Tilrettelegging ordinær eksamen

Steg-for-steg-veiledning for tilrettelegging ved MN-fakultetet

Behandle søknader i ephorte

1. I ePhorte klikk på søknaden du ønsker å behandle. Vurder søknad og dokumentasjon og behandle deretter.
2. Send svarbrev til studenten via ePhorte: Klikk deg ut i journalposten til studenten - deretter klikk på mappesymbolet til nyeste søknad og velg "Besvar/Avskriv" - "Svar med utgående post"
3. Det vil nå dukke opp et nytt vindu i ePhorte. Gjør først nødvendige endringer i "Innhold"- feltet, dvs. endre til "Svar på søknad tilrettelegging eksamen XXX XXX". Fjern ID. Deretter klikk i den tomme boksen under "Person" på raden hvor navnet til studenten står. Nå kan du skrive inn personnummeret til studenten under "Kortnavn". Når du er ferdig klikk et annet sted i vinduet.
4. Adressen til studenten vil automatisk bli fylt inn. Dobbeltsjekk gjerne med "Student samlebilde" i FS at adressen er riktig.
5. Klikk på "Lagre og nytt dokument" øverst i vinduet. Det vil nå dukke opp et nytt vindu: Velg "Brev fra UiO". Word vil nå åpne seg og du vil få opp en brevmal med studentens postinfo. Deretter kopier og lim inn vedtaksmal (dette finner du på (O:)- disken), husk å gjøre nødvendige endringer.
6. Når du er ferdig å redigere i Word, må du trykke på "Tilbake til ephorte" øverst til venstre på verktøylinjen. Det vil nå dukke opp et nytt vindu.
7. I dette vinduet må du klikke på "Til godkjenning" og deretter søke opp saksbehandler som skal godkjenne dokumentet. Klikk "Utfør" - Du vil nå kunne se saken under "Sendt til godkjenning" under "Mine saker og dokumenter".
8. Når dokumentet har blitt godkjent må det ekspederes slik at brevet sendes ut til studenten. Klikk på "Utgående brev til ekspedering" under "Mine saker og dokumenter".
9. Klikk på mappesymbolet på studentens journalpost under "Utgående brev til ekspedering" og "Ekspeder" - "Ekspeder elektronisk".
10. I vinduet som dukker opp sjekk at det står "Generell digital forsendelse" under feltet "Fors.måte." Deretter klikk "Ekspeder"- feltet helt til høyre skal nå bli grønt. Til slutt klikk "Lukk".

Registere tilrettelegging i FS

1. For å registrere innvilget tilrettelegging slå opp studenten i "Student vurdering samlebilde" i FS. En enklere måte å gjøre dette på er å kopiere studentnummeret fra ePhorte til FS.
2. Du vil nå få opp en liste over alle emner studenten er oppmeldt til. På emner med skoleeksamen markert med eksempelvis HØST klikk på et vilkårlig felt inne i emnetfeltet og deretter klikk "Registrer eks.tilpasning" oppe i høyre hjørne. OBS: Husk å velge riktig nivå, dersom emnet har et toppnivå (HS) skal du ikke registrere eks.tilp her, det må gjøres på undernivået (HS-S). Hvis emnet har midveiseksamen må du registrere eks.tilp på to undernivåer (en for midtveis og en for avsluttende)
3. Når du har gjort dette på alle emnene med skoleeksamen/kort hjemmeeksamen klikk på fanen "Eks.tilp". Her vil du få opp oversikten over alle vurderingsenhetene du har registrert eks. tilp. på. "Innvilget" må alltid settes til "J". På "Ekstra eksamenstid - timer" setter du den totale lengde tilleggstid på eksamen. Mengden tilleggstid må også skrives i "Merknad", slik at studenten ser det i Studweb. Klikk ut av nåværende felt for å lagre endringer. OBS: Hviletid skal ikke legges inn som tilleggstid, dette legges inn under "Romutstyr for eks.tilpasning" (mengden hviletid må skrives inn i "Merknad"). Andre typer tilretteleggingsbehov registreres under "Romutstyr for eks. tilpasning": Klikk CTRL-N inne i feltet for å opprette en ny rad og velg type tilrettelegging fra nedtrekksmenyen. Dette kan være for eksempel "Eget rom" og eller "Lingdys". Klikk ut av feltet for å lagre endringer.

Legge inn rom i TP og FS

1. Bruk rapport 530.001 "Spesialtilpasninger for vurdering" for å lage oversikt over alle kandidater med enerom eller mindre sal. Oversikt må tas ut etter at alle nye tilretteleggingssøkander er behandlet samt at studenter med permanent tilrettelegging er blitt registrert i eks.tilp. Bruk følgende filter for å hente ut oversikten til rapporten.

