ePhorte-terminologi

Alfabetisk oversikt over begreper i saksbehandling og arkivering.

Begrep	Forklaring
Arkivbegrensning	Å holde utenfor eller fjerne dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
Arkivdel	Del av et arkiv hvor arkiverte saker er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Eksempler: saksarkiv (SAK UIO), personalarkiv (PERS UIO), studentarkiv (STUD UIO).
Arkivverdige dokumenter	Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Eksempler: møteinnkallinger, -referater og -protokoller fra eksterne instanser må vurderes i hvert tilfelle. Innkallinger hvor UiO er direkte involvert i møte skal normalt journalføres hvis det medfører saksbehandling eller det er viktig å dokumentere deltakelse. Hvis en UiO-ansatt representerer institusjonen i eksterne organer vil det normalt være det organet som har arkivansvaret. Unntak kan være at sakene må saksbehandles ved UiO som forberedelse. Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter § 3-19. Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale, og blir distribuert rett til saksbehandler.
Avskrivning	Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. Se også restanse.
Digital forsendelse	Å sende brev digitalt til borgerne.
Digital postkasse	Sikkert digitalt postsystem tilsvarende den fysiske postkassen, hvor borgere mottar brev fra offentlige og private virksomheter.
Dokument Dokumentikon:	En avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Informasjonen kan bestå av for eksempel tekst, data, grafikk og bilder. En journalpost består av ett eller flere dokument(er), hvorav ett må være hoveddokument.
Dokumenttype	I ePhorte finnes følgende dokumenttyper: I - Inngående dokument (brev som kommer til UiO fra ekstern avsender) - genererer restanse U - Utgående dokument (brev som sendes fra UiO til ekstern mottaker) N- Internt notat med oppfølging - genererer restanse X - Internt notat uten oppfølging Y - Mappedokument, internt arbeidsdokument (dokument som legges på saken uten dokumentnummer, kommer ikke på offentlig journal. Brukes til dokumenter som er hjelpemidler for saksbehandlingen, men ikke inngår i den)
Dokumentkategori	Dokumenter som har noen felles egenskaper som gjør at de kan beskrives på samme måte og kan ha samme type krav til utseende, innhold og lignende. Eksempler: brev og møtereferater. Det er ikke nødvendig å fylle inn dette ved opprettelse av en journalpost, da informasjonen gjerne finnes andre steder i journalposten.
Dokumentflyt	Behandlingsrekkefølge for et dokument, som omfatter de trinn eller faser som inngår i rekkefølgen. Eksempler: sende et dokument til godkjenning, sende en journalpost til lønnsbehandling.
Ekspedere elektronisk	Den tekniske løsningen for å sende brev digitalt til borgerne.
Elektronisk arkiv	Elektronisk lagring av arkivverdige og eventuelt ikke arkivverdige dokumenter innenfor rammen av arkivsystem (NOARK).
Forsendelsesmåte	Viser om et brev i ePhorte er sendt til digital postkasse, via printtjeneste eller manuelt.
Forsendelsesstatus	Viser hvor i det elektroniske ekspederingsløpet et brev befinner seg.
Hurtigmeny	Hurtigmenyer i ePhorte åpnes ved at du plasserer musepekeren over et ikon med pil. Eksempelet til venstre er fra et dokumentikon.
Innhold	Brukes i journalposten for å beskrive dokumentet, blir tittel på selve dokumentet.
Internt arbeidsdokument	Mappedokument, dokument som legges på saken uten journalføring/dokumentnummer (dokumenttype Y).
Internt notat	Dokument (N eller X) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Interne notater skal journalføres.
Journalpost (JP) JP-ikon	Journalpost betegner en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse. En journalpost er nøkkelopplysninger/metadata vedrørende en dokumentforsendelse. Nøkkeldata som alltid skal registreres og dermed blir søkbare: Dokumenttype Overskriften i dokumentet gir dokumentbeskrivelsen. Dokumentdato Avsender og mottaker Saksbehandler på UiO Lov og paragraf, hvis dokumentet er unntatt offentlighet En journalpost skal alltid være knyttet til en sak.
Kassasjon	Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon.
Klassering	Registrering av en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes.
Offentlighetsvurdering	Se tilgangsvurdering.
Oppslagsknapp	Knappen gir mulighet for oppslag i et register. Eksempler: lovhjemmel-, adresse- eller brukerregister i ePhorte.
Ordningsprinsipp	Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivnøkkel. UiOs arkivnøkkel er basert på statens fellesnøkkel. Det finnes også andre ordningsprinsipper som fødselsnummer og navn. Disse benyttes for eksempel på personalmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.
Ordningsverdi	De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. Eksempler: en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen,ansattnummer, bygningsnummer osv.
Periodisering	Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i et bortsettingsarkiv. I elektroniske arkivsystemer foretas periodisering ved at alle registreringer innenfor en eller flere arkivperioder tas ut av den aktive basen og legges i en historisk base.
Post	Innkomne dokumenter, uavhengig av forsendelsesmåte (elektronisk -post, telefaks, skjema, innskannede dokumenter osv). Budtjenesten bringer post ut på de enkelte enhetene. Dokumenter som kommer på faks eller e-post må arkivtjenesten skanne og journalføre på samme måte som med dokumenter mottatt per post. Dersom et originalt saksdokument ettersendes skal dette erstatte tidligere innskannet faks eller e-post. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.
Presedens	Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.
Restanse	Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Se også avskrivning.
Sak Sakikon	En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter. Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte journalposter som logisk hører sammen til en felles identitet og som identifiseres med et felles saksnummer.
Saksansvarlig	Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet.
Saksbehandler	Den person som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Det må være samme saksbehandler for alle dokumenter i én journalpost.
Saksbehandling	Saksbehandling er støtte til det konkrete arbeidet med å etablere fakta og formulere resultatet i en sak. I ePhorte legges spesifikasjonen av dette i Statens generelle kravspesifikasjon (SGK).
Saksdokument	Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan , og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. Et saksdokument er alltid arkivverdig, men ikke alle arkivverdige dokumenter er saksdokumenter.
Saksflyt	Saksflyt er en beskrivelse av hvilke etapper og instanser et dokument/en sak går gjennom i saksbehandlingen.
Saksgang	Saksgang er dokumentets formelle gang gjennom arkivsystemet. Mottak Journalføring Fordeling Saksbehandling, inkludert saksflyt Godkjenning Ekspedering og arkivering
Søkeknapp	Her kan du utføre søk utover det som ligger i venstremenyen ePhorte.
Tekstdokument	Det elektroniske dokumentet som saksbehandler selv produserer, enten det er et hoveddokument eller et vedlegg.
Tilgangskode	Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. Bare de som er klarert for den aktuelle tilgangskode og autorisert for koden får se de opplysninger som er skjermet.
Tilgangsvurdering	Vurdering av om dokumentet skal skjermes mot innsyn, valg av korrekt lovhjemmel og påføring av tilgangskode. Dette gjelder både internt og eksternt. Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. Delarkivene må kontrollere at riktig tilgangskode er benyttet på grunnlag av arkivdel og påført hjemmel.
Vedlegg	Dokument som ligger ved hoveddokumentet i en journalpost.