Hensikten med emneavklaring og emneopptak for innreisende utvekslingsstudenter er ønske om forutsigbarhet både for studenter og for oss. UV ferdigstiller emneavklaring på alle UV-emner før studentweb åpner første runde, og opptak til UV-emner er ferdig før sommerferie/juleferie.
Det betyr:
- sørge for at studenter får oversikt over hvilke emneønsker som er tilgjengelig for de/hvorvidt de kan ta et emne, enten innenfor fag eller emner før studentweb åpner første runde
- info om og tilgang til å søke på disse
Emneavklaringsprosessen samkjøres av fakultetskoordinatorene, og hver enkelt fakultetskoordinator er ansvarlig for å organisere emneopptaket på sitt fakultet. Spørsmål knyttet til emneopptaket i første opptaksrunde rettes derfor til UVs fakultetskoordinator.
Instituttene: emnetilbudet til innreisende utvekslingsstudenter
Instituttene kvalitetsikrer emnetilbudet innen fristene for oppdatering av treårsplanen i april/oktober. Det inkluderer blant annet å sjekke med faglige emneansvarlige at emner fungerer bra for innreisende studenter og kan tilbys denne gruppen.
- Emner på nett kan ikke trekkes etter at emnepåmeldingen har startet.
- Dersom en student er emneavklart og har fått opptak til et emne, skal ikke dette opptaket kunne trekkes.
Instituttene: sørge for at FS er oppdatert i forkant av hvert emneopptak med blant annet:
- Emnet må ha registrert riktig antall plasser som skal være tilgjengelig for opptak
- FS må være oppdatert med egenoppmelding vs opptak ved søknad
- Sjekk at emner i FS som skal tilbys utvekslingsstudenter er knyttet til studieprogram
UTV-UVLAV og UVUTVMAS.
Opptaksvurdering (emneavklaring) i november/mai
Når studenter søker opptak til UiO (innen fristene 1/11 og 1/5) må de i onlinesøknaden skrive opp hvilke emner de ønsker å ta. Emneavklaring/opptaket i første runde er basert på dette. Emneavklaringen gjøres i løpet av november for opptak til vårsemesteret og i løpet av mai for opptak til høstsemesteret.
Studenter som tar direkte kontakt med instituttene vedrørende søknad til emner i denne perioden (d.v.s. før studentweb åpner for søknad/påmelding 1. runde) skal videresendes til uv-studieinfo@uv.uio.no.
Det tilbys kun studier på emner med emnekode, og ikke andre ikke-registrerte studietilbud som placement/internship/fieldwork. Sistnevnte studieønsker lukes ut og vil ikke bli videresendt instituttene.
Fakultetskoordinator: forbereder oversikt over emneønsker
- Emneønsker samles i exelark, ett for hvert fakultet, i egen semestermappe på fellesområdet for UV-INT-nettverket.
- Fellesområdet: U:\felles\Studier\Internasjonalisering_felles\EMNEAVKLARINGER FOR INNREISENDE UTVEKSLINGSSTUDENTER
- Fakultetskoordinator sender e-post om emneønsker til sitt fakultets instituttkontakter begynnelsen av november (for INN-VÅRSEM) og begynnelsen av mai (for INN-HØSTSEM), altså i god tid før studentweb åpner i første opptaksrunde desember/juni.
- Emneønskene gjelder for innreisende utvekslingsstudenter på UiO-avtaler og på UV-avtaler som skal ta UV-emner. Oversikter over emneønsker fra andre fakulteters avtaler kommer senere.
Alle: Vi bruker exelark til emneavklaring før studentweb åpner i juni/desember for emnesøknad/påmelding første runde i mangel av godt verktøy i FS. Etter dette skal exelarket IKKE oppdateres eller brukes som oppslagsverk. FS er primærkilden.
Institutt: Oppskrift på opptaksvurdering til emner/emneavklaring
- Instituttkoordinator sjekker en students karakterutskrift i fs-modulen Opptak - bilder - søknad samlebilde. Opplastet dokumentasjon finner du under flappen Dok.
- Dersom det er flere studieadministrative på instituttene som emneavklarer innreisende studenter, har instituttkoordinatoren ansvaret for å koordinere dette internt på sitt institutt.
- Dersom det er behov for ytterligere dokumentasjon må instituttkoordinator selv ta direkte kontakt med studenten. Studenten er forpliktet til å levere nødvendig dokumentasjon på engelsk. NB! Sjekk at studenten ikke har trukket seg fra utvekslingsoppholdet før du eventuelt tar kontakt. Kansellert utvekslingsopphold registreres som "trukket" i merknadsfeltet i fs-modulen Opptak - bilder - søknad samlebilde (synlig øverst og midt på siden).
- Instituttkoordinator markerer resultat av emneavklaring i exelarket med farger:
- grønt = får opptak/er kvalifisert
- gult = kan få opptak, eller emneavklaringen er under behandling/ vet ikke ennå
- rødt = får ikke får opptak
- Begrunn avslag og lignende i merknadsfeltet, slik at fakultetskoordinator kan begrunne ovenfor studenten.
- Vi jobber alle i samme exelfil, men kun én person kan være inne av gangen. Lagre og lukk filen når du er ferdig!
- Instituttkoordinator legger emner som studenter er kvalifisert til i utdanningsplanen under studierett UVUTV for BA-emner eller UVUTVMAS for MA-emner, slik at de selv kan melde seg til emner.
- Instituttkoordinatoren for emneavklaring melder i fra til fakultetskoordinator når emneavklaringen er ferdig på instituttet. Emneavklaringen må være ferdig innen oppgitt frist, som er 1-2 uker før Studentweb åpner.
Fakultet: e-post via FS til studentene om resultat av opptaksvurdering/ emneavklaringen før studentweb åpner 1. runde.
Noe dialog tas direkte med studentene om eventuelle emneendringer før studentweb åpner, men i hovedsak er UV studieinfo kontaktpunkt.
Studenter som tar direkte kontakt med faglige/administrasjon ved instituttene før studentweb åpner i juni/desember skal videresendes til e-post: uv-studieinfo@uv.uio.no.
NB! Exelarket brukes kun til emneavklaring før studentweb åpner, og skal ikke oppdateres etter dette.
Videre emnevurdering/opptak etter dette skal kun skje i FS.
Emneopptak i studentweb - første og andre runde
Fakultetskoordinator sender e-post via FS til studentene om resultat av emneavklaringen før studentweb åpner 1. runde.
Kontaktpunkt er i all hovedsak UV studieinfo.
Studenter som tar direkte kontakt med faglige skal videresendes UV-studieinfo, dersom ikke forespørselen gjelder emner på instituttet de allerede er påmeldt eller i dialog om med en administrativ. I så fall blir studenten fulgt opp der.
Infosenteret er alltid studentenes kontaktpunkt f.o.m. perioden når studentweb er åpen t.o.m. 1. september/ 1. februar for spørsmål om plass på andre emner. De vil bli henvist til rett instans.
Se interninstruks for UV info for mer informasjon.
Emnepåmeldingen for UVs avtalestudenter på UV-emner skal være ferdig før jule- og sommerferien. Bekreftelse på opptak til emner på andre fakultet kan komme så sent som ved semesterstart (mer info i UV infos interninstruks).
NB! Exelarket brukes til emneavklaring før studentweb åpner, (1. juni/1. desember) og skal ikke oppdateres etter dette. Videre emnevurdering/opptak etter dette skal kun skje i FS.