23 Filter for mottstatkode i FS103.001 (16.12.2014)
Opptaksmodulen, FS-rapport 103.001
Begrunnelse
Trenger å finne studenter som har fått opptak på vilkår, for å sjekke om vilkårene er innfridd.
Beskrivelse av problemstilling
En del søkere får betinget opptak til masterstudier ved UiO. For å følge opp og sjekke at søkerne oppfyller betingelsene, trenger vi å finne de som er møtt og som er registrert med vilkårstatuskode.
Løsningsforslag
Mulighet for å ta ut FS103.001 på møttstatus, eventuelt som filtreringsmulighet på møttstatus (MOTTSTATKODE).
Vurdering av konsekvenser
I dag filtrerer vi rapporten på vilkårstatus og jasvar, noe som medfører at vi må gå gjennom og sjekke flere studenter enn nødvendig da det er en del av de som takker ja som ikke møter til studiet.
22 Utvidet valg for studieretning i 456.001 Påmelding av klasse til undervisning/ partiplassering (11.12.2014)
Undervisningsmodulen, FS-rutine 456.001
Opprinnelig RT-sak: Se ubehandlet utviklingsønske om gruppeinndeling i RT-sak #1350057 fra 2013. Herværende ønske går ikke på tvers av eller i beina på tidligere ønske i 456.001
Beskrivelse av problemstilling
Matnat-fakultetet forhåndsmelder studenter til obligatorisk/sterkt anbefalt under-visning like før Studentweb åpner for det påfølgende semesteret. De har behov for å utføre arbeidet mest mulig effektivt.
Vi ser at med FS510.001 Oppmelding av studiekull til vurdering kan man velge å melde kun studenter tilhørende en bestemt studieretning til vurdering i et emne. Vi ønsker den samme muligheten i 456.001 Påmelding av klasse til undervisning/partiplassering.
Dersom man i dagens FS456.001 velger Fordeling Flere partier, får man opp et valg som heter Sammensetning av parti: Studieretning. Dette er ikke tilstrekkelig for å dekke behovet fordi vi ønsker å melde kun studenter tilhørende en bestemt studieretning til et bestemt parti i et bestemt emne, og det kan vi ikke se at rutinen gjør (i motsetning til 510.001 Oppmelding av studiekull til vurdering).
Vi har altså behov for at studenter som går i en bestemt klasse, blir partiplassert sammen med studenter som går på samme studieretning, men ikke nødvendigvis i samme klasse.
Løsningsforslag
FS456.001 gis et nytt avhakingspunkt under "Studieprogram"/"Kull"/"Klasse" for "Studieretning" som medfører at studenter på angitt program og kull (og EVENTUELT klasse) kan meldes til undervisning i tråd med de valgmuligheter rutinen for øvrig allerede i dag gir.
21 Slette eksamensmeldinger pga. obligatorisk aktivitet knyttet til undervisningsparti (9.12.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi har store 1000-nivåemner på historie med mange seminargrupper. Det varierer litt hvor tidlig de kommer i gang med seminarundervisningen på de ulike partiene. Konsekvensen av det er at instituttet må vente med å trekke vurderingsmeldinger for hele emnet til de siste listene er kommet inn. Dette gjelder per i dag HIS1300MET, HIS1300EUMET, HIS1300INTER, EXFAC03-HARK, HIS1100, HIS1110 og HIS1310. Instituttet har behov for å rydde i vurderingssmeldingene underveis.
Omfanget gjelder omlag 350 oppmeldte studenter per emne per semester, og ca. 50 -70 kanskje som blir trukket pga. manglende obligatorisk aktivitet (siden det ellers er litt svinn i form av at studenter trekker seg fra emnet, eller blir trukket fordi de ikke har betalt osv.)
Høsten 2014, ved semesterstart:
HIS1100 347 påmeldte, HIS1110 354 påmeldte og HIS1310 318 påmeldte.
