Møte 5. april

1. Fast post: runde rundt bordet

Oppdatering fra UiO-INT-nettverket

og UV-institutter

Mari, ny kollega, på plass i fak.sekr. som avlaster arbeid med forhåndsgodkjenninger. Hun skal ikke jobbe med studentutveksling. 

Bruk av motivasjonsbrev som krav til opptak og bruken av den fremover.

Oppsummering:

Det er en utfordring at studenter ikke leser info på nettsidene. Motivasjonsbrev har vært brukt for å presse studenter til å gjøre seg kjent med emnetilbud & eventuelle begrensinger, språkkrav osv ved aktuelle steder før søknadsfristen - for i større grad sikre at de søker på riktig avtale. Dette semesteret søkte mange studenter på avtaler de ikke er kvalifisert for, selv om de skrev motivasjonsbrev til spesifikke steder. Da fungerer ikke motivasjonsbrev etter hensikten.

Tiltak:

- Vi fjerner motivasjonsbrev for BA-studenter for IPED og ISP-studentene. 

- IPED og ISP må bruke nettsidene aktivt i veiledningen med studenter og på infomøter

- Det må stilles tydeligere krav til studentene om bruk av alle aktuelle nettsider relatert til utveksling. Studentene må være klar over 1) søkerkrav på avtalen ved søknad til  UiO og 2) begrensninger/krav ved utvekslingsstedet -  før de søker om utveksling.

- Motivasjonsbrev for MA-studenter opprettholdes inntil IPED finner en info/oppfølgingsløsning for sine MA-studenter i forkant av søknadsfristen om utveksling. 

- Selve opptaket av utvekslingsstudenter strømlinjeformes mer, og fleksibel praksis og tilrettelegging strammes dermed inn. 

3. Diskusjonssak:

Oppfølging av UT H22 studenter 

1) UVs veiledning av emner- felles oppdatering av UV -rutine: Emneavklaring for utreisende studenter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

2) Annen oppfølging av studenter. Bruk aktivt nettsidene når studenter tar kontakt:

- UiOs nettside om hele utvekslingsprosessen: 

Utveksling - Universitetet i Oslo (uio.no)

- Avtalesider - UV avtaler - og videre lenker til utvekslingsstedene 

3) Forhåndsgodkjenning - 15/4 og 1/5: Forhåndsgodkjenning og endelig godkjenning - Det utdanningsvitenskapelige fakultet (uio.no)

Oppsummering: 

-  Jamfør sak 2, IPED og ISP må bruke avtalesider og UiOs nettsider om utveksling aktivt i veiledningen med studenter - også i oppfølgingen av studenter.

- Ikke henvise til UV- studieinfo, som ikke vil kunne bistå med dette. 

- Generelt er det unødvendig med kunnskap om partneruniversiteter, kun evne til å veilede via nett og via info som studenter mottar på e-post fra utvekslingsstedene. Dere skal hjelpe de på vei, studentene må selv gjøre jobben. 

Jamfør årshjul. Planlegge promo/infoopplegg for neste søkerkull-5/9. Utgår /vente til nærmere sommeren for høstopplegget  -  eller ønsker dere å følge opp med promopplegg tidlig vår? 

ILS: ikke noe opplegg før sommeren? 

IPED: Se oppsummering i sak 2.  Inst. følger opp info/oppfølgingsløsning for 1. semester MA-studenter i forkant av søknadsfristen om utveksling. 

ISP: Setter opp promomøte 6. mai. Svært usikkert om ny utvekslingskontakt er på plass før Sibel og Lobna slutter i mai. ISP bes om å ha en plan for ny person. 

Frister framover