Inspera henter automatisk informasjon om sensorer og fordeling på kommisjoner fra FS. Derfor er det viktig at registrering av sensorer og fordeling av kandidater gjøres så fullstendig som mulig i forkant av at prøven opprettes og aktiveres.
Informasjon om sensor hentes fra Fagperson Samlebilde til Inspera via PLnr (personløpenummer). Inspera lager deretter en brukerkonto som inneholder e-postadressen vedkommende er knyttet til.
Interne sensorer
Interne sensorer skal kunne registreres rett på kommisjon og ut i fra det bli opprettet automatisk med sensorrolle i Inspera (når kommisjonen synces over til Inspera).
Inspera leser personinformasjon som er relevant for opprettelse av sensoren via Personløpenr (Felt: PLnr) og dermed lager en innlogging hvor sensoren kan bruke FEIDE fra UiO.
Obs: Sjekkes alltid følgende i FS -> Fagperson samlebilde:
- Må være aktiv fagperson (Felt: Aktiv)
- Må ha tilknytning registrert (hvilken stedkode avhenger av hvor vedkommende er ansatt, kan være 185 50, 185 51, 185 52 eller 185 53 (Felt: Sted ansatt)
- Må ha intern e-post (Felt: E-post)
- Må ha et brukernavn (Felt: Brukernavn)
Eksempel: intern fagperson som mangler Aktiv = J men ellers OK.
Hvis mangler:
- Vanligste mangel på interne fagpersoner er Aktiv = J
- Dersom brukernavn/e-post mangler kan det bety at personen er i ansettelse og venter på ferdig kontrakt i SAP
- NB: personinfo på interne skal gå via SAP og vi registrerer ikke manuelt e-postadresser på disse. Ta heller kontakt med personal for å undersøke hva som er status for vedkommende
Eksterne sensorer
Følgende må være på plass for at en ekstern sensor skal opprettes riktig i Inspera:
- Må være aktiv fagperson (Felt: Aktiv)
- Må ha tilknytning til et sted på Medfak eks. 185 50 0 0 (Felt: Sted ansatt). For andre studier enn medisin er det naturlig å legge en ekstern på egen stedkode
- Må ha e-post (Felt: E-post ekstern)
Obs: Dersom ekstern sensor enten ikke er satt som aktiv, mangler tilhørighet eller mangler e-post i det hele tatt får du en feilmelding på eksamen etter at prøve er opprettet. Sensorer som mangler e-postadresse (i felt intern og ekstern) synces ikke over.
Startsted for alt arbeid med eksterne sensorer:
- Sjekk om ekstern sensor allerede ligger som fagperson via FS-bildet Person/Fagperson
- Hvis vedkommende ikke finnes fra før må han eller hun opprettes, ved mangler må info legges til. Bruk veiledning for Nyregistrering og oppdatering av informasjon om fagpersoner for disse to punktene.
Eksterne sensorer uten noen tidligere tilknytning til UIO
Dersom den som skal være sensor allerede ligger i Person/Fagperson-bildet oppretter du selv resten av tilknytningen: Aktiv fagperson = J, tilknytning til et sted på MED (Felt: Sted ansatt) samt e-post (felt: E-post ekstern).
Slik henter du e-postadresse for eksterne på riktig måte (se punkt 5).
Eksterne sensorer som ligger i Person/Fagperson, men uten registrering som sensor
Dersom ekstern sensor ligger inne i Person/Fagperson fra før av men uten eks. tilknytning til sted (Sted ansatt) eller e-postadresse, oppdaterer du det som mangler feltene i Person/Fagperson-bildet.
Ved manglende Ekstern e-post – hent dette inn via KORR. Slik henter du e-postadresse for eksterne på riktig måte (se punkt 5).
Eksterne som ligger inne med tidligere UiO-tilknytning, inkl. inaktiv FEIDE
Enkelte eksterne sensorer kan ligge inne med brukernavn og intern e-post-adresse fra UiO uten at de allikevel har en aktiv FEIDE-konto.
- Sjekk om FEIDE er aktiv: uio.no > søk på brukernavnet
- Hvis ingen treff er brukeren ikke aktiv.
Gjør dette:
- Registrer riktig ekstern e-postadresse.
- AF må oppdatere hvilken e-postadr. som ligger i Inspera. Send beskjed til superbruker for digital eksamen (navn, PLnr samt riktig ekstern e-postadresse).
- Send excel med etternavn, fornavn, PLnr og riktig ekstern e-postadresse til AF via fakultetskoordinator - for sjekk av at rett ekstern e-post-adresse ligger i Inspera
Informasjon om hva som skjer med brukerkontoen når en ansatt slutter.
Eksterne sensorer som endrer personinformasjon
Dersom ekstern sensor ligger inne med en gammel e-postadresse kan e-postinformasjon oppdateres via KORR. Slik henter du e-postadresse for eksterne på riktig måte (se punkt 5).
For en sensor som allerede har rettet i Inspera, vil personløpenr. være koblingen mellom FS-Inspera. Innloggingsinfo (brukernavn+passord) endres ikke. E-postadressen som mottar invitasjon til retting vil imidlertid bli endret.