Vedlegg

Framgangsmåter

Det er to måter du kan hente og legge til et vedlegg til en journalpost:

1. Nytt vedlegg
   Nytt betyr at du enten oppretter et helt nytt dokument via maler i ePhorte eller at du henter et dokument fra hjemmeområdet på din PC.
2. Knytt til eksisterende dokument
   Når du knytter til et eksisterende dokument henter du et dokument fra en annen sak i ePhorte eller fra saken hvor du oppretter journalposten.

1. Nytt vedlegg til journalpost

• Status på journalposten må være R.
• Du står i saksbildet.
• Klikk journalposten for å komme til dokumentet hvor du skal legge inn vedlegg.

• Du får opp bildet som vist under. Klikk på nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet og velg Nytt vedlegg.

• Du får opp bildet hvor du skal legge inn informasjon om vedlegget.

• Fyll ut feltene:
  • Dokumenttittel: Skriv inn tittel som skiller vedlegget fra hoveddokumentet.
  • Dokumentstatus: La det stå B.
  • Dokumentkategori: La det stå ND-Noarkdokument
  • Tilknytningskode: La det stå V-Vedlegg
  • Lokalisering: Hvis vedlegget for eksempel er en cd, bok, katalog, osv...Skriv da inn i dette feltet hvor vedlegget er plassert / blir oppbevart.
  • Tilgangskode: Sett tilgangskode hvis vedlegget skal unntas offentlighet.
  • Hjemmel: Når du setter tilgangskode fylles hjemmel ut automatisk i dette feltet.
  • Tilgangsgruppe: Her kan du legge Ad Hoc eller Fast tilgangsgruppe.
• Klikk så på Lagre og nytt dokument.
• Du får opp valg av mal eller hente fil fra disk.

Hente fil fra disk

• Marker Hente fil fra disk og klikk OK.

• Finn filen du ønsker å hente på maskinen din.

• Du kommer tilbake til bildet som vist under og dokumentet du hentet fra disk er nå et vedlegg i journalposten.

• For å sjekke at du har fått inn riktig fil/dokument, klikk på Word-ikonet tilhørende vedlegget. Du får opp et vindu med spørsmål om du vil lese. Klikk OK og dokumentet åpnes for lesing.

• For å komme tilbake til ePhorte: lukk dokumentet i Word.

Slette vedlegg

• Status på vedlegget må være B.
• Klikk på nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet og velg Slett vedlegg.

Når du velger mal

• Velg riktig mal og klikk OK (hvilke maler du får opp er avhengig av hvor du er ansatt).

• Etter at du har klikket OK, får du opp brevmalen og kan skrive vedlegget.

• Når du er ferdig, klikk på Return to ePhorte.

• Klikk Yes for å lagre dokumentet.

• Du da får opp boksen hvor du velger hva som skal skje med vedlegget:

• Skal vedlegget godkjennes? Huk av for Til godkjenning.
• Marker dokument som ferdig om du er ferdig med vedlegget. (vedlegget får da status F-Ferdig).
• Ikke ferdig? ikke huk av noe og klikk kun på Utfør.
• Avslutt med Utfør.
• Du kommer da tilbake til bildet som vist under og dokumentet har lagt seg som vedlegg på journalposten.

• Status er B (under arbeid) fordi vi valgte å ikke markere dokumentet som ferdig.
• Når et dokument har er status B (under arbeid), kan du enkelt gå inn i dokumentet og redigere:
  • Klikk på dokument-ikonet.
  • Velg Rediger tekstdokument.

• Hadde du valgt å ferdigstille vedlegget ville det fått status F – ferdig.
• For å redigere et vedlegg med status F – må du inn å endre status tilbake til B:
• Velg Rediger dokumentdetaljer og sette dokumentstatus til B og klikker Lagre.

2. Knytt til eksisterende dokument

• For å legge til et eksisterende dokument som vedlegg kan du hente et dokument fra en annen sak eller hente et dokument fra den samme saken som journalposten ligger på.
• Tips: Hvis dokumentet du skal legge til som vedlegg tilhører en annen sak, skriv ned saksnummeret og nummer på journalposten før du går inn og velger Knytt til eksisterende dokument.
• Klikk blå skrift til høyre for journalpostikonet for å komme til dokumentet hvor du skal legge inn vedlegg.

• Klikk på dokumentikonet og velg Knytt til eksisterende dokument:

• Klikk på forstørrelsesglasset for å få opp et søk hvor du kan finne dokumentene i saken.

• I vinduet du får opp kan du enten hente dokumenter fra en annen sak eller fra saken du jobber i.

Hente dokument fra en annen sak

• For å hente dokumenter fra en annen sak enn den du jobber i, følger du den samme prosessen som over frem til det siste bildet.
• I stedet for å åpne mappen Journalposter i sak klikker du nå på på Dokumenter.
• Til høyre i bildet kan du nå søke frem saken med dokumentet du vil bruke som vedlegg.
• Enkleste måten å få hentet rikgtig dokument, er hvis du har saksnummeret og journalpostnummeret hvor dokumentet ligger.
  • Saksnummer: Skriv inn saksnr. på saken.
  • Dokumentnr.: Skriv inn journalpostnummeret i feltet. (litt forvirrende at det står dokumentnr.....)
• Klikk Søk nå: resultatet får du nederst i vinduet.

• Velg ved å huke av i boksen og klikk på Legg til valgte rader.
• Huk av og klikk Lagre.

• Når du har valgt å huke av og Lagre, kommer du tilbake til bilde som under og dokumentet du valgte er nå vedlegg på journalposten.

Hente dokument fra saken du jobber i

• Klikk på plusstegnet foran Journalposter og alle journalpostene på saken listes opp under.

• Få frem enkeltdokumentene på journalposten ved å klikke på teksten.
• Huk av for dokumentet du vil ha som vedlegg og klikk på Legg til valgte rader.

• Huk av og klikk Lagre.

• Etter at du har klikket Lagre kommer du til bildet som viser at dokumentet nå ligger som vedlegg på journalposten.