Etter at oblig. aktivitet er registrert, og de er klargjort for eksamen er tallene:
HIS1100 277 kandidater, HIS1110 258 kandidater og HIS1310 251 kandidater
Eksamenskonsulenten beskriver det slik:
Når jeg må vente helt til slutten før jeg kan trekke eksamensmeldinger, får jeg gjerne et lite rush på slutten med henvendelser fra folk som enten mener at de har bestått obligen, eller som ikke hadde fått med seg at det var obligatorisk, eller som har gått glipp av tilbakemeldinger og liknende på grunn av at lærerne har gjort feil og derfor må få nye sjanser helt på tampen osv.
Begrunnelse
Se også under beskrivelse av problemstillingen. Lettere for saksbehandler å holde orden på hvem som får gå opp til eksamen og muligheten til å gi god informasjon i tide til studentene om hvem som ikke får går opp til eksamen.
Løsningsforslag
Rutine FS515.001 blir utviklet slik at man kan slette eksamensmeldinger som ikke har det obligatoriske i orden knyttet til undervisningsparti. I bildet "Godkjenning av obligatorisk aktivitet" har man muligheten til å registrere godkjenninger pr. parti. Tilsvarende ønsker vi altså å slette vurderingsmeldinger pr. parti.
20 Resultatutveksling - inkludere opplysning om studienivåkode på emner (9.12.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi ser at når vi henter eksterne norske emner fra andre norske institusjoner, kommer det ikke med data om studienivå. Slike opplysninger fremkommer jo heller ikke på karakterutskrifter, så vi har ikke vant til å få med opplysninger om studienivå. Angivelse av studienivå vil vel ofte fremgå av emnebeskrivelsen, og vil således kunne finnes under info-ikonet.
Men, tilbakemelding fra fakultetene våre og kollegaene som arbeider med opptak er at opplysning om studienivåkode for emnene hadde vært til stor nytte å få med i resultatutvekslingen, dvs. til ytterligere sikring av datakvaliteten når man benytter de innhentede emnene i arbeidet ved egen institusjon. Vi tenker at den nye elektroniske overføringen er en gyllen mulighet til å få med flere opplysninger enn på en karakterutskrift, og som derved kunne spare arbeid i å vurdere nivå og sikre kvaliteten på hvordan mottakerinstitusjonen bruker emnene.
Løsningsforslag
Vi foreslår at resultatutvekslingen henter inn studienivåkoden fra Emne samlebilde og legger den lett synlig på Person eksternstudium underbildet Resultat.
Vi har ikke tenkt ut hvordan internasjonale emners eventuelle studienivåkode skal komme inn når den tid kommer.
Vurdering av konsekvenser
I våre grader og emnegrupper krever vi ofte at et visst antall emner skal være på et gitt studienivå innenfor et fagområde. Eksempelvis at minst 20 studiepoeng skal være på studienivå 200, se f.eks. beskrivelsen av 80-gruppen i engelsk. Det ville forenkle arbeidet med innpassing i studieprogram og grader, dersom vi automatisk fikk overført opplysninger om studienivåkoden. Det ville altså ikke være tilstrekkelig finmasket til å gi god arbeidsbesparelse og sikre kvalitet om vi bare fikk med opplysninger om nivået var bachelor, master eller ph.d. I opptaksarbeidet til master ville det også vært en tilsvarende kvalitetssikring og arbeidsbesparende om eksterne søkere til f.eks. våre masterprogrammer, og som ennå ikke har fått vitnemålet, enkelt kunne bli vurdert for om de oppfyller kravene til opptaksgrunnlaget, nettopp krav til studienivåsammensetningen av emner i 80-gruppen.
Det ville også hjelpe på de mange exphil/exfac-godskrivingssakene om studienivåkoden 70 og 71 kom med automatisk. Det er jo slik at exphil/exfac ikke nødvendigvis har emnenavnet Examen philosophicum/Examen facultatum eller har samme antall studiepoeng i hele landet. Ved å få inn studienivåkoden 70 og 71 automatisk, kunne godskrivingsarbeidet forenkles uten at vi trenger å legge inn innpassingsregel.
