Når du mottar en klage:
- Henvis studenten til kontaktperson på instituttet og/eller fakultetet. Du kan også anbefale melding i SiFra! systemet Alle saker som meldes inn behandles konfidensielt.
- På instituttet er det Yngvild Dahl som er kontaktperson. Studenten kan også orientere seg om rettigheter ved bl.a. å lese fakultetets og universitetets nettsider.
Det er særlig klager på psykososiale forhold som håndteres av instituttene.
Psykososialt læringsmiljø omfatter psykologiske og sosiale faktorer som har konsekvenser for trivsel, helse og yteevne på studiestedet. Dette inkluderer blant annet mellommenneskelige samspill og trygghet mot psykiske skadevirkninger.
Klager på fysiske forhold rettes til Teknisk avdeling eller fakultetet.
Hva skal skje når noen klager?
- Den som mottar klagen har ansvar for å rette den videre til det aktuelle institutt, fakultet eller teknisk avdeling. I og med at klagene kan meldes inn på ulike måter og til ulike instanser, må den som mottar klagen, evt. rette den videre gjennom sine kanaler. Det gjelder enten om klagen mottas av studentorganer, vitenskapelige ansatte, administrativt ansatte på instituttet/fakultetet/sentralt. Hvis klagen meldes i SiFra! systemet, er det kontaktperson på UV-fakultetet som vurderer hvordan saken skal følges opp og eventuelt oversender til instituttet.
-
Kontaktpersonen/ansvarlig person ved enheten har det videre ansvar for oppfølging, og evt. å henvise videre til riktig person i linjen der det er nødvendig.
-
Enheten som behandler saken har ansvaret for at klagen gjennomgår en saksbehandlingsprosess, dvs innsamling av informasjon, konsultere alle parter osv, jfr. Forvaltningsloven. Det kan være aktuelt å konsultere med UiOs samarbeidspartnere, f.eks. SiO, fakultetet eller UiO sentralt.
-
Viktige prinsipper i saksbehandlingen:
- Alle saker skal søkes løst på lavest mulig nivå
- Alle saker skal søkes løst i linjen
- Alle saker skal søkes behandlet uten ugrunnet opphold, jfr. Forvaltningsloven. Noen saker vil kreve umiddelbar behandling.
- Alle ansatte skal kjenne til rutinene for oppfølging av studenthenvendelser slik at saker kanaliseres riktig
- Kontaktpersonene er ansvarlige for oppfølging av læringsmiljøsaker på enhetene
Ansatte har plikt til å følge opp henvendelser fra studenter i tråd med forvaltingsloven, offentlighetsloven, universitets- og høyskoleloven, samt UiOs serviceerklæring.
Noen retningslinjer for hvordan klagene skal håndteres/saksbehandling:
Alle saker som meldes inn skal følges opp og alle studenter skal bli hørt. Oppfølging av klager kan gjøres skriftlig eller muntlig. Alle sider ved saken skal vurderes og en løsning skal søkes, evt. avklare saken.
-
Henvendelsen skal rettes og følges opp på lavest mulig nivå. I noen tilfeller er det naturlig at SiO konsulteres og evt. følger opp henvendelsen. Dette må skje i samråd med studenten.
-
Innkall studenten til en samtale. Henvendelsen kan følges opp muntlig. Det skal dokumenteres hva forholdet gjaldt og hvilke tiltak som er iverksatt.
-
Klagen involverer en ansatt:
a. Instituttleder må involveres
b. Studenten innkalles til samtale
c. Den ansatte innkalles skriftlig til et møte med instituttleder for å høre vedkommendes versjon. Den ansatte har rett til å ha med seg en advokat eller annen fullmektig. Det skal skrives referat.
d. Ansatt har opptrådt kritikkverdig: Dersom instituttleder etter møtet mener at den ansatte har opptrådt kritikkverdig, må saken håndteres som en personalsak. Ansvarlig linjeleder følger opp.
-
Klagen gjelder en medstudent:
a. Studentene innkalles skriftlig til samtaler for å høre begges versjon.
b. Den personen som anklagen retter seg mot har rett til å ha med seg advokat eller annen fullmektig. Det skal skrives referat.
c. Ved grunnlag for en reaksjon: Studenten kan motta skriftlig advarsel fra UiO. Dersom ikke studenten retter seg etter advarselen, kan utfallet av saken resultere i utestenging fra UiO, jfr. Universitets- og høyskoleloven § 4-8.