Det er både institutt- og fakultetsadministrasjonen som har ansvaret for at henvendelser om avtalefornyelse og inngåelse følges opp på riktig måte. Denne nettsiden er en veiledning og rutinebeskrivelse for alle involverte på UV, og skal fungere som støtteside for de vitenskapelige, som i hvert ledd skal kunne følges opp av administrasjonen.
Ved henvendelser om avtaleinngåelse eller avtalefornyelse på UV
- Dersom fakultetskoordinator mottar henvendelse om samarbeid sjekkes det om det allerede eksisterer utvekslingsavtale(r) på UiO, i tillegg til eventuell annen relevant info for en vurdering av samarbeid. Henvendelsen om avtaleinngåelse videresendes deretter til relevant faginstitutt for vurdering.
- Dersom institutt mottar henvendelse om samarbeid kontaktes fakultetskoordinator for å sjekke om det allerede eksisterer en eller flere utvekslingsavtaler på UiO, og for eventuell annen relevant informasjon.
Vurdering av en avtaleinngåelse eller avtalefornyelse på UV
For å kunne vurdere kvaliteten på et utvekslingssamarbeid må instituttet ha informasjon om den aktuelle institusjonen og hvilke muligheter som ligger i et samarbeid. Her er noen hjelpespørsmål:
- Hvilken informasjon finnes om institusjonen?
- Hvor kompatibelt er fagmiljøet med tilsvarende på UV?
- Finnes det tilstrekkelig med faglig relevante og anbefalte emner ved institusjonen (fagfelt, språk, nivå; ev. lenke til nettside) som kan innpasses i studieprogrammets utvekslingssemester?
- Gjør studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig å utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?
- Dersom det allerede eksisterer et utvekslingssamarbeid, er eventuelle utvekslingstall i balanse?
- Er det en faglig sterk og relevant avtale for studieprogrammet?
- Kan utvekslingsoppholdet være attraktivt blant studentene (salgsmomenter)?
- Finnes det annet samarbeid mellom UV og partnerinstitusjon? (f.eks. fellesgrader, prosjektsamarbeid, ansattmobilitet, forskningssamarbeid)
- Kan avtalen også gjelde for PhD-kandidater og ansatte?
- Gjelder henvendelsen for samarbeid i et europeisk land gjennom Erasmus+ ,for samarbeid utenfor Europa eller andre typer utvekslingssamarbeid?
- Andre momenter?
Dersom instituttet sier nei til samarbeid med en institusjon
Dersom avtalen gjelder samarbeid med ett institutt og kommunikasjonen med potensiell avtalepartner primært har foregått på institutt, er det naturlig at instituttet også sender et endelig svar.
Dersom avtalen gjelder et samarbeid med flere institutt i en fakultetsavtale, bør fakultetskoordinator svare på vegne av instituttene.
Dersom avtalen gjelder et samarbeid med flere institutt/fakultet i en UiO-avtale, bør UiO sentralt svare på vegne av alle.
I noen tilfeller kan det allikevel være naturlig at et institutt svarer for sin del av avtalen, uavhengig av om det er en fakultets- eller UiO-avtale. I så fall bør det alltid gjøres i samråd med fakultetskoordinator.
Dersom instituttet sier ja til samarbeid med en institusjon
Administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt samarbeid tar kontakt med fakultetskoordinator for utveksling slik at det formelle arbeidet med avtaleutkast kan begynne.
Det er administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt samarbeid som har ansvaret for at instituttavtalen fylles ut og at innholdet er i samsvar med hva partnerinstitusjon og institutt har blitt enige om. Det er derfor viktig at instituttkontakt har god dialog med avtaleansvarlig administrativ kollega hos partnerinstitusjon.
Instituttkontakt har også ansvar for sjekkliste for avtaleinngåelse (skjema for kvalitetssikring) fylles ut.
