Sak 1 – Hvordan MN-arkiv fungerer v/ Hanne Eriksen
Det er viktig at vi er bevisste på den offentlige informasjonen som kommer ut, UiO skal ha en gjennomsiktig forvaltning. Dette gjelder også hvordan man som saksbehandler bruker lovgivning for å unnta noe fra offentlighet. Navn på personalmapper og studentmapper blir skjermet av arkivet. Dersom noen feilaktig har brukt tilgangskode SV på en journalpost, og senere velger å fjerne denne, så vær oppmerksom på at markering for unntatt offentlighet allerede er blitt flettet inn i word dokumentet.
Det er kun Ephorte som er godkjent som arkivsystem ved UiO, FS er ikke godkjent som system.
Det som er bra med Ephorte er at det er et felles system for lagring av dokumentasjon, det er personuavhengig, lett å skjerme opplysninger, gir brevmaler og mulighet for godkjenning.
Det finnes gode ressurssider på sidene for arkivtjenesten ved MN-fakultetet, med lenker til arkivrutiner (studie), superbrukere og veiledning Ephorte (bruk saksbehandler), og rutiner for behandling av innsynskrav.
En endring i arkivrutinen for godkjenning er at navn på studiested flyttes fra journalpost til sakstittel.
Det er laget faste titler på journalposter, se arkivrutiner for studie - Godkjenning av utdanning- rutine for arkivering. Dersom ingen titler passer, ta kontakt med MN-arkiv. Det er viktig at saksbehandling ikke skjer i tittel, men i brevet.
Ekstra korrespondanse i saken, f.eks. på e-post, bør legges inn som U eller I, bruk det siste som har skjedd i saken.
Dersom du slutter som saksbehandler i Ephorte må MN-arkiv få beskjed slik at saker kan settes til en annen.
Sak 2 – Gjennomgang av rutiner v/ Ellen og Ingrid
Ellen gikk igjennom dagens rutiner for godkjenning av utenlandsk utdanning, og Ingrid gikk igjennom de for norsk utdanning, se presentasjon.
I noen tilfeller får søkere fritak for et UiO-emne med et eksternt emne som ikke er på like mange studiepoeng, f.eks. emner ved NTNU på 7,5. Det er da viktig at søker i svarbrevet blir gjort oppmerksom på at du kun får med f.eks 7,5 studiepoeng, og ikke 10.
Det ble tatt opp om det er mulighet for å endre fristen for å søke forhåndsgodkjenning slik at dette kommer i gang tidligere.
Som saksbehandlere er det viktig at vi kjenner til Forvaltningsloven. § 11 sier bl.a. «Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar» og «I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt».
Forslaget om at fakultetet lager en internside som samler saksbehandlingsrutiner m.m. var noe som alle syntes var en god ide, og fakultetet vi derfor jobbe videre med dette.
Har instituttene malsvar til vedtaksbrev? Send i så fall maler til Ellen, både for norsk og utenlandsk. Kanskje kan vi samkjøre oss noe, og legge gode eksempler på malsvar på den nye internsiden.
Sak 3 – Saksbehandling – tidsbruk v/ Ingrid
Norsk utdanning: antall restanser i fak.adm: 25, institutt 96.
Utenlandsk utdanning: På møtetidspunktet var det ca.10 saker hvor fak.adm. ventet på svar på søknader som var 3 måneder eller eldre, og som lå hos instituttene og burde vært behandlet. Alle andre saker var under 3 måneder gamle.
Det kan være man ikke har avskrevet journalposter selv om de er behandlet, men dette må gjøres i Ephorte. Dersom vi som helhet ikke har tid til å gjøre den saksbehandlingen vi er pålagt å gjøre må vi se på ressursstyring. Opplever saksbehandlere på institutt at det ikke er nok ressurser og tid så meld også dette til fakultetet, i tillegg til egen leder.
