Definisjoner
Restanse: et mottatt dokument som ikke er besvart eller avskrevet.
Avskrivning: registrering av opplysninger om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.
Restanse
Når du mottar en journalpost (et brev eller et notat) som krever oppfølging vil dette bli markert i ePhorte med et restanseflagg på den aktuelle journalposten. Henvendelser du mottar til saksbehandling besvares eller gis et foreløpig svar innen en måned, i henhold til forvaltningsloven, dersom de gjelder enkeltvedtak.
Du finner restansene dine i Min innboks i ePhorte.
Rødt flagg - journalposten har restanse, og det er du som skal behandle journalposten og avskrive restansen.
Blått flagg - journalposten har restanse, men den er noen andre enn deg som skal behandle journalposten og avskrive restansen.
Restansen blir opphevet og det røde flagget forsvinner når du avskriver journalposten.
Avskriving
Avskrivning er en form for kvittering for at man har ferdigbehandlet en innkommende journalpost. Det er en registrering av opplysninger i ePhorte om når og hvordan en mottatt journalpost har blitt behandlet.
Det finnes følgende former for avskrivning
- Svar med utgående post på brev som har kommet inn til UiO
- Svar med notat på interne notater
- Svar med enkel e-post (både brev og notat)
- TE – tatt til etterretning (se veiledning for brev og for notat)
- TLF – besvart pr telefon (se veiledning for brev og for notat)