1. Sjekk om søknaden er fullstendig.
- Er det tydelig hva det søkes om?
- Er all nødvendig dokumentasjon lagt ved? (Dvs emnebeskrivelser og pensumlister for emner der det er behov for faglig vurdering, og karakterutskrift for emner fra institusjoner som ikke inngår i resultatutveksling). Husk at du finner resultatene fra de fleste eksterne norske institusjoner i FS.
- Er studenten tatt opp til et program hos oss? (Må være tatt opp ved et program for at vi skal kunne godkjenne ekstern utdanning inn i et program. Obs: for master i utdanningsledelse bes søkere søke godkjenning samtidig som de søker opptak). Ved søknad fra student uten opptak til program - sjekk om det egentlig er en søknad om fritt sammensatt bachelorgrad.
Ved eventuelle mangler sender du en epost via ePhorte og etterlyser manglende dokumentasjon/informasjon.
2. Opprett sak i FS og se hva som må gjøres videre.
Trengs det en vurdering fra institutt/annet fakultet? I så fall går du videre til punkt 3, hvis ikke går du videre til punkt 4. Tommelfingerregel: exphil, exfac, frie studiepoeng og fullførte 40-grupper kan saksbehandler vanligvis vurdere på egenhånd. Dersom studenten ber om innpassing av deler av en emnegruppe, eller ønsker å erstatte konkrete emner, må vanligvis aktuelt institutt/fakultet involveres. Ved tvil om exphil, kontakt HF. NB: Godkjenning av hele lærerutdanninger fra utlandet gjøres av HK-dir.
Vær oppmerksom på at studiepoeng/fagskolepoeng fra fagskoler ikke uten videre kan innpasses.
3. Oversendelse for faglig vurdering
Lag et oversendelsesnotat (N-notat) i ephorte. Dersom saken gjelder en vurdering ved et av UVs institutter sender du notatet ufordelt til det aktuelle instituttet. (Mottaker blir da UV ILS, UV IPED, UV ISP eller UV CEMO). Dersom saken må vurderes utenfor UV sender du notatet ufordelt til det aktuelle fakultetet. (MN ønsker at oversendelser som handler om norsk utdanning skal settes direkte til ingsand.) Vær tydelig i oversendelsen (hva ber vi konkret om at de skal vurdere)! Send et midlertidig svar til søker med epost fra ephorte med informasjon om at søknaden er mottatt og sendt til institutt/fakultet for vurdering. Dersom noe kan besvares straks (som exphil), gjør dette. Når du mottar svar fra det aktuelle instituttet/fakultetet, gå til punkt 4.
4. Vurder søknaden.
Innhent råd fra andre saksbehandlere hvis du er i tvil.
5. Skriv brev til studenten i ephorte.
Svaret skal være spesifikt når det gjelder hva som faktisk er godkjent, skriv hva som erstatter hva, emne for emne. Brevet sendes på godkjenning hos nærmeste leder. Husk klageadgang. Send ut brevet til søker. I saker som gjelder lektorprogrammet ønsker ILS å bli satt på kopi.
6. Registrer i FS
Registrer ferdig godkjenningssaken i FS. Dette inkluderer også registrering av evt fritak fra obligatoriske komponenter og registrering av godkjente forkunnskapskrav. Husk å legge emnene til i studentens utdanningsplan I bildet Utdanningsplan (gå fra godkjenningssaken) velger du fliken Vitnemål og DS, og legger inn en merknad under "Merknad for vitnemålsgrunnlag").
Merknadstekster
Bokmål
For emner som er innpasset, se egen karakterutskrift.
Emne X som kan inngå i grad med et omfang tilsvarende Y studiepoeng, inngår i denne graden med Z studiepoeng.
Engelsk
Grades awarded by other institutions must be documented by a separate transcript of records.
The course from XXXX generates XX credits, XXX of which count towards this degree.
Nynorsk
For emne som er innpassa, sjå eiga karakterutskrift.
Emne (flertall: emna) X som kan inngå i grad med eit omfang tilsvarande Y studiepoeng, inngår i denne grada (el. graden) med Z studiepoeng