Si fra-systemet

Mottak og registrering av varslingsaker - rød linje

Alle røde saker skal journalføres av eSak.

• Varslingssaker innmeldt i rød linje blir mottatt og dekryptert av eSak. Videre blir saken journalført og viderefordelt til ansvarlig saksbehandler i Si fra-mottak med kopi til medlemmene av aktuelt Si fra-mottak og Enhet for intern revisjon (EIR).
• Aktuelt Si fra-mottak blir varslet på e-post om innkommet varslingssak i rød linje og har en ukes responstid til å besvare innmelder med brev arkivert i ePhorte. Se brevmaler for varslingssaker. Svar med e-post til den som har sendt varsel bør ikke benyttes, da det ikke regnes som elektronisk sikkert for ivaretagelse av personvernet. Ved behov for rask møteavklaring kan nøytralt formulerte e-poster benyttes.
• Muntlige og anonyme mottatte saker skal også kvalitetssikres av eSak. 
  Mottaker registrerer disse i ePhorte og dokumentet unntas offentlighet. Lenken til saken i ePhorte sendes til eSak (esak-varsling@admin.uio.no).

Mottak av læringsmiljøsaker i gul og grønn linje

Nettskjema sendes som e-post til postmottak.

• Delarkivet importerer e-posten til ePhorte og journalfører den som et innkommet dokument (I-dokument).
• Innkommet sak slettes i Outlook, importsentral og nettskjema-base.
• Sakseier er læringsmiljøkontakten ved fakultetet, saken kan eventuelt senere omfordeles. 
• Alle mottatte dokumenter skal ha en juridisk person som avsender etter arkivforskriften § 9 og § 10(lovdata.no). Avsender kan sladdes, men bare dersom det er hjemmel for unntak fra offentlighet.
• Hvis bare brukernavn er tilgjengelig på grunn av nettskjemaets beskaffenhet, settes brukernavnet som avsender og saksbehandler må søke opp navnet i FS og endre brukernavnet til fullt navn på saks- og journalpostnivå.

Saken skal være egen sak i henhold til forvaltningsloven.

I enkelte tilfeller vil det være praktisk å bruke samlesaker for å lette gjenfinning for saksbehandler: Eksempel: tekniske forhold angående ett lokale, gitt at meldingene omhandler samme forhold.

Det skal være opp til saksbehandler hva som vurderes som hensiktsmessig.

Hva skal unntas?

• I hver sak skal det vurderes om det er grunnlag for å unnta dokumenter eller opplysninger i dokumenter etter offentleglova eller annen lovgivning.
• Unntak må vurderes i forholdet til innhold om varslingsparagrafen og/eller taushetsplikt inntrer.
• Enkelte saksdokumenter kan unntas midlertidig, men kravene til dette er svært strenge.

Saker som omhandler flere forhold

For eksempel klage på læringsmiljø meldt inn sammen med beskjed om manglende lys på lesesal.

• Da legges den opprinnelige meldingen i en sak.
• Det skrives ett eller flere notat med det innholdet som ikke er unntatt offentlighet og dette overføres til en ny sak.
• Altså legger man et notat i den "ufarlige" saken, og bevarer originaldokumentet i den "farlige" saken.

Merk: Det gjelder saksbehandlingsfristene i henhold til forvaltningsloven § 11a (lovdata.no).

Avsluttet forhold

Ved avslutning av saken skal student ha tilbakemelding. Det kan tenkes at det opprettes oppfølgingssaker parallelt med varslingssaken.

Eskalering fra gult til rødt

Det kan hende at saker sendt i gul linje skal eskaleres til rød linje.

• Dette vurderes av Si fra-mottaket. Se egen prosedyre.
• NB: delarkivet må sørge for å slette den innkomne e-posten både i Outlook og importsentralen ved eskalering fra gult til rødt.

Husk: Saker av teknisk karakter som angår fare for liv og helse skal alltid betraktes som rød sak. 

Tilgangskode

Tilgangskode settes på journalpost når det er hjemmel for unntak av opplysninger.

• Røde saker: på journalpostnivå benyttes VS
• Gule saker: på journalpostnivå benyttes OF eller VS, avhengig av sakens innhold.
• Grønne saker: på journalpostnivå benyttes OF

Saker som forekommer i Si fra-systemet

Dokumenter som forekommer i Si fra-saker

Opplæring

Studentenes Si fra-system ved UiO; Journalføring (pdf) - opplæring av arkivarer 11.11.2013

Se også

• Si fra om læringsmiljøet - informasjon for studenter
• Håndtering av læringsmiljø-saker gjennom Si fra-systemet - informasjon for saksbehandlere
• Varsling for ansatte ved UiO - informasjon for ansatte
• Prosedyre for behandling av varsel om alvorlige kritikkverdige forhold fra student eller ansatt - HMS-prosedyre