Huskeliste for venstremenyen - saksbehandlere

Mine saker og dokumenter

• Predefinerte søk for journalposter der du er mottaker eller forfatter og for saker du har opprettet.

”Postkasse"

• Min innboks: post du skal behandle/svare på. Innkomne brev og notater blir liggende her til du har behandlet dem.
• Til informasjon: post du skal lese. X-notater og kopier.

Kladder/arbeidsdokumenter

• Under arbeid: Dette søket viser dine uferdige dokumenter som krever ferdigstillelse. Eventuelt vurder om noe kan utgå. Dette søket skal sjekkes jevnlig.

Søk for enkel godkjenning

• Sendt til godkjenning: kontrollsøk, oversikt over journalposter du har sendt til leder for godkjenning.
• Returnert fra leder: journalposter leder ikke har godkjent, som du fortsatt må arbeide med.
• Godkjent (til ekspedering): journalposter leder har godkjent. Utgående brev må ekspederes, se søket Til ekspedering under. Notater blir automatisk ferdigstilt og sendt direkte til mottaker i ePhorte når de er godkjent.

Saksmapper

• Mine aktive saker: I dette søket finner du saker du nylig selv har opprettet i status R (Reservert). Du er saksansvarlig for disse mappene. Status på sakene endrer seg fra R til B (Under behandling) etter eSaks kvalitetssikring av dem. Saker i status B blir liggende i samme søket. Dersom saksbehandlingen er ferdig og all dokumentasjon er lagt inn, markerer du saken som ferdig med statusendring til F. Først da forsvinner saken fra søket.
• Mine avsluttede saker: Søket inneholder saker i status F som du selv har markert som ferdig. Etter dette vil eSak kvalitetssikre og avslutte dem og endre status fra F til A (Avsluttet). Saker i status A blir liggende i samme søket. 
• Siste saker: Her ser du siste ti saker du har vært inne på.
• Saker for enhet: Her kan du søke etter saker på bestemte arkivsteder (iberegnet eventuelt underliggende arkivsteder).

Ekspedering - elektronisk og manuelt

• Utgående brev til ekspedering: fanger opp alle brevene du har skrevet som har status F og skal ekspederes - digitalt til borgere, på papir til virksomheter og personer uten norsk fødselsnummer/D-nummer.
• Utgående brev - Sendt: fanger opp alle brev du har skrevet som har fått status E de siste 60 dagene.
• Notater - Sendt: fanger opp alle notater du har skrevet og ferdigstilt de siste 60 dagene.

Elektronisk ekspedering

• EDF - Sendt til digital postkasse: fanger opp brev du har ekspedert elektronisk de siste 30 dagene som borgerne har fått i sin digitale postkasse.
• EDF - Sendt til utskrift: fanger opp brev du har ekspedert elektronisk de siste 30 dagene som borgerne har fått på papir.
• EDF - Under forsendelse: fanger opp brev du har ekspedert elektronisk som ikke har gått videre i forsendelsessystemet ennå. Dette søket bør sjekkes jevnlig for å sikre at ikke brev blir hengende her.
• EDF - Overføring feilet: fanger opp brev du har ekspedert elektronisk hvor det er en feil med forsendelsen, som du må rette opp for så å sende brevet på nytt. Dette søket bør sjekkes hyppig.

Oppgaver

• Predefinerte søk for dokumentflyt, både for det du mottar og skal ta stilling til og en del kontrollsøk der du kan følge med på det du har gitt til andre.

Søk under Oppgaver

• Nye oppgaver: Alle oppgaver du har ansvar for å utføre. Inneholder både dokumentflyter der du er satt som mottaker og dokumentflyter du selv har sendt ut som du skal avslutte når de har gått runden.
• Pågående oppgaver: Kontrollsøk som fanger opp alle oppgaver du har med status Pågående. Oppgavene er i dine dokumentflyter, og har status Pågående til andre involverte i dokumentflyten har behandlet sine oppgaver i flyten.
• Utdelte oppgaver: Kontrollsøk som viser oppgaver du har gitt til andre.
• Ufordelte oppgaver: Oppgaver som er fordelt til enhet men er ufordelt på saksbehandler. Leder må fordele til riktig saksbehandler.
• Godkjente oppgaver: Kontrollsøk som fanger opp oppgaver der en behandler har valgt å godkjenne. Her kan du søke på hva du selv og andre brukere har godkjent. Om ønskelig kan du begrense på dato.
• Ikke godkjente oppgaver: Kontrollsøk som fanger opp oppgaver der en behandler har valgt å ikke godkjenne. Her kan du søke på hva du selv og hva andre brukere ikke har godkjent. Om ønskelig kan du begrense på dato.
• Fordelt til saksbehandler: Kontrollsøk som fanger opp oppgaver som er gitt til andre saksbehandlere. Fyll inn bruker. De saksbehandlerne som har fått oppgaven finner dem i søket Nye oppgaver.
• Lønnsbestilling – mangler tilgangsgruppe: Kontrollsøk for å fange opp journalposter som er sendt på lønnsbehandling, hvor journalposten som er sendt mangler tilgangsgruppe OPA LØNN. Dette søket er svært viktig for personalkonsulenter.