Det er også slik at emnekoder ikke blir brukt på samme måte i hele landet eller viser stueeinivået på en gjennomsiktig måte for andre institusjoner. På UiO har vi normalt emnekoder som inneholder fire siffer og hvorav det første indikerer nivå. Mange av våre masteremner har 4 som det første av sifrene, selv om studienivået er 500, eksempelvis masteremnet ENG4163 'Global English'. Årsaken er at vi hadde etablert et system for emnekoder og opprettet en lang rekke masteremner et år eller to før studienivåkodene ble endret (i 2004?) slik at studienivåkoden for master startet på tallet 500. Vi regner med at dette kan være til forvirring hos andre institusjoner som mottar våre emner.
19 Fremvisning av registrert oppmøte i StudentWeb (4.12.2014)
Opprinnelig RT#1276416, spesifikasjon side 3 i det vedlagte notatet om system for oppmøteregistrering
Beskrivelse av problemstilling
Det lages nå funksjonalitet i Fagpersonweb for registrering av oppmøte på undervisning. I den forbindelse ønsker vi å enkelt kunne presentere for studentene at fremmøte er registrert slik at de selv kan følge med på dette. Vi ser for oss at StudentWeb er et fornuftig sted for å gjøre dette.
Hva ønskes gjort
I kravspesifikasjonen til fremmøteregistrering var det skrevet at det er ønskelig å vise frem oppmøte i StudentWeb. Det er allerede laget en webservice som leverer dataene fra
FS til StudentWeb.
Løsningsforslag
En enkel fremvisning i StudentWeb, under innsyn undervisning, som forteller studenten at det er registrert oppmøte på obligatorisk undervisning.Det som minimum bør vises frem er dato for fremmøte sammen med navnet på undervisningstimeplanen/aktivitetsnavn.
Vi ser for oss at datoer hvor fremmøte er registrert listes under aktuell aktivitet. Alternativt kan det være en egen kolonne for oppmøte og at denne er tom/skjult hvis det ikke finnes data tilknyttet aktiviteten i tabellen UNDFREMMOTESTUDENT.
Siden veldig mye undervisning ikke har registrering av oppmøte, er det viktig at dette ikke blir forstyrrende for disse. Studenter må ikke tro at de mangler registrert oppmøte der dette ikke er aktuelt.
18 FS718.002 Generering av emner i UP og defaultsemester (28.10.2014)
Beskrivelse av behovet
Rutine FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan registrerer kun de obligatoriske emnene som er registrert med defaulttermin i Emnekombinasjon samlebilde. Vi har mange emnekombinasjoner uten et angitt defaultsemester for emnene, særlig på 40-grupper (støttegrupper). Det er fordi hver emnekombinasjon (40-gruppe) kan være i bruk mange studieprogrammer, og det er derfor vanskelig registrere et bestemt semester som default.
I dag legges emnene legges inn i utdanningsplanen manuelt. For ordens skyld, vi bruker som oftest ikke 718.002 til å få legge emner i planen, emnene legges som oftest i planen når vi oppretter søkeren som student (159.001) eller studenten gjør det på egenhånd i Studentweb.
Løsningsforslag
Alle emner som er obligatoriske for det aktuelle studiekullet som studenten tilhører kommer med i rutinen uavhengig av om det er registrert defaulttermin eller ikke, f.eks. i studentens startsemester.
Vurdering av konsekvenser
Vi tenker at FS718.002 vil komme bedre til nytte om rutinen la inn alle obligatoriske emner i utdanningsplanen til studenten og at saksbehandler deretter selv kunne flytte emnene til aktuelt semester. På denne måten ville vi være sikre på at studenten fanger opp hvilke emner de må ta.
17 Utvidet antall tegn i feltet vilkarstatusnavn (22.10.2014)
Beskrivelse av behovet
Vi trenger å flette inn endel egen tekst i søkeres tilbudsbrev for søkere som får betinget tilbud/betinget opptak.
Hvordan løses dette i dag: Vi har ulike tilbudsbrev for de ulike kategoriene tilbud. Det er tungvint og kronglete da FS120.003 Brev med resultat av opptak ikke egner seg så godt for filtrering på en enkel måte for å skille de ulike kategoriene søkere til ulike brev i samme opptak og opptaksrunde.
