Innsyn i historisk materiale ved Arkiv LOS

Utlån av historisk materiale

• Av sikkerhets hensyn lånes arkivmateriale kun ut til ansatte ved UiO.
• Eksterne forskere og andre som ønsker innsyn i historisk materiale ved Arkiv LOS kan gå i gjennom og kopiere materialet ved oppmøte i arkivet.
• Ved utlån til saksbehandler/leder ved enheter utenfor LOS får delarkivet vedkommende sogner til ansvaret for materialet i utlånsperioden. Låneforespørselen skal komme fra et delarkiv.
• Utlånskort skal alltid fylles ut og legges i arkivboksen, og materialet legges i utlånsmappe før det leveres ut.
• Utlån registreres i utlånsbok. Registreringen slettes når materialet leveres tilbake til arkiv.
• Uordnet materialet lånes ikke ut.

Håndtering av forespørsler om innsyn i historisk materiale

• Generelle regler for innsyn gjelder for historisk materiale.
• Materialet vurderes i første omgang av arkivets personale. Hvis saksmappen inneholder gradert materiale må forespørsel om innsyn sendes til den enheten i LOS som må anses for å være rette mottaker av innsynsbegjæringen. Saksoversikt, eller en kort beskrivelse av materialet legges ved innsynsbegjæringen.
• I tvilstilfeller skal arkivet alltid sende en innsynsbegjæring til rette vedkommende.
• Det kan som hovedregel ikke gis innsyn i uordnet materiale. Ved unntak fra denne regelen skal materialet alltid vurderes av en saksbehandler eller en leder i LOS.

Forskere og studenters tilgang til historisk materiale

• Studenter som ønsker innsyn i historisk materiale i Arkiv LOS skal rette en skriftlig søknad til arkivet, med en kort prosjektetsbeskrivelse og vedlegge en bekreftelse fra faglig veileder.
• Forskere som ønsker å få låne historisk materiale i Arkiv LOS skal i første omgang rette en skriftlig søknad til det delarkivet de sogner til. Delarkivet videresender søknaden til Arkiv LOS. Ved utlån får delarkivet vedkommende sogner til ansvaret for materialet i utlånsperioden.
• Innsynsbegjæringer fra studenter og forskere skal så vidt mulig videresendes og behandles av den enheten ved LOS som anses for å være rette mottaker av innsynsbegjæringen.
• Forskere og studenter som får innsyn i taushetsbelagt materiale skal undertegne skjema for taushetsplikt i Arkiv LOS før de får tilgang til materialet:

  • Taushetserklæring for studenter (pdf)

  • Taushetserklæring for forskere (pdf)