1. Sjekk hva det søkes om og om søknaden er fullstendig
- Åpne saken i ephorte og sjekk: Er all nødvendig dokumentasjon lagt ved, og er den gyldig? Se dokumentasjonskrav til søknad om endelig godkjenning. Det skal framgå tydelig på en karakterutskrift at det er en offisiell karakterutskrift/ record of transcript, og ikke en semesteroversikt over eksamen/summary etc.
- Sjekk studentens status i FS:
- Studenten må være tatt opp til et studieprogram ved UV for at vi skal kunne godkjenne ekstern utdanning inn i et studieprogram. Sjekk programstatus i FS - Student Samlebildet. Dersom studenten søker innpass i et annet studieprogram enn UVs, videresendes søknaden til rett fakultet.
- Sjekk i FS at type utveksling (ERASMUS, NORLYS osv), utvekslingssemester og aktiv studieprogramstatus stemmer overens med søknaden (FS - Utvekslingsmodulen - utvekslingsperson samlebilde).
- Er det registrert en forhåndsgodkjenning på samme studiet studenten søker innpass for?
- Studieprogramsider. Sjekk eventuelt studieløpet på studieprogramsidene for informasjon om faglige krav i utvekslingssemesteret og FS student samlebilde - utdanningsplan for emner som ønskes erstattes.
- Learning Agreement. Dersom studenten har vært på Erasmus-avtale, skal fullstendig utfylt og signert Learning Agreement følge søknaden. Sjekk at info, dateringer og signaturer i den er korrekt, og at den er ett helt dokument (d.v.s. ikke satt sammen av to ulike versjoner, klippet og limt sammen fra ulike etc). Se mer info om OLA/LA under pkt 3.
Se eventuelt mer forklaring av FS-bildet Utvekslingsperson og Godkjenningsbildet i veiledningen til Forhåndsgodsgodkjenning til Lånekassen
2. Opprett godkjenningssaken som innpassing i FS
FS veiledning for opprettelse av godkjenningssak og saksbehandling i FS
Pass på å opprette saken fra rett saksbilde i godkjenningsmodulen, siden studenten kan ha flere godkjenningssaker i FS. Du oppretter godkjenning/innpass fra en allerede ferdigstilt forhåndsgodkjenning som godkjenningen skal baseres på.
FS: søknad om innpass av sommerkurs, f.eks NORKURS
Andre studenter som søker om innpass for utenlandsopphold registreres på vanlig måte kun i godkjenningsbilde.
- Registrér utenlandsoppholdet om sommeren med Avtaleid 11 ( se bilde under). Trykk på contr T i feltet for Eksternt sted, for å finne utenlandsinstitusjonen.
- Når utvekslingspersonbildet er ferdig og lagret, opprettes det automatisk en godkjenningssak i godkjenningssak samlebilde. Registrér det som innpassak.
- Søker må ha levert gyldig dokumentasjon i form av offisielt dokument som viser antall ECTS, bestått eksamen og nivå.
- NORkurs kan innpasses som valgfritt 2000/4000-emne i nordisk, lektorprogrammet, og skal derfor ikke oversendes til HF for faglig vurdering.
- Kurset registreres med 10 sp som innpasses i graden med 10 sp dersom det er plass til det i utdanningsplanen, og skal rapporteres til Lånekassen dersom det innpasses. Dersom det ikke skal innpasses, rapporteres det ikke til Lånekassen.
3. Bruk merknadsfeltene i godkjenningsbildet aktivt
Bruk merknadsfeltene i FS aktivt slik at sakens status framgår tydelig og klart.
Merknadsfelt i FS-student samlebilde
Brukes av alle andre enn saksbehandler på godkjenningssaken det gjelder.
Andre institutt/fakultet legger inn sine faglige vurderinger her, som er veiledende for saksbehandlerne på saken.
Merknadsfelt i FS - godkjenningsbildet
Brukes kun av saksbehandler. Det er viktig at merknadsfeltet oppdateres i FS, slik at andre enn saksbehandler, og som ikke har ephorte-tilgang som f.eks infosentrene, kan sjekke status på saken.
4. Sjekk om avlagte emner er i overenstemmelse med det som er forhåndsgodkjent. Eventuelt om det finnes informasjon om avtalt endring av emner i løpet av oppholdet.
- Sjekk vedtaksbrev for forhåndsgodkjenning opp mot studentens søknad.
- For UVs studenter på IPED og ISP gjelder UVs internrutine for registering av emneendringer i fs og i learning agreement del 2 Changes to Learning agreement.
- Studenten må dokumentere bekreftelse på eventuell emneendring i søknaden. Sjekk om det studenten eventuelt viser til er lagt inn i som merknad i FS - student samlebilde. Dersom det ikke finnes info i FS kan du be studenten om å ettersende dokumentasjon på kommunikasjon om forhåndsgodkjent emneendring.
- Learning agreement skal kun inneholde emner som er forhåndsgodkjent, enten det gjelder før utvekslingen eller ved endringer av emnepakken, og der signaturer fra UiO bekrefter gyldigheten. Siden rutinene for OLA på UIO ikke nødvendigvis er helt innarbeidet, må OLA fra andre fakultet inntil videre (mars -23) sees på som veiledende for saksbehandler. Se mer info om OLA/LA under pkt 1.
Etterlys manglende dokumentasjon/informasjon
Dersom søknaden er ufullstendig må saksbehandler be studenten om å ettersende oppklarende/ fullstendig informasjon og /eller dokumentasjon, slik at grunnlaget for saksbehandlingen blir tilstrekkelig. E-post til studenten skal sendes via ephorte.
