Dokumenttyper og metoder for fordeling
- Det er 4 ulike dokumenttyper hvor enheten kan stå som kopimottaker:
- Inngående brev
- Utgående brev
- N-notater
- X-notater
- Det er ulike metoder for å fordele kopier:
- Kopier av notater fordeles ved bruk av Fordel-funksjonen.
- Kopier av inngående og utgående brev fordeles ved bruk av Rediger-funksjonen.
- Pass på at du er inne i Enhetens saker og dokumenter.
- Klikk på Ufordelte kopier, og til høyre i skjermbildet vil alle ufordelte kopier vises
- For å lese dokumentet før du fordeler: klikk på pdf- eller word-ikonet ved journalposten og svar OK for å åpne det. Lukk dokumentet på vanlig måte når du er ferdig.
Fordele kopier av N- og X-notater
- Klikk på konvolutt-ikonet tilhørende journalposten du vil fordele, og velg Fordel.
- Du får da opp bildet hvor du skal fordele journalposten/notatet til riktig saksbehandler.
- Fyll inn saksbehandlers brukernavn og trykk på tabulatortasten, eller søk saksbehandler opp med å klikke på forstørrelsesglasset til høyre for Saksbehandler-feltet.
- Du kan eventuelt også sette på saksbehandlere eller administrative enheter du mener trenger kopi av journalposten. Husk da å huke av for Kopi.
- Du kan eventuelt hake av Send kopi med e-post, både for saksbehandler du fordeler til og for eventuelle andre saksbehandlere som skal ha kopi. Disse vil motta en e-post med lenke til journalposten i ePhorte.
- NB! Varsle med e-post fungerer ikke.
- Avslutt med å klikke Lagre.
Fordele kopier av inngående og utgående brev
- Klikk på blå tekst i feltet innhold i journalposten
- Du får opp journalposten
- Klikk på fanen Avsender/mottaker
- I feltet Interne mottakere/avskriving - klikk på lille blå trekant på mottaker du skal endre og velg rediger intern mottaker
I feltet Saksbehandler:
- Skriv inn fult navn på saksbehandler / brukernavn på saksbehandler og klikk tab-tasten.
- Du kan også søke opp saksbehandler ved å klikke på forstørrelsesglasset
- Avslutt med å klikke Lagre.