Universitetsdirektøren signerte 10. mai 2022 notat til fakultetene om at UiO går over til digitalt signerte vitnemål som standard fra 1. juni 2022. Notatet er sendt fakultetene i ephorte-sak 2017/12857.
Notatet Overgang til digitalt signerte vitnemål ved UiO
UiO har siden våren 2021 pilotert ny funksjonalitet for digitalt signerte vitnemål og diploma supplement i FS og Vitnemålsportalen. Alle fakultetene har deltatt med utvalgte studieprogram. Piloteringen har vært vellykket, og den har både gitt grunnlag for innspill til Sikt om funksjonaliteten i FS og for utarbeidelse av veiledninger ved UiO.
Fra 1. juni 2022 ber vi om at digitalt signerte vitnemål og digitale diploma supplement blir tatt i bruk for alle studieprogram der dette er mulig. Fakultetene velger selv om de for enkelte studieprogram ønsker å utstede vitnemål og eventuelt diploma supplement på papir i tillegg.
Noen studenter kan trenge vitnemål og DS på papir, selv om fakultetet i utgangspunktet kun lager digitalt signerte dokumenter. Det kan gjelde studenter som ikke får fødselsnummer eller D-nummer, og det kan gjelde studenter som skal søke videre utdanning i land som ikke har digitalisert opptaket. For studenter som henvender seg til UiO, kan fakultetene utstede vitnemål og eventuelt diploma supplement på papir.
Studieavdelingen vil sørge for å oppdatere forskrift om studier og eksamen ved UiO i tråd med dette notatet. Vi legger til grunn at papirvitnemål fremdeles bare skal utstedes én gang, samt at duplikatvitnemål som hovedregel skal utstedes digitalt.
Oppdaterte nettsider
Studieavdelingen oppdaterer snarlig nettsidene Vitnemål for fullført studieprogram og Vitnemål for fritt samansett bachelorgrad.
Kriterier for å søke om papirvitnemål i tillegg
Vi legger ikke opp til et sentralt nettskjema for å bestille vitnemål på papir, da de fleste fakultetene ikke ønsker å oppmuntre til unødige bestillinger/søknader av vitnemål papir.
Enkelte studieprogrammer med mange internasjonale studenter vil skrive ut papir til alle, i tillegg til det digitale vitnemålet.
I løpet av piloten og i Eksamensnettverket er det foreslått felles kriterier for hvem som kan be om vitnemål på papir i tillegg.
S-nummer
Studenter og ph.d.-kandidater uten verken D-nummer eller norsk fødselsnummer, som bare har S-nummer. Disse må få vitnemål på papir i tillegg uten søknad. Noen av dem kan ha fått D-nummer eller norsk fødselsnummer, men har ikke gitt beskjed om det til UiO ennå, slik at FS ikke er oppdatert. Spør gjerne studenten/ph.d.-kandidaten og be dem fylle ut endringsskjemaet på Oppdatere namn, adresse eller fødselsnummer/fødselsdato / Updating your name, address or Norwegian ID number/date of birth
Finn studenter med S-nummer
FS-rapport 660.001 Oppnådd kvalifikasjon viser studenter med oppnådd grad. Finn studenter med S-nummer ved hjelp av filteret
((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12)
S-nummer er kjennetegnet ved første siffer i måneden er økt med 5 og personnummeret (de siste 5 sifrene) starter med 1,2,3,4,5 eller 6 (muligens også 0) (altså dd[m+5]myy 1/2/3/4/5/6xxxx)
Kolonnen Utskrevet i FS660.001 viser datoen som står eller ikke står (er blank) i Oppnådd kvalifikasjon protokoll i feltet Produsert.
Hvis du i FS660.001 vil liste ut bare de som ikke har fått produsert vitnemål, kan du bruke filteret:
((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12) and isNull( dato_utskrevet)
FS-veiledning for filtrering
Søknader med særskilte dokumentasjonskrav
- Utdanningsinstitusjoner som ikke godkjenner digitale vitnemål
- Arbeidsgivere som ikke godtar digitalt vitnemål. Arbeidsgivere kan også loses til UiO-nettsiden Bekrefte vitnemål og Vitnemålsportalen
Fakultet avgjør hvilken dokumentasjon som er nødvendig.
Spørsmål fra studenter og ph.d.-kandidater?
Kontaktpunkt blir studentinfosenteret på fakultetet