Løsningsforslag
Utvidet antall tegn i feltet VILKARSTATUSNAVN i tabell VILKARSTATUS fra 250 til 4000.
Vurdering av konsekvenser
Vi vil kunne legge inn en egen tekst her for de søkerne som trenger tilleggstekst for betinget tilbud/betinget opptak, og som kan flettes inn for de aktuelle søkerne i ett felles tilbudsbrev. Dette vil være en stor forenkling av brevutsendelsesjobben i masteropptaket, da det vil medføre at vi kan gjøre brevutsendelsen for masteropptaket (ca 6500 søkere) i én felles kjøring, i stedet for flere ulike filtreringer/utsendelser med risiko for feilutsendelser.
16 Adresseliste for doktorander ifm kreering (13.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Bakgrunnen for utviklingsønsket er behovet for oversikt over doktorandenes personopplysninger ifm kreering.
Løsningsforslag
Lage en ny rapport eller utvikle rapporten FS724.001 for doktorgradsbehov med utplukk på sted/studieprogram og på enten kreeringsdato eller datointervall for disputas. Vi ønsker oss følgende opplysninger i rapporten og i datafilen: navn, fødselsdato, grad, kjønn, adresse, e-postadresse.
Vurdering av konsekvenser
Det vil betydelig forenkle arbeidet i forkant til kreeringen og kvalitetssikre viktige data på en enkel og tidsbesparende måte i og med at vi har mange doktorander per kreering.
15 Frafallstatistikk for ph.d.-utdanning (14.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Bakgrunnen for utviklingsønske er behov for mer utfyllende rapporter som kan brukes til analyser av frafall og gjennomstrømning i ph.d.-utdanningen.
Løsningsforslag
- lage en ny rapport med de nødvendige feltene med mulighet for utplukk av ønskede felter
- videreutvikle de eksisterende rapportene (FS913.001, FS916.001, FS917.001)
Den nye rapporten skal inneholde følgende parametere: fødselsnummer, navn, kjønn, studieprogram, sted, statsborgerskap, grunnutdanning, arbeidsgiver med kode og navn, arbeidsplass med kode og navn, finanskilde med kode og navn, finansieringstype, finansieringsperiode, avtalestart, opprinnelig slutt, beregnet slutt, innlevert, disputas, veiledere, antall avlagt studiepoeng, avhandlingstittel, status (AKTIV, UTGÅTT, SLUTTET), brutto- og nettotid for både interne og eksterne ph.d.-kandidater, permisjoner.
Utplukket på Datointervall skal være Startdato slik at man vil kunne analysere et bestemt kull.
Vurdering av konsekvenser
Det vil gi oss grunnlag for en helhetlig analyse og utarbeiding av tiltak som vil kunne redusere frafall og gjennomstrømningstid.
14 Justering av FS-kalkulator ift registrering av permisjoner/sykemeldinger vs. forlengelse for ferie for UiOs ph.d.-stipendiater (14.10.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Med nåværende registrering av foreldrepermisjon/sykemeldinger i Perm-fanen oppstår det en diskrepans mellom forlengelsen kalkulert av FS og den som regnes ut av personalsystemet.
Løsningsforslag
Kalkulatoren i fanen Perm skal justeres slik at ved registrering av foreldrepermisjoner/sykemeldinger skal forlengelse for ferie etter uttak av foreldrepermisjon/langvarig sykefravær regnes med.
- for lokal løsning for UiO foreslås det en knapp i Perm-fanen som kan aktivere den nye kalkulatoren ved registrering av permisjoner for ph.d.-kandidater ansatt ved UiO. Eksterne ph.d.-kandidater skal dermed holdes utenfor
- for nasjonal løsning for alle stipendiater ansatt ved universiteter/høgskoler kan man evt. koble den nye kalkulatoren til feltet Stipendiatstilling J/N i Student samlebilde-Hele. Kalkulatoren skal kun aktiveres hvis det står J i dette feltet.
