Vedtaksnotatet
Godkjent av universitetsdirektøren 29. november 2017 (saksnummer 2017/12857)
Taushetserklæringer for studenter ved Universitetet i Oslo
Avdeling for fagstøtte foreslår at Universitetet i Oslo (UiO) ikke lenger krever at studentene på studieprogram med praksis leverer taushetserklæringer på papir. Vi vil i stedet legge opp til at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb.
Studenter på UiOs studieprogram med praksis må signere taushetserklæring om opplysninger de kan få om for eksempel skoleelever eller pasienter i praksisperiodene. Kravet om slik taushetserklæring er hjemlet i universitets- og høyskoleloven § 4-6 og gjelder livet ut:
«En student som i studiesammenheng får kjennskap til noens personlige forhold, har taushetsplikt etter de regler som gjelder for yrkesutøvere på vedkommende livsområde. Institusjonen skal utarbeide taushetsplikterklæring som må underskrives av de studenter dette er aktuelt for.»
Taushetserklæringer leveres i dag på papir av studenter på helseutdanninger og lærerutdanninger samt profesjonsstudiet i teologi. Det totale omfanget er på om lag 1500 papirskjema per år. Taushetserklæringene inneholder ikke sensitive personopplysninger, men det blir en mengde papirskjemaer å holde orden på over tid. Fakultetene har derfor i lang tid ønsker at studentene skal kunne signere taushetserklæringer digitalt.
Vi har i tidligere juridiske vurderinger (2010) vurdert at innlogging i Studentweb ikke i tilstrekkelig grad dekker lovens krav til signering. Siden den tid har imidlertid kravene til å digitalisere studieadministrative prosesser økt, og UiO har innført flere digitale løsninger enn vi hadde for få år tilbake. I dag vurderer vi derfor at innlogging i Studentweb i tilstrekkelig grad dekker kravet til underskrift.
En digital løsning for taushetserklæringer vil bidra til følgende:
- Studentene får en trygg og moderne løsning for å avgi taushetserklæringer.
- Fakultetene får en mer effektiv metode for å samle inn taushetserklæringer.
- Fakultetene får en tryggere lagring av informasjon om hvilke studenter som har levert taushetserklæring.
I dag blir taushetserklæringene håndtert på fakultetene av de administrativt ansatte tilknyttet hvert program. Avdeling for fagstøtte (AF) vedlikeholder generell informasjon til studentene om søknad og opptak, men har ikke en rolle i den konkrete håndteringen av taushetserklæringer.
Det foreslåtte opplegget innebærer følgende:
- AF legger til rette for at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb. Bekreftelsen gis samtidig med at studentene registrerer seg for semesteret.
- AF oppretter og vedlikeholder felles nettinformasjon om taushetsplikt for studenter.
- AF vil be fakultetene vurdere om det er nødvendig å gi særskilt informasjon direkte til studentene på hvert program, i tillegg til fellesinformasjonen.
Vi foreslår at den nye løsningen tas i bruk for nye studenter våren 2018. Av praktiske årsaker vil opplegget samtidig bli synlig også for eksisterende studenter på de aktuelle studieprogrammene.
Forslag til vedtak:
Universitetet i Oslo vil ikke lenger kreve at studentene på studieprogram med praksis leverer taushetserklæringer på papir. Vi vil i stedet legge opp til at studentene bekrefter at de kjenner til regelverket for taushetsplikt i Studentweb.