Studenter har krav på begrunnelse for sensurvedtaket, jfr. Universitets- og høyskoleloven § 5-3 første og andre ledd. Det samme gjelder i klageomgangen. Lovens § 5-3 andre ledd siste punktum bestemmer at begrunnelsen kan være muntlig eller skriftlig. Det har lenge vært vanlig å gi muntlig begrunnelse, gjerne i telefon, for eksamenskarakterer. Klagevedtakene har vært begrunnet skriftlig. PMR vedtok i møte 9. juni 2010 at klagekommisjonen kan velge å gi muntlig begrunnelse.
Begrunnelse for karaktervedtaket skal tjene flere formål. Før det første setter forvaltningsloven krav om begrunnelse for forvaltningsvedtak (§ 24). For det andre skal begrunnelsen bidra til at kandidaten forstår og aksepterer karakterfastsettingen. På den måten kan unødige klager unngås. For det tredje kan en god begrunnelse være nyttig tilbakemelding.
Hovedregelen er at studenten kan framsette krav om begrunnelsen innen én uke etter at sensuren er falt (Universitets- og høyskoleloven § 5-3 første ledd). Begrunnelsen skal være gitt innen to uker etter at krav er satt fram.
Alle sensorer skal oppgi tid for når de kan konsulteres telefonisk. Det innebærer å sette av tilstrekkelig tid slik at alle kandidatene har rimelig mulighet til å få sensor i tale. Det er ikke mulig å gi noen fast regel for hvor lang tid hver student skal få tildelt. Erfaring viser at lengden på tilfredsstillende muntlige begrunnelser varierer. Det bør likevel settes av ca 15 min per student. Hvis man har ansvar for begrunnelse til f. eks. 30 studenter, innebærer det at man må regne med å sette av mellom 7 og 8 timer, selv om ikke så mange timer faktisk vil gå med. Fakultetet har derfor fastsatt at sensorer skal oppgi treffetid på minst 6 timer fordelt på 2 dager, for å gjøre tilgjengeligheten for studentene god. For at studenten skal ha mulighet til pr. telefon å fremsette krav om begrunnelse innen en uke fra sensuren falt, ber vi om at sensorene oppgir, hele eller deler av, treffetiden rett i etterkant av denne uken. Fastsatt ”ringetid” er utelukkende et administrativt tiltak i den hensikt å regulere arbeidet med begrunnelser; tiltaket begrenser selvsagt ikke retten til begrunnelse. Sensorer som befinner seg i utlandet, må gjøre egne avtaler med eksamensseksjonen om oppringninger som ikke belaster studentene økonomisk.
Studenter ønsker som regel å få vite hva i deres besvarelse som var bra, og hva som ikke var bra. Det er en god vane alltid å forsøke å finne noe positivt ved besvarelsen, som studenten eventuelt kan bygge videre på ved neste høve. Jo mer konkret begrunnelsen er, knyttet til studentens prestasjon, jo bedre er den. Utsagn av typen "dette er jevnt over svakt" eller "rettskildebruken er uklar" eller "disposisjonen er rotete" må følges av henvisning til aktuelle sider i besvarelsen, gjerne med sitater. Henvisning til sensorveiledningens anbefalinger kan brukes, men som tittelen sier, er disse bare veiledende. Dette kan kommuniseres til studenter som har lest veiledningen og mener de har gjort alt som anbefales der, uten at resultatet ble som ønsket.
Et viktig ledd i begrunnelsen er å knytte studentens prestasjon til karakterbeskrivelsen slik den er gitt i Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo, §6
og i Instruks for eksamen og sensur, §3 -6
Det bør etter omstendighetene formidles til kandidater som har fått C, at dette ikke er en dårlig karakter.
Den karakteren som er gitt, er uttrykk for sensorenes endelige vurdering av kandidatens prestasjon. Eventuell uenighet i utgangspunktet mellom sensorene skal ikke formidles til kandidaten. Karakteren bør heller ikke graderes som sterk eller svak i begrunnelsen til kandidaten.
Lykke til med sensur og begrunnelse!
Vennlig hilsen
Erling Hjelmeng
Studiedekan