   Filter for FS530.001: ( romutstyr like ('%EGET ROM%')) or  (romutstyr like ('%MINDRE SAL%')) and  (vurdkombkode not = ('OBL1')) and (vurdkombkode = ('S') or vurdkombkode like ('%-S%')) and tilptype ='E' and  status_innvilget ='J' (vurdkombkode like ('%-%')) or (vurdkombkode = ('S')) or (vurdkombkode = ('M')) or (vurdkombkode = ('H')) or (vurdkombkode = ('H1')) or (vurdkombkode = ('H2')) or (emnekode ='IN2030') and tilptype ='P' and  status_innvilget ='E'

    

2. Alle plasser med mindre sal eller enerom må nå bookes i TP. Søk opp aktuelt emne under "Timeplanlegging eksamen". Under "Valgte rom" klikk blyantsymbolet ved siden en av de ordinære salene som allerede er reservert. Deretter trekk fra det totale antallet studenter ved emnet som har fått innvilget mindre sal eller enerom (en slik oversikt får du via FS-rapport "FS530.001 Spesialtilpasninger for vurdering"). Under "Romvalg" velg "Område" "Silurveien". Under "Velg rom" velg aktuelt rom og antallet plasser som skal reserveres. Klikk "Lagre" for å oppdatere endringer".
3. Studenter som skal ha enerom eller mindre sal må også romplasseres i FS. Søk opp aktuelle studenter i "Student vurdering samlebilde". Deretter klikk fanen "Eks.tilp" og velg "Eksamensrom (bygning-rom)" på alle vurderingsenhetene med skoleeksamen. I første nedtrekksmeny søk opp Silurveien (kode AN36) og velg riktig rom i neste nedtrekksmeny (du vil kun kunne velge rom som er reservert for emnet i TP). Klikk ut av feltet for å lagre endringen og det skal nå dukke opp en grønn hake på linjen med "Eksamensrom".

Slette enerom og mindre sal hvor kandidater ikke er oppmeldt lenger

1. Ca. den 23 oktober / 23 mars skal ansvarlig for tilrettelegging ta en gjennomgang av antall oppmeldte kandidater med enerom/mindre sal og slette rom som ikke lenger er i bruk i TP. Ved å gjøre dette innen utgangen av 23 okt/mars vil vi ha ryddet opp i totalantallet brukte rom før Silurveien gjør bestilling av vakter for enerom/mindre sal. 

Ressurskrevende tilrettelegging - gjør sjekk 15.sept/feb (midtveis) og 15.okt/mars (hovedperiode) opp mot frist S2

1. Lingdys. Inspera-eksamener er OK. Penn/papir: send minnepinne til S2. Filtrer ut I Excel (fra rapport) og sett opp plan. Må avtales med John/følges opp.
2. Lese-/skrivehjelp. Må fikses tidlig. 
3. Kontrastark og annet spesialutstyr.
4. Ekstern gjennomføring av eksamen. For eksempel for studenter som soner i fengsel under eksamen. Informasjon om gjennomføring må sendes til lokalt ansvarlig person (feks ved skoleavdelingen i fengselet). (legge inn epostmal) Husk å slette romplassering for slike kandidater 7 virkedager før eksamen.
5. Innvilget tilleggstid over vanlig sats/kombinert tilleggstid og hviletid? Silurveien må få beskjed om disse kandidatene, og følgende rutine må gjennomføres:
   1. Kandidater som sitter i ordinær sal og har inntil 1 time utvidet tid må flyttes til mindre sal 4C dersom de har eksamen på formiddagen og det er et kveldsskift i samme sal. Det er ikke behov for å gjøre noen endringer for kandidater som har inntil 1 time utvidet tid på kveldsskiftet i ordinær sal. Det samme gjelder dersom de allerede er plassert på enerom eller sal 4C, uavhengig om det er formiddagsskift eller kveldsskift.
   2. Hvis en kandidat har mer enn 1 time utvidet tid (inkl hviletid) og de er plassert på enerom på formiddagen på en dag med kveldsskift trenger vi å få beskjed. Dette er fordi at når man booker enerom i TP så booker man kun rommet for ordinær eksamenstid og det blir ikke tatt høyde for eventuell ekstra tid. Det vil derfor fortsatt være mulig for et annet fakultetet å booke enerommet på kveldsskiftet, selv om det egentlig ikke er ledig.
6. Praktisk eksamen/OSKE:
   1. Ekstra tid innvilges ikke som et tiltak på praktisk eksamen/OSKE, fordi dette kan føre til en faglig fordel for studenten.
   2. Det kan innvilges valg av plassering i pulje, studenten kan få mulighet til å starte tidlig eller sent på eksamensdagen.
   3. Ved dysleksi kan opplesing av eksamenstekst innvilges.
   4. Innvilgelse av tilrettelegging må avklares med eksamensansvarlige ved instituttet.

Kvalitetssikring av innvilget tilrettelegging

Ta ut liste, FS-rapporten "Spesialtilpasninger for vurdering", over kandidater med mindre sal/eget rom før fristen for romplassering 1. mars/1. oktober. Sjekk at alle registrert med denne tilretteleggingen er romplassert.

1 uke før midtveis og etter trekkfristen for eksamen: Gå igjennom alle emner for perioden, i FS-rapporten "Spesialtilpasninger for vurdering", og sjekk at studenter med registrert langvarig (P) tilrettelegging er registrert med eksamenstilpasning (E) i FS.

Registrere langvarig tilrettelegging

Viktig: Ta ut liste over all registrert tilrettelegging til utsatt eksamen