet.
- Fyll ut feltet med den enheten som skal behandle brevet.