Bakgrunn
Spørsmål om registrering av utsatt studiestart var oppe i FS-nettverket 10. oktober 2022, i sak 3. Siden den gang har Det medisinske fakultet og Studieavdelingen (SADM) vært i dialog i RT#5119630: «VS: vedr. utsatt studiestart». SADM ser at det er på tide å gå gjennom dette med utsatt studiestart og vil med dette i første omgang lufte saken med fakultetene. SADM vil gjerne høre hva fakultetene ser behov for. Hovedhensikten er å komme frem til gode felles rutiner.
Regelverk
Forskrift for studier og eksamen ved UiO sier i § 7.2 (1) "En programstudent kan på fastsatt måte og innen fastsatt frist søke om reservert studieplass eller utsatt studiestart i inntil to år."
- Kriterier for permisjon fra studieprogram
- Kriterier for utsatt studiestart
UHG-opptaket og reservert studieplass
For opptak til universitets- og høyskolers grunnstudier (UHG, tidl. NOM) har Samordna opptak (SO) felt som skal fylles ut og som gir reservert studieplass ved det neste års opptak. Søkeren får ikke studierett det inneværende året, og må søke på nytt i påfølgende opptak. Dersom søkeren har rukket å bli student, så blir det inneværende årets studierett avsluttet (satt til trukket), se FS-veiledning.
For UHG-opptaket finnes det altså både regelverk og mulighet til å håndtere regelverket for reservasjon av studieplass. SO er koordinerende enhet og har ansvar for oppfølging av reserverte studieplasser i påfølgende opptak.
Lokale opptak
For opptak som ikke går via SO, men rett til UiO via Søknadsweb (lokale opptak) finnes ikke de samme mulighetene for å håndtere utsatt studiestart, som på mange måter kan regnes som det samme som reservert studieplass. Tilsvarende rutiner som ved UHG finnes ikke for lokale opptak ved UiO.
SADM diskuterte problemstillingen med utsatt studiestart i SADMs interne FS-møte 17. august 2023. MF ønsker gode FS-veiledninger (RT#5119630) og SADM er interessert i felles rutiner.
Dagens FS-veiledning beskriver registrering av utsatt studiestart på FS-veiledningen for Behandling av permisjon i FS.
Ideel løsning
SADM mener at utsatt studiestart i lokale opptak burde håndteres i opptakssystemet. Vi tror imidlertid ikke at alt som i dag er lokale opptak via Søknadsweb kommer til å bli nasjonalt samordnet med det første. Vi tror ikke at det nye opptakssystemet som Sikt jobber med kommer til å hjelpe oss før om noen år, og derfor trenger vi løsninger innenfor den FS vi har i dag.
Løsning på kort sikt
Vi trenger altså en felles, riktig og gjerne forenklet måte å registrere på i FS. SADM mener at å endre start, men ikke endre startdato, men legge inn et års permisjon er meningsløst. Man kan ikke ha permisjon fra noe man ikke ennå er student på.
Løsningsforslag 1. Flytte både start, kull og startdato et år eller to frem i tid
Et løsningsforslag innenfor dagens muligheter i FS, er å beholde utsatt studiestart i regelverket, men at en student som får innvilget dette, i FS får flyttet både start, kull og startdato et år eller to frem i tid. Ikke legge inn permisjon, men for eksempel en merknad om utsatt studiestart. SADM har vært inne på tanken om å opprette en ny studentstatuskode, f.eks. UTSATT, men ser ikke helt gevinsten, samtidig som det vil komplisere FS ytterligere. Ved å flytte både start, kull og startdato vil instituttene ha oversikt over hvilke studenter som faktisk er nye hvert år. SADM er imidlertid usikker om dette skaper ugreie i noe automatikk noe sted. Et annet spørsmål er om fristen for å søke om utsatt studiestart burde settes til samtidig med fristen for å svare på tilbud om studieplass. En slik flytting bør ikke foretas hvis studenten allerede er semesterregistrert i det opprinnelige opptakssemesteret.
Løsningsforslag 2. Fjerne muligheten for utsatt studiestart, bare beholde permisjon
Hva om UiO forenkler regelverket og går bort fra konseptet Utsatt studiestart? Trenger fakultetene utsatt studiestart? Er permisjonsreglementet tilstrekkelig for å dekke behovet?Som permisjon fra studiets første 1-4 (?) semester.
I så fall vil det i FS på Student samlebilde gå ut på la Start bli stående, flytte kull et eller to år frem i tid, la Studierett Periode dato fra bli stående. Legge inn permisjon på vanlig måte. Altså i FS gjøre det slik som utsatt studiestart blir registrert i FS i dag, men ikke skrive inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart".
Fordelen med å fjerne regelverket om utsatt studiestart og bare bruke permisjon er at UiO allerede tilbyr søknad om permisjon via Mine studier, nettskjema og robotisert behandling.
Med tanke på inndragningsrutiner er det ikke et problem å la Start stå, for ved inndragninger kan man holde permisjonsperioder utenfor.
Vi må se særskilt på studenter som får betinget opptak til programmet. Det gjelder primært på to-årige masterprogrammer på MN-fakultet
Når det gjelder studieavgiftene for studenter fra utenfor EU, EØS og Sveits bør vi ikke legge vekt på hvordan disse har blitt håndtert i 2023, men heller se hvordan de kan håndteres innenfor de rammene vi har neste år.
Et halvt år utsatt studiestart?
Søknader om utsatt studiestart med et halvt år (halve år) får vi se på separat, dersom det blir nødvendig, da det kan være andre problemstillinger knyttet til dette på programmer som bare har ett opptak i året.
Problemstillingen ble tatt opp i FS nettverket 9. oktober 2023
SADM gikk i møtet gjennom de skisserte alternativene til å håndtere utsatt studiestart framover. Det er tre mulige alternativer:
1) beholde dagens praksis,
2) beholde utsatt studiestart i regelverket og flytte både start, kull og startdato frem i tid for studenter som får innvilget dette og
3) fjerne muligheten for utsatt studiestart, bare beholde permisjon.
Fakultetene hadde mange gode innspill til saken som SADM tar med videre. Et av innspillene var at dagens skille mellom utsatt studiestart og permisjon er forvirrende for studentene, og at det derfor er ønskelig at SADM ser videre på alternative måter å håndtere utsatt studiestart på. Av de ulike alternativene var det alternativ 3 med permisjon som fikk størst støtte i møtet. Fakultetene pekte imidlertid på at det vil være viktig med god veiledning til nye studenter som skal søke om permisjon via Mine studier, bl.a. fordi de må logge på Mine studier med brukernavn og passord.