Involver flere!
Så snart du har identifisert et behov for en endring som bør vedtas i PMR ta kontakt med PMR-sekretær. Sammen finner dere ut om saken bør fremmes i et PMR-møte eller om den kan vedtas på fullmakt. Videre finner dere en møtedato som saken skal fremmes til, frister for innsendelse og hvilke andre som bør involveres i saken.
Det er viktig at alle interessenter i saken blir orientert og rådført, faglige og administrative. Ta alltid kontakt med både undervisningsplanlegger og eksamensansvarlig for ett emne det er spørsmål om å endre. Videre er studieveilderne resursspersoner når det kommer til lokale regelverksendringer. Ved endring av emner skal FS-koordinator og studiewebredaktør involveres når saken er på planleggingsstadiet. I de fleste saker kommer endringsforslaget fra ansvarlig faglærer, men om det kommer fra administrasjonen må følgelig ansvarlig faglærer involveres. JSU bør i noen saker få saken oversendt før den kommer til PMR, slik at de får noe bedre tid til interne diskusjoner og tilsvar.
Husk også å involvere instituttene i saker der endringen vil gjelde hele fakultetet, f.eks endringer i Nærmere regler.
Lag et fremleggsnotat
PMR skal forelegges et fremleggsnotat. I notatet skal det redegjøres for følgende:
- hvem er forslagstiller (faglærer, fakultetsledelse, administrasjon eller JSU)
- hva er bakgrunnen for forslaget
- hvilke konsekvenser får endringen
- et klart vedtaksforslag (teksten skal være publiseringsklar til web)
- tidspunkt for iverksettelse
- budsjettmessig konsekvens/kostnader forbundet med vedtaket
Husk emnemal ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner
I diskusjonssaker bør det formuleres noen konkrete diskusjonspunkter til PMR.
Opprette og lagre saken i ePhorte
PMR-sekretær lager lenke mellom din sak og PMR-sakskart og protokoll i ePhorte, men det er ditt ansvar som saksbehandler å opprette saken i ePhorte, videreformidle saksnummer og lagre fremleggsnotat oppdatert med eventuelle endringer som kom frem i møtet eller med et fullmaktsvedtak i etterkant av møtet.
Dette er viktig for å kunne bruke søkefunksjonen i ePhorte. Dersom saken kun er arkivert i PMR sakskartet vil du ikke kunne søke på saken alene i ePhorte. Noen saker arkiveres kun direkte i PMR-sakskartet, dersom du er usikker snakk med PMR-sekretær.
Delta i møtet?
PMR-sekretær skal invitere deg og eventuelle fagpersoner som står bak forslaget til møtet, slik at eventuelle spørsmål PMR har kan bli avklart raskt. Dersom du tenker at det er unødvendig at du deltar tar du en prat med PMR-sekretær.
Informasjon om endringen
Ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner skal vedtaket oppdateres på programnettsidene/emnesidene/semestersidene på nett. Webredaktør skal allerede være involvert i saken, men som saksbehandler er det ditt ansvar å oversende vedtaket etter møtet og sjekke at vedtaket er oppdatert på web.
Ved vedtak skal tekstene være publiseringsklare, om det av ulike grunner ikke er det er det viktig at webredaktør involveres så raskt som mulig for samarbeid om å klargjøre tekstene for nett.
Merk at alle endringer på emnesider og i regelverk ikke skal oppdateres i løpet av et semester, men kun 15. juni i vårsemesteret og 15. desember i høstsemesteret. Dersom du har hatt en sak tidlig på semesteret må du følge opp i april/mai eller november når websidene er under redigering, det er ditt ansvar å følge opp at endringene blir synlige på nett innen fristene.
Som hovedregel skal du som saksbehandler oppdatere nettsider du har ansvar for selv, om du ikke har hatt slikt ansvar før/kurs i Vortex/redigeringsadgang tar du kontakt med webredaktør og sekretær for PMR om hvem som kan følge opp dette.
Husk til slutt å sende en e-post til relevante saksbehandlere/Infosenteret/studieveilederne med informasjon om endringen når vedtaket er synlig på nett.
Endring registrert i FS
Ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner skal vedtaket registreres i FS. FS-koordinator skal allerede være involvert i saken, men som saksbehandler er det ditt ansvar å oversende vedtaket etter møtet og sjekke at vedtaket er registrert i FS.
Informasjon i seksjonene/Infosenteret
Etter vedtak må det informeres til relevante personer. Om vedtaket er studentrelevant skal det alltid sendes en e-post til informasjon til Infosenteret og studieveilederne. Om vedtaket er relevant for seksjonen eventuelt andre seksjoner se om det er best å informere om dette via e-post eller et seksjonsmøte, ha en dialog med PMR-sekretær eller din seksjonsleder om dette.