Kataloger

Katalogtyper

• Privat katalog
  Alle som har en rolle i ePhorte kan opprette privat katalog. Det vil kun være den som oppretter katalogen som kan legge inn saker,journalposter og dokumenter. Katalogen vil kun være synlig i eierens venstremeny.
• Enhetskatalog
  Kun de med lederrolle og arkivansvarligrolle i ePhorte kan opprette og vedlike holde katalogen - Men alle på enheten kan se og lese dokumentene som ligger i katalogen.
• Felles katalog
  Kun de med arkivansvarligrolle i ePhorte kan opprette og vedlikeholde katalogen - men alle på UiO kan se og lese dokumentene.

Opprette privat katalog

• Velg Ny privat katalog i menyen for å opprette mapper og kataloger.

• Sett så inn Navn på katalogen du skal opprette og eventuell Merknad. Klikk så på Lagre.

• For å se dine kataloger velger du Kataloger i venstremenyen.

Legge til sak i katalog

• Klikk på katalogen du har opprettet for å åpne den i arbeidsvinduet.
• Her trykker du på nedtrekksmenyen på fanen Saksreferanse og velger Ny Saksreferanse.

• Da får du opp et vindu hvor du enten kan taste inn et Saksnr eller klikke på forstørrelsesglasset for å søke opp en sak.

•  I dette søket kan du legge inn søkekriterier som Tittel, Saksansvarlig, Dato og Adm.enhet.

• Når du har funnet saken du ønsker å legge i katalogen, trykker du Lagre. Saken legger seg da i katalogen under fanen Saksreferanser.

Legge til journalpost

• Åpne Katalogen og velg fanen Journalpostreferanser. Trykk på nedtrekksmenyen og velg Ny.

• Skriv inn Løpenummer eller søk opp journaposten du ønsker å legge til i katalogen med forskjellige kriterier på samme måte som vist over (når du skal legge til saker i katalogen).

• Klikk på Lagre for å legge Journalposten i katalogen. Den legger seg da under fanen Journalpostreferanser i Katalogen.

Legge til dokument

• For å legge til et dokument i katalogen gjør man stort sett det samme som når man legger saker og journalposter i katalogen.
• I fanen Dokumentreferanser velger du Ny i nedtrekksmenyen.

• Da får du som tidligere opp et vindu hvor du denne gangen enten kan taste inn en Dokumenttittel eller åpne et søkevindu ved å trykke på forstørrelsesglasset.

• I søkevinduet kan du avgrense søket etter forskjellige kriterier.

• Når du har funnet dokumentet du ønsker å legge i katalogen klikker du på Lagre.

• Da vil Dokumentet legge seg i Katalogen under fanen Dokumentreferanser.

Lage underkatalog

• Du har også mulighet til å opprette underkataloger i dine private kataloger.
• For å gjøre dette åpner du den private katalogen du har laget og velger Ny underkatalog i nedtrekksmenyen i fanen Underkataloger.

• Da får du opp et vindu hvor du må legge inn navn på underkatalogen og eventuelle merknader før du klikker på Lagre for å opprette underkatalogen.

• Underkatalogen vil da legge seg i venstrermenyen under den Private katalogen den er opprettet under. Underkataloger åpnes som vanlige Private kataloger.

• Merk: Du kan opprette nye underkataloger i en underkatalog.