Rutiner for behandling av innsynsbegjæringer ved Arkiv LOS

Ordinære rutiner

Innsynsbegjæringer kommer som regel via e-post, men kan også komme på følgende måter: Per post, ved oppmøte, via telefon. Ved muntlige henvendelser (telefon, oppmøte) oppfordres innsynsbegjærer om å fremme sin begjæring skriftlig, vanligvis til vårt postmottak : postmottak@admin.uio.no / postmottak@uio.no Vær særlig observant hvis tilgangskoden VA er benyttet. I de tilfellene skal innsynsbegjærer straks vises videre til Avdeling for organisasjon og personal ved Avdelingsdirektør Irene Sandlie.

Uspesiferte innsynsbegjæringer skal behandles på følgende måte:

• Uspesifisert begjæring per e-post: Denne skal videresendes rette avdeling / seksjon til behandling, utskrift av denne arkiveres i permen og statistikkføres.
• Uspesifisert begjæring per post: Brevet skannes og sendes som vedlegg per e-post til rette avdeling / seksjon til behandling. Utskrift av e-posten med vedlegg arkiveres i permen og statistikkføres.

Spesifert innsynsbegjæring per e-post:

1. Ta utgangspunkt i inngående e-post fra innsynsbegjærer. Gå til ePhorte og søk opp journalposten og finn saksbehandlers brukernavn. Dersom dokumentet ikke sogner til Arkiv LOS videresendes begjæringen til rett delarkiv.
2. Gå til mal for innsynsbegjæring i e-postleseren og før inn saks- og dokumentnummer med tilhørende brukernavn.
3. E-postens mottakere vil være avdelingens eller seksjonens postmottak. For innsynsbegjæringer som sogner til EL, skal begjæringen i tillegg sendes til pressekontakt@uio.no. Det samme gjelder for mere ekstraordinære innsynsbegjæringer. SADM og EA har egne e-postlister for innsynbegjæringer som avdelingene selv administrerer: innsyn-sadm@admin.uio.no - innsyn-ea@eiendom.uio.no
4. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet utleveres etter fem arbeidsdager (etter denne fristen kan mangel på svar påklages, se § 32 i offentleglova), såfremt vi ikke har fått beskjed om noe annet.
5. Det kreves en tilbakemelding fra saksbehandler for dokumenter som allerede er unntatt offentlighet. Dette fordi unntatthet skal vurderes på nytt i henhold til merinnsynprinsippet  ved hver ny innsynsbegjæring, jf. offentleglova § 11.
6. Dersom saksbehandler velger å utlevere et dokument i sladdet form, legger arkivet inn den sladdede versjonen som et Y-dokument i saken.
7. Ekspedering til innsynsbegjærer skjer elektronisk. Dette gjøres av Arkiv LOS.
8. Et eventuelt avslagsbrev sendes også elektronisk.
9. Klagen på avslag journalføres i den aktuelle saken.

Arkivering av innsynsbegjæringer

• Innsynsbegjæringer arkiveres inntil videre i en egen perm.