Veiledninger eksamensplanlegging i TP (BOTT-samarbeidet)
Opprettelse av vurderingsenheter
Hvert semester oppretter eksamenskontoret vurderingsenheter for kommende semester. Dette gjøres på bakgrunn av hva som ligger an til å opprettes i FS, og som enhetene da har kvalitetssikret i forbindelse med arbeid i EpN. Eksamenskontoret sender ut epost til enhetene når vurderingsenheter er opprettet.
Dersom enhetene oppdager at noe er blitt feil (vurderingsenhet som ikke er opprettet som skulle vært opprettet eller omvendt) sender de tilbakemelding om dette så raskt som mulig til eksamenskontoret i kvalitetssikringsprosessen med EpN. EpN-ansvarlig oppdaterer FS for grunnlagsdata, og TP-ansvarlig oppdaterer FS for semesterdata. Det fins en egen epostadresse for grunnlagsdata.
Eksamensplanlegging for "skoleeksamener" (eksamener som benytter Silurveien)
Innmelding av aktuelle eksamensperioder
Når vurderingsenhetene er opprettet setter eksamenskontoret opp individuell tid som kan velges blant, for studiekonsulenter som trenger bistand til å legge inn forhåndsdata for neste semesters skoleeksamener i TP, og informerer om disse tidene på: studiekonsulent(at)uv.uio.no. Sett frist for når studiekonsulentene må ha bestilt tid. TP-ansvarlig setter deretter opp avtaler om møtetider, som foregår enten fysisk eller ved møteinnkalling i Zoom med studiekonsulenter som melder om behov for møte.
Utkast epost til enhetene
"Hei alle som har emner med skoleeksamen sett inn semester!
Fristen for å registrere forhåndsdata for sett inn semester. er xxxxxxx. ,Vi trenger forhåndsdata i TP om hvilke uker det er mulig å ha skoleeksamen i de aktuelle emnene, samt om emner som skal ha eksamen samtidig, ikke kollidere, og antall kandidater dere beregner og lignende. Se veiledning for disse dataene: Grunnlagsdata for automatisk planlegging av eksamen UiO - For ansatte - Universitetet i Oslo
Dere må oppgi hvilke uker mellom undervisningsslutt og slutten av semesteret det er mulig å legge eksamen i. Vi kan dessverre ikke oppgi hvilke uker som passer best, og ikke hvilke enkeltdager vi ønsker skoleeksamen på, men må oppgi de ukene som det er mulig å ha eksamen i.
Der hvor det er helt spesielle grunner til at en eksamen ikke kan falle på en spesifikk dag, kan systemet ta hensyn til det. Dersom eksamen skal være veldig tidlig eller sent i semesteret, er det greit å ønske spesifikke dager.
Vær oppmerksom på følgende ved eksamener som varer mer enn 4 timer:
" ...fra høsten 2019 vil eksamener på 4 timer eller mindre få prioritet i eksamensplanleggingen og legges først. Lengre eksamener legges i annen runde og til perioder der det finnes ledig kapasitet. Fakulteter med lange eksamener vil måtte belage seg på å få eksamen på tidspunkter utenfor ordinær arbeidstid. Det vil si at lengre eksamener vil kunne måtte legges til eksamensskift som avslutter sent (etter kl. 18:30), lørdager eller utenfor hovedeksamensperioden." (TP administrasjonen sentralt)
Registrering i TP
Eksamenskontoret følger opp eksamensplanleggingen med UiO sentralt, og tar kontakt med studiekonsulentene ved uklarheter i TPs forhåndsdata i tiden før fristen for fakultetene (som kan settes til 1-2 uker før fristen i: Fremdriftsplan for timeplanlegging av undervisning og eksamen vår 2025 - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)), og registrerer eventuelle forbedringer i forhåndsdataene/ retter opp feil i TP.
Etterarbeid
Når eksamensplanen ved UiO er lagt, sjekker eksamenskontoret at de tildelte datoene er i overensstemmelse med instituttenes registrerte data, og informerer enhetene om at datoene er på plass. I tiden før publisering av semestersider og etter at TP sentralt har gitt beskjed om at eksamensdatoene er bestilt, minner ansvarlig for eksamensplanlegging studiekonsulentene også om å legge inn eksamensdatoer og trekkfrister for eksamener med annen eksamensform enn skoleeksamener og kjører rutinen 508.004, som setter trekkfrister basert på eksamensdatoer som er bestilt.
Eksamensplanlegging for andre eksamensformer
Dette legger normalt enhetene selv lokalt. Endelig fastsettelse av datoer gjøres gjerne etter at "skoleeksamener" er lagt, med tanke på å unngå kollisjoner.
Noen viktige punkter å huske på:
- Unngå kollisjoner. For eksempel: dersom en hjemmeeksamen normalt tas i samme semester som en eller flere andre eksamener, må den legges til en annen periode enn disse.
- Tenk gjennom avslutningstidspunktet for hjemmeeksamener, semesteroppgaver etc. Kommer det til å være noen tilgjengelig for å kunne hjelpe studenter som får problemer rett før fristen? Hva blir innleveringstidspunktet for studenter som får tilrettelegging med ekstra tid?
- Er det eksamener som ikke bør legges til bestemte tidspunkt av semesteret? (For eksempel kan det gi uheldige utslag dersom avsluttende eksamener på bachelor legges så sent i semesteret at sensur ikke er klar i god nok tid før 1. juli, med tanke på masteropptak).