Tilgangskoder

Av hensyn til personvern og offentlighetsloven er det lagt inn begrensninger i ePhorte, slik at ikke alle brukere og det offentlige har tilgang til all informasjon. Tilgangskoder og aktuelle lovhjemler brukes for å skjerme sensitiv tekst og informasjon fra å komme på offentlig journal, og til å begrense hva brukere skal få lov til å lese og søke etter internt i ePhorte.

Tilgangskoder, nivåautorisasjoner og skjerming av tekst styrer hvilken tilgang du har til saker, journalposter og dokumenter i ePhorte. Alle tre begrepene henger sammen, og det er viktig at du som bruker forstår sammenhengen og konsekvensene av å ikke ha kontroll på disse begrepene.


Tilgangskodene som skal benyttes

Tilgangskode Betegnelse
OF Unntatt etter offenteglova ved UiO
SV Studentsaker generelt
SD Disiplinærsaker studenter
ST Student tilrettelegging (gis alltid for nivå UiO)
PV Personalsaker
PO Personers økonomiske forhold
PD Disiplinærsaker personal
PR Rettssaker
PB Personalsaker bilagslønn
FO Forskningssaker
AF Forskningsavvik
AI Anskaffelse innkjøp
VS Varsling studenter
VA Varsling ansatte
OS Studentombud
AR Under arbeid - en midlertidig tilgangsstyring

Du og dine tilgangskoder

Som bruker av ePhorte har du fått ett sett med tilgangskoder. Du har ikke nødvendigvis fått alle. Hvilke koder du har fått er bestemt av lederen for din avdeling, som bestiller dem med et eget skjema. Tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst

Tekst som ikke skal komme frem i offentlig journal eller kunne leses av alle brukere ved UiO må i tillegg til tilgangskode skjermes aktivt/teksten må sladdes.

Hvor settes tilgangskoder?

  • Tilgangskoder settes både på saksnivå og journalpostnivå.
  • Hver journalpost i en sak må offentlighetsvurderes uavhengig av sakens tilgangskode.
  • Dokumentene i en journalpost blir først skjermet når tilgangskode settes på journalposten.
  • Feltet tilgangskoder er ikke obligatorisk, og må derfor settes manuelt.
  • Når du skal sette en tilgangskode på en sak/journalpost kan du kun bruke de kodene du har fått autorisasjon for på de nivåene autorisasjonen gjelder.
     

Eksempel på hvordan offentlig journal ser ut og hva brukere uten tilgangskode og nivåautorisasjon vil kunne lese når det er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

 

Eksempel på offentlig journal når det ikke er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

 

Eksempel når det er brukt tilgangskode men ikke aktiv skjerming

Tilgangskoder og nivåer

Alle tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Det er 3 nivåer du kan få tilgang til:

  1. Egne saker
  2. Administrativ enhet (seksjon/kontor/institutt/fakultet/museum/tilsvarende enhet)
  3. UiO (høyeste nivå)

Konsekvenser av tilgangskode og nivåautorisasjon når tilgangskode er påført saken/journalposten

  • For å kunne lese journalposten/saken:
    • Du må ha har samme tilgangskode (uavhengig av de 3 nivåene) og stå som mottaker /kopimottaker av journalposten.
    • Du har tilgangskoden autorisert for enheten som er eier av saken/journalposten du ønsker å lese
  • Brukere innenfor samme avdeling/enhet har ikke nødvendigvis fått autorisasjon for de samme tilgangskodene og nivåene.
    • Dette betyr at i en enhet vil det kunne være brukere som ikke kan jobbe (opprette journalposter) på tvers innad i enheten.
    • Dette kan eventuelt løses med å opprette ad hoc-tilgangsgrupper eller en fast tilgangsgruppe.
  • Du kan ikke lese elektroniske dokumenter (selve dokumentet) hvor saken/journalposten har en tilgangskode og et nivå som du ikke er autorisert for, men du kan søke opp og lese metadataene på saken/journalposten. Du vil ikke kunne lese tekst som er sladdet/skjermet.

Metadata er den informasjonene som legges inn i selve registreringsbildet når man journalfører saker og journalposter.

Tilgangskoder og tilgangsgrupper

I noen tilfeller vil det være nødvendig å gi brukere som ikke er autorisert for nivået (egne saker/avdelingens saker/enhetens saker/andre enheter enn din egen/UiOs saker) en sak/journalpost tilhører, tilgang til ønsket sak/journalpost ved hjelp av tilgangsgrupper.

Brukeren som ikke er autorisert for nivået blir da opprettet i en tilgangsgruppe og får en midlertidig tilgang til en bestemt sak/journalpost.

Det er to former for tilgangsgrupper:

  1. Ad hoc-tilgangsgrupper (se veiledning)
    • Saksbehandlere og arkivpersonell kan lage slike grupper selv.
    • Forutsetningen for å opprette en bruker i en tilgangsgruppe er at brukeren allerede har tilgangskoden som er satt på saken/journalposten. Hvis du ikke har tilgangskoden, ta kontakt med leder for din enhet.
    • Tilgansggruppen opprettes og tilknyttes saksmappe eller journalpost.
    • Tilgangsgruppen kan ikke gjenbrukes på andre saker eller journalposter.
    • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.
  2. Faste tilgangsgrupper (se veiledning) 
    • Faste tilgangsgrupper er lite i bruk. De administreres av Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.
    • Tilgangsgruppen er opprettet på forhånd.
    • Tilgangsgruppen er permanent og kan derfor gjenbrukes på senere saker og journal- og dokumentposter.
    • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.

Tilgangskoder og arkivdel

Tilgangskoder som hører til i bestemte arkivdeler er i utgangspunktet P-kodene til arkivdel Personal og S-kodene til arkivdel Student.

Teknisk sett er det mulig å benytte både P- og S-tilgangskodene på tvers av arkivdeler.

Her er det viktig å være bevisst på å benytte de rette arkivdeler for henholdsvis personal- og studentsaker.

Tilgangskode Betegnelse Arkivdel Merknad
OF Unntatt etter offentleglova ved UiO SAK UIO  
US Unntatt etter offentleglova ved SO SAK SO Ikke lenger i bruk
UN Unntatt etter offentleglova ved NIKK SAK NIKK Ikke lenger i bruk
SV Studentsaker generelt STUD UIO  
SD Disiplinærsaker studenter STUD UIO  
ST Student tilrettelegging STUD UIO  
PV Personalsaker PERS UIO  
PO Personers økonomiske forhold PERS UIO  
PD Disiplinærsaker personal PERS UIO  
PR Rettssaker PERS UIO  
PB Personalsaker bilagslønn PERS UIO  

 


Publisert 30. juni 2014 14:34 - Sist endret 18. okt. 2016 15:24