Dersom det dreier seg om ettersending av dokumenter/ dokumentasjon må saksbehandler be studenten om å ettersende det til UV studieinfo på e-post: uv-studieinfo@uv.uio.no. Studenten må i e-postens Subjectfelt skrive "saksnummer xxx/xxx - ettersending av dokumentasjon til søknad om godkjenning av ekstern utdanning ".
Saksbehandler skriver i FS godkjenningsbildet - merknadsfeltet at vi har etterspurt mer dokumentasjon eller annet fra student, med dato og initialer. Det forutsetter at det allerede er opprettet en godkjenningssak/innpass i FS.
UV info og saksbehandlere kan dermed lett sjekke og få oversikt over status på sak.
Brukerveiledninger for brev (også e-post) i ephorte
All e-post-korrespondanse av betydning for saken må legges inn i saksmappen i ephorte.
5. Videre saksgang
1. Dersom emnene tatt på utveksling stemmer overens med det som er forhåndsgodkjent eller dokumentert avtalt i løpet av oppholdet
Gå til punkt 6
2. Om emnene tatt på utveksling ikke stemmer overens med det som er forhåndsgodkjent eller avtalt i løpet av oppholdet, men ...
Dersom studenten viser til kommunikasjon med et institutt (gjelder ikke IPED eller ISP - se UVs internrutine) vedrørende forhåndsgodkjent emneendring, og det ikke finnes dokumentasjon, kan vi i unntakstilfeller spørre aktuelt institutt.
Det gjelder kun i de tilfeller der det virker svært sannsynlig at det har vært en kommunikasjon med UiO. F.eks. at studenten viser til en uklart e-post fra et institutt, som samsvarer med info i OLA./LA. Evt en fullstendig og ryddig OLA.
Det vil i så fall også kun gjelde lektorstudenter på avtaler utenom UVs avtaler via HF (faginstitutt) eller SV fakultetet (SV infosenter). For UVs studenter på UVs avtaler gjelder alltid fakultetets rutinebeskrivelsen.
Eventuell forespørsel for å få bekreftelse på forhåndsgodkjenning av endret emnepakke sendes på e-post via ephorte.
3. Dersom det ikke foreligger gyldig dokumentasjon på endret forhåndsgodkjenning
Oversendelsesnotat (N-notat i ephorte) sendes til aktuelt institutt (ved UV) / annet fakultet på UiO for faglig vurdering.
- Oversendelse til UVs institutter: Dersom saken gjelder en vurdering ved et av UVs institutter sendes notatet ufordelt til det aktuelle instituttet. Mottaker blir da UV ILS, UV IPED, UV ISP eller UV CEMO. Til saker som gjelder lektorprogrammet settes teamleder for lektorprogrammet på kopi, Lisa Utnem, lisa.utnem@ils.uio.no.
- Oversendelse til HF: Send direkte til tidligere saksbehandler på saken ved HF, det vil si mottaker og saksbehandler på oversendt vurdering av forhåndsgodkjenning fra UV. Dersom saken ikke tidligere har vært til vurdering, sendes saken ufordelt over til HF STUD.
- Oversendelse til andre fakultet: Sendes ufordelt til det aktuelle fakultetet. Relevante mottakere er SV ADM, TF ADM, MN ADM.
Relevante brevmaler ligger i fellesmappen for godkjenning av utenlands utdanning: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning
Saksbehandler sender et foreløpig svar til søker med e-post fra ephorte med informasjon om at søknaden er mottatt og sendt til institutt/fakultet for vurdering.
Opprett saken i FS, jamfør pkt 4, og sett saken "UNDER BEHANDLING". Legg inn i merknadsfeltet i godkjenningsbildet hvor saken er videresendt, dato og dine initialer.
Når du mottar svar fra det aktuelle instituttet/fakultetet, svarer du studenten jamfør pkt 5 og avslutter saken både i ephorte og FS (jamfør pkt 4).
6. Resultat av saksbehandlingen - registreringer i FS
Dersom saken kan ferdigstilles fortsetter du med følgende, jamfør FS-veiledningen:
Registrere ekstern utdanning i Person eksternstudium ( gå fra Godkjenningssak samlebilde)
- Registrere omfang ( gå fra Person eksternstudium til Godkjenningssak samlebilde)
- NB! registeringer Lånekassen trenger til sin saksbehandling
- Legge emnene til i studentens utdanningsplan ( gå fra Godkjenningssak samlebilde -- Student samlebilde - Utdanningsplan).
- Legg til vitnemålsmerknad i bildet Utdanningsplan. Du bruker fliken Vitnemål og DS, og legger inn en merknad under "Merknad for vitnemålsgrunnlag". Mal for merknadstekster finnes i godkjenningsmappen på fellesområdet, jamfør ovenfor.
- Husk å registrere saken som BEHANDLET. Gå ut av godkjenningssaken og inn igjen for å sjekke melding midt på siden som bekrefter at data er klart til overføring til Lånekassen.
7. Svare studenten via ephorte
Brukerveiledning i ephorte for saksbehandlere.
Når du mottar svar fra det aktuelle instituttet/fakultetet, kan du svare studenten via ephorte.
Svaret skal være spesifikt på hva som faktisk er godkjent; hva som erstatter hva, emne for emne.
Relevante brevmaler ligger i fellesmappen for godkjenning av utenlands utdanning: \\kant\uv-felles\uvsek\studie\godkjenning_utenlandsk_utdanning. Alle skal inkludere informasjon om klagemulighet.
Interninfo om klageadgang du som saksbehandler bør kjenne til.
Brevet i ephorte sendes på godkjenning til nærmeste leder.
Til saker som gjelder lektorprogrammet settes teamleder for lektorprogrammet på kopi, Lisa Utnem, lisa.utnem@ils.uio.no.
8. Ressurser
Ephorte-veiledninger med kontaktinfo for brukerstøtte