Den delen av avtalen som gjelder et fagmiljø/institutt skal forankres faglig hos instituttledelsen den ligger under, uavhengig av om avtalen er en instituttavtale eller fakultetsavtale. Det gjelder for eksempel reelt relevant fagtilbud for utvekslingsstudenter, antall plasser. Administrasjonen(e) bistår med faglig innhold.
Utfyllende informasjon om avtaleinngåelse/avtalefornyelse:
- bilateralt utvekslingsamarbeid utenfor Europa
- Erasmus+ utvekslingssamarbeid innen Europa (KA1)
- Annet
Dersom avtalen gjelder flere fagmiljø/felt fyller fakultetskoordinator ut avtaledokumentet, basert på informasjon fra og i samarbeid med instituttene. Hvert institutt fyller ut sin sjekkliste for avtaleinngåelse (skjema for kvalitetssikring), eventuelt svarer på tilleggspørsmål i stedet for å fyll ut skjema.
Når avtaledokumentet og skjema for kvalitetssikring er ferdig utfylt
- Fakultetskoordinator for utveksling kvalitetssikrer innholdet i avtalen og kvalitetssikringsskjema(ene).
- Fakultetskoordinator for utveksling signerer på alle Erasmus-avtaler via EUs portal Erasmus Without Papers, enten det gjelder for ett institutt eller flere, og sørger for signering hos avtalepartner.
- Rektor signerer på alle bilaterale avtaler som ikke er Erasmus og som er utenfor Europa, uavhengig av størrelse og omfang. Dersom avtalen gjelder for ett institutt har dette instituttet ansvaret for at avtalen blir signert hos partner, og at det blir oversendt til UiO sentralt for signering hos rektor.
- Instituttkontakt for utveksling/internasjonalt samarbeid er ansvarlig for at nye instituttavtaler og forlengelser/endringer av disse meldes inn til UiO for registrering både via nettskjema og i FS så snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.
- Fakultetskoordinator er ansvarlig for at nye fakultetsavtaler og forlengelser/endringer av disse meldes inn til UiO for registrering både via nettskjema og i FS så snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.
Når avtaledokumentet er ferdig signert og registrert jamfør UiOs rutiner
- Administrativ instituttkontakt for utveksling/internasjonalt samarbeid oppretter avtaleside på nett for instituttavtaler.
- Fakultetskoordinator for utveksling oppretter avtaleside på nett for fakultetsavtaler.
- Informasjonen som legges ut skal samsvare med info som er avklart ved avtaleinngåelse, og som et minimum jamfør punktene i kvalitetssikringsskjemaet. Info skal følge UiOs mal for nettinfo om utvekslingsavtaler.
- Dersom avtalen er en instituttavtale har instituttet ansvaret for kontakt med avtalepartner og oppdatert informasjon på avtalesiden. Det vil i all hovedsak si administrativ kontaktperson for avtaleforvaltning hos partner.
- Fakultetskoordinator har tilsvarende ansvar for fakultetsavtaler.
Frister
Frist: 1. mai for avtaler som skal være søkbare for UiO-studenter til 15. septemberfristen samme år.
Frist: 1. november for avtaler som skal være søkbare for UiO-studenter til 15. februarfristen det påfølgende semesteret.
Innen disse fristene må:
- Innholdet i avtalen skal være faglig forankret for instituttledelsen(e)
- Avtaledokumentet og kvalitetssikringskjemaet være ferdig utfylt
- Avtalen er signert av instituttleder/dekan
- Avtalen er signert av avtalepartner
- Fullstendig utfylt og ferdig signert avtaledokument og kvalitetssikringsskjema/tilleggsspørsmål er sendt til fakultetskoordinator
Etter 1. mai/ 1. november sørger fakultetskoordinator for at avtalene blir registrert i FS og at avtalesider er publisert på nett.
Søknadsweb åpner 1. juni og 1. desember for søknad om utveksling til fristen 15/9 og 15/2.