Vurdering av konsekvenser
Den nye kalkulatoren vil forenkle registrering og vil gi presise sluttdatoer, som skal stemme overens med data fra personalsystemet, og riktig nettotid på programmet/gjennomstrømningstid. Det vil dessuten føre til mindre forvirring som nå skapes i StudentWeb hvor ph.d.-kandidater får misvisende informasjon om opphør av perioden/tilsettingen/lønn.
Vurdering av juridiske forhold
Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO, pkt. 14.2 Tillegg og presiseringer for Universitetet i Oslo.
13 Søknadsweb - Vise tidligopptaks-søknadsfrist (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi skal fra masteropptaket 2015 ha egen søknadsfrist for tidligopptak. Det er tilrettelagt for egen tidligopptaks-søknadsfrist i FS, men per i dag har setting av dato i DATO_FRIST_SOK_TIDLIGOPPTAK ingen funksjon.
Løsningsforslag
Visning av søknadsfrist for tidlig opptak i Søknadsweb (DATO_FRIST_SOK_TIDLIGOPPTAK) når det er angitt dato i feltet.
Vurdering av konsekvenser
Søkerne vil få informasjon om at det er en egen søknadsfrist for tidlig opptak.
Vurdering av juridiske forhold
Uten at den tidlige fristen er synlig, vil aktuelle søkere ikke se at det er egen søknadsfrist for dem, og vi vil kunne få mange som søker feil med påfølgende klagesaker.
12 Søknadsweb - Nedtrekksmeny for land ved utenlandsk utdanning (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Saksbehandling av søkere med utenlandsk utdanning er komplisert og krevende saksbehandling, og mye å sette seg inn i per land. Å kunne behandle søknadene etter hvilket land søker har utdanning fra vil lette saksbehandlingen betraktelig. Erfaring fra UiOs felles masteropptak viser at søkerne ofte har utdanning fra annet land enn statsborgerskapet tilsier.
Løsningsforslag
Nedtrekksmeny for land i Søknadsweb, som søkere som haker av for utenlandsk utdanning må foreta et valg I (modulegenskap UTENLUTD). Valgt land vises i eget (nytt) felt i Søknad samlebilde, og som vis valg + sorterings/filtreringsmulighet i FS101.014 Behandlingsdokumenter.
Vurdering av konsekvenser
Mer effektiv saksbehandling av søkere med utenlandsk utdanning. Det er komplisert og krevende saksbehandling, og mye å sette seg inn i per land. Å kunne behandle søknadene landvis vil lette saksbehandlingen betraktelig, og å vite hvilken utdanningsbakgrunn søkerne har gir bedre forutsigbarhet mht. ressursbehov.
11 Søknadsweb-kvittering ved opplastet dokument (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
Vi får veldig mange henvendelser fra søkere som lurer på om de har klart å laste opp riktig i Søknadsweb, om UiO har mottatt dokumentene etc. Vi tror en automatisk kvittering for mottatt dokument i Søknadsweb (á la kvitteringer som sendes for andre, utførte operasjoner i Søknadsweb), vil redusere antallet henvendelser.
Løsningsforslag
Automatisk utsendelse av kvittering fra Søknadsweb når søkere har lastet opp dokumenter via Søknadsweb.
Vurdering av konsekvenser
Ressursbesparelse da vi tror det vil føre til betydelig færre henvendelser knyttet til opplasting av dokumentasjon.
10 Brevtype-visning (11.9.2014)
Beskrivelse av problemstilling
E-post brukes i stor grad ved utsendelse av "brev" fra FS, men det finnes i dag kun helhetsvisning for Brev.
Løsningsforslag
I bildet Brevtype ønsker vi visningsmulighet for e-post, for å kunne se alle tekstavsnittene samlet. Knappene Vis bokmål, Vis nynorsk, Vis Engelsk viser kun tekstavsnittene knyttet til brev. Vi ønsker tilsvarende for E-post.
Vurdering av konsekvenser
Vi benytter normalt e-post som «brevutsendelse fra FS. Vis-mulighet for e-post vil gjøre arbeidet med å lage, oppdatere og kvalitetssikre tekstene lettere da en slipper å klikke inn på hvert enkelt tekstavsnitt for å se teksten.
Tilbake til oversikten over FS-utviklingsønsker 2014 fra UiO