Dersom fakultetet trenger innspill i en sak er det viktig at instituttene svarer så raskt som mulig slik at ikke saksbehandlingen stopper unødvendig opp.
Når saksansvarlig på fakultetet får kopi av svarbrev til søker, så skal alle aktuelle registreringer være gjort i FS slik at saken kan settes til "Behandlet" av saksansvarlig.
Det ble sendt rundt en liste med saksbehandlere på instituttene, og noen oppdateringer ble gjort. Se oversikt med saksbehandlere. Si ifra til Ellen dersom noen skal endres.
Sak 4 - Frie emner og utenlandsk utdanning / int.gruppa
Forslag at saksbehandling av utenlandsk utdanning som frie emner ikke sendes til institutt, men gjøres ved fakultetet. Dette var ok.
Det ble snakket om muligheten for at fakultetet også kan behandle vurdering mot obligatoriske emner dersom instituttene har gode oversikter med godkjente emner fra eksterne læresteder som er «vanlige» og hvor en vurdering er gjort tidligere. Dette gjelder både utenlandsk og norsk utdanning. Eventuelle oversikter må ha et tidsperspektiv. Ellen sjekker med instituttene som ikke var til stede og sender e-post til utdanningsledere om endring av godkjenningsrutinene. Internasjonaliseringsgruppa sender ut e-post til alle institutter med informasjon når endringen trer i kraft.
Sak 5 - Master: innpassing av masteremner i program v/ Marianne
Spørsmål: Hvor mange saker har dere hatt siden studiestart høsten 2018 og hva er rutinene?
- Geofag: 1 sak, søker via eget skjema, oppretter godkjenningssak i Ephorte.
- Kjemi: 0 saker, ikke eget skjema, behandles som en del av masteravtalen, usikker på bruk av Ephorte.
- Astro: 0 saker, søker pr. e-post, usikker på rutine.
- Matematisk: en del saker, søkere tar kontakt med Annika, svar på e-post, legges i arkivmapper lokalt.
- Fysikk: en håndfull saker, ikke eget skjema, behandles som en del av masteravtalen, i Ephorte.
- IFI: 4-5 saker, søker pr. e-post, behandles som en del av masteravtalen, i Ephorte.
Runden viste at det var mange ulike måter innpassing av masteremner ble gjort på. Henvendelser fra studenter kommer gjerne i løpet av første semester de går på masterprogrammet.
Sak 6 – Lektorstudenter og godkjenningssaker, info om gangen v/ Ingrid
Ble tatt under sak 2.
Annet som kom frem
- Regler for overlapp mot interne emner:
I vedtaksbrev fortelles det om overlapp, men det dukker ikke opp noe sted. Hvilke regler gjelder for overlapp? IFI, Fysikk og Matematisk bruker 6 studiepoeng overlapp som grense. Finnes det nasjonale retningslinjer for dette?
- Begrepsbruk:
det er viktig at vi bruker de samme begrepene rundt godkjenning av utdanning, og dette kan vi også ta med på en internside.
- Ephorte - avslutte saken:
Hvem har ansvaret for dette? Institutt? Fakultet? Her varierer det litt ift om det er utenlandsk eller norsk utdanning, vurdering mot obligatoriske eller frie emner. Det fremstår litt uklart og er derfor noe som vi må avklare bedre.
- FS – sette saken til behandlet:
Hvem har ansvaret? Her er et også litt uklart og det må ryddes i rutiner.
-
Forhåndsgodkjenning av UNIS-emner skal ikke til fakultetet.
Oppsummering
Vi opplevde at STUA-møtet var nyttig, og at det er et behov for å se på rutiner, lage internside for bedre opplæring, og vurdere mer samkjøring i saksbehandlingen. Det dukket opp flere spørsmål og behov for å jobbe videre med tema. Videre nå vil fakultetet samle trådene fra møtet og finner ut hvordan vi best jobber videre.