- Velg ny utgående journalpost.
- Fyll ut nødvendige opplysninger og legg til de forskjellige mottakerne som skal motta brevet.
Personer med norsk fødselsnummer/D-nummer hentes inn fra Folkeregisteret:
klikk på forstørrelsesglasset til høyre for Kortnavn.
Du får opp en dialogboks hvor Folkeregisteret står i adresseregisterfeltet. Fyll inn fullt navn og postnummer, eller søk på fødselsnummer (11 siffer) i feltet Kortnavn i denne dialogboksen.
Klikk på Søk.
Klikk på navnet du får som søkeresultat, og navn, fødselsnummer og adresse legger seg inn i feltene i fanen Mottakere. Kontroller at både gateadresse, postnummer og poststed hentes inn.
Dersom du bare søker på navnet til mottaker vil poststed ikke alltid følge med adressen inn i ePhorte. Det vil føre til feil i forsendelsen.
Når du klikker på Lagre eller Lagre og nytt dokument vil de fem siste sifrene i fødselsnummeret bli sladdet i journalpostopplysningene, på fanen Avsender/Mottaker, og det er ikke mulig å finne det fullstendige fødselsnummeret igjen i ePhorte.
- Dersom mottaker er en virksomhet som er registrert i adresseregisteret i ePhorte kan du søke frem adressen ved å klikke på forstørrelsesglasset, og du får frem dette søkebildet:
- Folkeregisteret er automatisk valgt i feltet Adresseregister. Klikk på nedtrekksmenyen i feltet og velg ePhorte i stedet.
- Skriv inn hele Kortnavn eller Navn og klikk Søk.
- Vet/husker du ikke hele kortnavnet/navnet, bruk trunkeringstegnet * som vist under.
- Klikk på riktig navn eller kortnavn og du kommer tilbake til registreringsbildet.
- Unngå å klikke på Søk uten å ha skrevet inn noen søkekriterier. ePhorte må da søke gjennom hele registeret sitt, og resultatet kan bli at datamaskinen henger.
- Velg Lagre og nytt dokument og dokumentmal som er riktig for ditt dokument.
- Du får opp brevmalen du valgte:
- For å kunne bla deg mellom de forskjellige mottakerne kan du klikke på fanen: Mailings.
- Klikk på Preview Results og bruk piltastene for å bla.
Dersom mottakerne er innbyggere med norsk fødselsnummer eller D-nummer skal brevet ekspederes elektronisk.
Dersom mottakerne er virksomheter må brevene skrives ut og sendes manuelt.
Når du eventuelt skal skrive ut brevene går du på Finish & Merge og velg Print Documents.
- Klikk OK og brevene blir skrevet ut.
- Merk: Før du går tilbake til ePhorte klikk på Preview Results-knappen igjen for å inaktivere denne funksjonen (fargen på knappen endres da til blått). Hvis du glemmer dette vil du ikke få med deg listen over alle mottakerne når du går tilbake til ePhorte.
- Klikk deretter på Return to ePhorte.
