Fastsatt av prodekanen for studier 13. september 2010, revidert 9. april 2019.
1 Etablering
1.1 Godkjenning
Instituttet må søke fakultetet om etablering av nye emnegrupper. Prodekanen for studier godkjenner etablering av alle nye emnegrupper ved HF. Søknaden må inneholde:
- et notat som gjør rede for bakgrunnen/behovet for etablering av emnegruppen og på hvilke studieretninger/programmer emnegruppen skal inngå
- en emnegruppepresentasjon som følger HFs krav til emnesammensetning i emnegrupper.
- liste over emner fordelt på valgkategorier (f.eks. obligatorisk, valgfritt) med angivelse av hvor mange emner som skal velges i hver kategori (f.eks. velg ett av to, minst tre av...).
Dersom emner fra andre institutter og/eller fakulteter skal inngå i emnegruppen, må dette være avtalt med aktuelt institutt/fakultet før instituttet søker om etablering av emnegruppen. Instituttet må redegjøre for slike avtaler i notatet.
1.2 Oppretting
Fakultetet registrerer emnegruppen i FS, det vil si oppretter emnegruppekode, registrerer hvilket institutt som har ansvar for emnegruppen, registrerer de emnene som utgjør emnegruppen på godkjenningstidspunktet og kopler emnegruppen til relevante HF-studieprogrammer.
Etter at emnegruppen er godkjent, må instituttet opprette emnegruppepresentasjonen på nett.
2 Endring
Hvis et institutt ønsker å endre emnesammensetningen i en emnegruppe, må det gjøres i god tid før Studentweb åpner, og innen de sentrale fristene ved UiO for oppdatering og publisering av emnegruppepresentasjoner.
2.1 Endringer instituttet kan gjøre selv
Instituttet kan uten å søke fakultetet legge til emner i en allerede eksisterende valgkategori av valgfrie emner i emnegruppen.
2.2 Endringer som krever søknad til fakultetet
Følgende endringer av emnegruppen må søkes om til fakultetet innen 1. november året før endringen skal gjelde fra:
- Endring av obligatoriske emner
- både antall emner/studiepoengsomfang
- og erstatning av et obligatorisk emne med et annet.
- Endring i sammensetningen av valgkategorier, f.eks. at en kategori bortfaller og en annen øker i studiepoengsomfang
Søknaden må inneholde:
- et notat som gjør rede for endringene, når de skal gjelde fra og for hvilke startkull
- en revidert emnegruppepresentasjon i henhold til endringene.
Prodekanen for studier godkjenner slike endringer av emnegrupper. Fakultetet registrerer endringene i FS og sørger for eventuelle tilpasninger for enkeltstudenter som blir berørt av endringene.
3 Nedleggelse
Instituttet må søke fakultetet om
- å legge ned emnegrupper uten aktive studenter
- å utfase emnegrupper med henblikk på nedleggelse
- å flytte over studenter fra en emnegruppe til en annen med henblikk på nedleggelse
En emnegruppe som er obligatorisk på et aktivt studieprogram eller studieretning, kan ikke legges ned uten å erstattes av en annen. I slike tilfeller må den gamle emnegruppen gjelde for studenter til og med et gitt startkull på programmet/studieretningen og den nye emnegruppen gjelde fra og med et gitt startkull.
En emnegruppe kan først legges ned når det ikke lenger er noen aktive studenter knyttet til den i FS. For å legge ned en emnegruppe må man derfor
- enten vente til alle studenter som har startet på emnegruppen, har fullført eller sluttet
- eller flytte de aktive studentene som er knyttet til emnegruppen, over til en ny emnegruppe som skal erstatte den gamle (Se mer om dette under 3.1 nedenfor.)
I de tilfellene der man ønsker å legge ned en emnegruppe, men ikke kan flytte over aktive studenter til en annen emnegruppe, må emnegruppen først fases ut og deretter legges ned.
Det bør vurderes i hvert enkelt tilfelle om det er mest hensiktsmessig om studentene fullfører emnegruppen som skal legges ned, eller om de skal flyttes til en ny. Studieseksjonen skal kontaktes for slike vurderinger.
3.1 Flytting av aktive studenter
For å kunne flytte over studenter fra en emnegruppe til en annen, må følgende prinsipper gjelde:
- Innholdet/læringsutbyttet for den nye emnegruppen kan ikke være vesentlig forskjellig fra den emnegruppen studentene startet på.
- Studentene må kunne bruke de emnene de allerede har tatt i emnegruppen som legges ned i emnegruppen de flyttes over til.
- Studentene må ikke bruke lenger tid på å ta emnene i den nye emnegruppen.
Når fakultetet har godkjent at en emnegruppe legges ned og aktive studenter flyttes over til en annen emnegruppe, foretar fakultetet de nødvendige registreringene i FS. Instituttet må legge ut informasjon om overflyttingen og nedleggelsen på emnegruppepresentasjonen på nett.
3.2 Utfasing av emnegrupper
Utfasing av emnegrupper gjøres i de tilfellene der en emnegruppe skal legges ned, men det fortsatt er aktive studenter knyttet til emnegruppen som skal få fullføre den. Man kan legge inn begrensninger i FS slik at det bare er studenter innenfor gitte startkull som kan velge emnegruppen. Instituttet må sende melding om at emnegruppen kan nedlegges i FS når det ikke lenger er aktive studenter tilknyttet emnegruppen.
Når fakultetet har godkjent at en emnegruppe fases ut, sørger fakultet for de nødvendige registreringene i FS. Instituttet må legge ut informasjon i emnegruppepresentasjonen om hvilke studenter som får ta/fullføre emnegruppen.
3.3 Endelig nedleggelse
Når det ikke lenger er noen aktive studenter tilknyttet emnegruppen, gir instituttet melding til fakultetet slik at emnegruppen kan bli nedlagt i FS.
Når en emnegruppe nedlegges, registrerer fakultetet i FS at emnegruppen er nedlagt. Instituttet må sørge for å markere på emnegruppepresentasjonen at emnegruppen er nedlagt.