Klassere en sak

Klassifikasjonssystem (ordningsprinsipp)

• Alle arkiv skal ha et klassifikasjonssystem (begrepet ordningsprinsipp i ePhorte) som ordner sakene etter emner i et hierarkisk system.
• Enkelte arkiv har i tillegg også et sekundært klassifikasjonssystem.
• Klassering er viktig av hensyn til gjenfinning, og for å kunne ha en oversikt over saker som er av samme kategori.

Arkivdel

• Før en sak klasseres må det velges arkivdel. UiOs arkiv har 8 arkivdeler, hver del med tilhørende ordningsprinsipp.
• Når du oppretter en ny sak, velger du arkivdel slik:
  • Klikk på forstørrelsesglasset til høyre for Arkivdel-feltet.

• Du får opp en oversikt over arkivdeler.
• Klikk på den du skal bruke (vanligvis SAK UIO, PERS UIO eller STUD UIO).

• Du er nå tilbake i registreringsbildet for den nye saksmappen og kan klassere saken.

Klassere en ny sak

• Klikk på feltet under Prinsipp og velg primært ordningsprinsipp i henhold til valgt arkivdel i nedrykksmenyen. I dette eksempelet vil der være Felles arkivnøkkel for UiO siden det er en personalmappe.

• Legg så inn korrekt ordningsverdi og klikk på tabulatortasten på tastaturet.
• Hvis ordningsverdien ikke er kjent, må du gå inn i registeret ved å klikke på forstørrelsesglasset og søke etter en beskrivelse eller en klasse fra arkivnøkkelen (ordningsprinsippet).

• Dersom saken ligger i en arkivdel med et sekundært ordningsprinsipp, legges også dette inn.

• Merk: Dersom det er en sak i arkivdelen PERS UIO eller STUD UIO skal sekundær arkivkode (ansattnummer/studentnummer) unntas offentlighet, huk av i Uoff-feltet.
• Klikk Lagre når du er ferdig med å opprette saksmappen.

Endre klassering av en sak

• Stå i saken hvor du ønsker å endre klassering.
• Klikk på saksmappeikonet og velg Rediger.
• Gå fram som for å klassere en ny sak.
• Klikk Lagre.