Veiledning av emner
Studieprogrammet kan veilede framtidige utvekslingsstudenter i valg av emner ved utvekslingsstedet. Veiledningen er ingen forhåndsgodkjenning, men kan gi en pekepinn på at en tentativ emnepakke/ emner studenten er interessert i ved et utvekslingssted er innenfor de faglige kravene til studieprogrammets utvekslingssemester.
Hensikten med veiledningen er å i størst mulig grad sikre at studenter søker opptak til utvekslingssteder med et emnetilbud som lar seg innpasse i studieprogrammet.
Dette er kun relevant for studentgrupper som har faglige krav til emnevalg i utvekslingssemesteret. Tidsperioden for denne type veiledning er generelt fra før søknad til UiO om utveksling (15/2 og 15/9) til godt uti det påfølgende utvekslingssemesteret.
Forhåndsgodkjenning søker studenter om kun én gang innen faste semestervise frister, og det skrives ett offisielt vedtaksbrev.
Online learning agreement (OLA). Learning Agreement (LA) i papir er under utfasing. OLA er et Erasmusdokument som følger studenten hele utvekslingsoppholdet, og der det kun skal eksistere ett dokument per student. Learning agreement viser til forhåndsgodkjente emner og emner studenten faktisk tar på utveksling.
Instituttene: Veiledning av emner – før søknad om utveksling
- Gjelder hovedsakelig i perioden mellom siste infomøtet for utveksling og noen dager før søknadsfristen.
- Veiledning skjer med kontaktpunkt for utveksling på instituttet, eventuelt involveres undervisningsleder eller faglig ansvarlig for avtale.
- Registrer i FS, Student samlebilde, under Merknad, hva veiledningen har resultert i slik at forhåndsgodkjenningen eventuelt kan gå raskere. Det er viktig at alle emner med kode, navn og credits registreres. F.eks: 2055MED Introduction to health promotion, 10 credits. 2043PSYsdfsdf, 10 credits osv, og hva dette erstatter. F.eks. studieretning ped-psyk 5. semester, BA ped.
- Oppdater merknadsfelt i FS dersom studenten endrer emnepakke etter å ha reist ut. Skriv opp hele den nye emnepakken med kode, navn og credits.
Instituttene: Veiledning knyttet til endringer av emner/emnepakke – etter å ha takket ja til utveksling og fram til senest fem uker etter studiestart ved utvekslingsstedet
Veiledningsprosessen er delvis parallell og delvis uavhengig av saksbehandling av forhåndsgodkjenning. Grunn: Opptak til emner og emneendringer ved utvekslingsstedet skjer som regel over en lengre periode og er ulik fra sted til sted. Forhåndsgodkjenning skjer én gang til ca fast tid.
- Emneendringer i forbindelse med et utvekslingsopphold kan skje fordi:
- tidligere oppgitt tentativt emnetilbud er annerledes enn reelt emnetilbud.
- studenten ikke har gjort ferdig emneavklaringen før avreise, ikke har fått plass på emner, eller at emnene ikke går likevel.
- emneporteføljen ved utvekslingsstedet har ikke vært klar før til studiestart.
- forhåndsgodkjent emnepakke fungerer ikke for studenten (arbeidsmengde, liker ikke osv.) Innhold/omfang i emner er endret.
- Veiledning skjer med kontaktpunkt for utveksling på instituttet, undervisningsleder eller faglig ansvarlig for avtale involveres.
Eventuelt sjekk vedtaksbrevet i ephorte for mer info.
Instituttene registrerer ny emnepakke i:
FS, Student samlebilde, under Merknad. Skriv opp alle emnene i den nye emnepakken med kode, navn og credits. I tillegg må det framgå klart hva dette erstatter. F.eks. studieretning ped-psyk 5. semester, BA ped.
Instituttet ber studenten om å:
- ta vare på e-postkorrespondansen med instituttet vedrørende forhåndsgodkjenning av ny emnepakke. Denne skal lastes opp med søknad om godkjenning og innpass av utvekslingsstudier etter oppholdet.
- oppdatere OLA under " Changes to Learning Agreement" når studenten har fått opptak til emnene på utvekslingsstedet, og er sikker på at det ikke blir flere endringer - men senest fem uker etter studiestart ved utvekslingsstedet.
Emneendring i OLA kan kun skje én gang, og hver student har kun én Learning agreement.
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om OLA
Søknad og vedtak om forhåndsgodkjenning skjer én gang
Studentene søker kun én gang om forhåndsgodkjenning via online søknadsskjema til faste semestervise frister. Søknadsfristene garanterer svar før sommerferie/juleferie.
Vedtaksbrev sendes via digipost.
I godkjenningssak samlebilde står saksnummeret til mappen i eporte, i tilfelle instituttet har behov for å sjekke saksgang/vedtaksbrev.
I vedtaksbrevet skal kontaktpunkt for emneendringer være oppgitt.
Sammenheng forhåndsgodkjenning og Learning Agreement
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om Online Learning Agreement (OLA)
UVs internrutine for fakultetssekretariatet og UV studieinfo
På UV sendes OLA til alle studenter på UV-avtaler fra saksbehandlere i fakultetssekretariatet. Utreisende studenter på andre fakulteters Erasmusavtaler får tilsendt Online Learning Agreement (OLA) fra avtaleeier.
Siden OLA er knyttet til vedtak om forhåndsgodkjenning og endelig godkjenning, sendes OLA ut hovedsakelig etter at vedtaksbrev om forhåndsgodkjenning er sendt ut. Det vil si rundt medio juni/ 3 uke i desember.
Studentene fyller blant annet utforhåndsgodkjente emner ved utvekslingsstedet i den tilsendte OLA.
Studentene får ca én ukes frist på å fylle og og signere selv.
OLA skal i løpet av utvekslingen signeres av studenten, UiOs avtaleeier og utvekslingsstedet.
Dersom forhåndsgodkjent emnepakke endres skal også OLA oppdateres. Dette kan kun skje én gang. Det skal kun finnes én OLA/LA per student.
Endringer skal være avklart og godkjent på instituttet innen 5 uker etter at mobiliteten har startet. Instituttene legger korrespondanse med studenten i FS, jamfør info ovenfor under Instituttene registrerer ny emnepakke i.
UVs brukerveiledning til utreisende studenter om OLA