Ønske 1/2017: At bildet 'Søk institusjoner' ikke skal lukke seg automatisk når man trykker 'Bruk'
Ønsket av AF, sendt til Ceres 3. februar 2017
Slik søkefunksjonen i 'Utvekslingsavtale samlebilde' fungerer i dag er det tidkrevende å finne riktig avtale når man ikke kjenner avtaleid. Vi ønsker at bildet 'Søk institusjoner' ikke skal lukke seg automatisk når man trykker "Bruk".
Sentralt ved UiO bruker de som jobber med avtaler og utveksling bildet "Søk institusjoner" hver dag, fordi de ofte sitter med litt lite opplysninger om hvilken avtale det dreier seg om. De ser seg derfor nødt til å bruke søkefunksjonen i ‘Søk institusjoner’ opptil flere titalls ganger om dagen, for å søke seg frem til riktig institusjon og samtidig få treff på riktig avtale. Problemet er at bildet ‘Søk institusjoner’ lukker seg når man har valgt ett av de eksterne stedene og trykker "Bruk". Dersom man har valgt feil sted må man gjøre hele søket på nytt ved å stå i søkefeltet i Utvekslingsavtale samlebilde, trykke Ctrl+T, slik at ‘Søk institusjoner’ åpner seg igjen, taste inn søket på nytt og deretter søke og se om man treffer med riktig utvekslingsavtale. Dette er tidkrevende når man ikke får opp riktig avtale ved første (for)søk. Vi ønsker derfor en forenkling for saksbehandleren når man bruker søkefunksjonen 'Søk institusjoner'.
Løsningsforslag:
Vi ønsker at
1. bildet 'Søk institusjoner' ikke skal lukke seg automatisk når man trykker "Bruk"
2. «brukt» institusjon blir markert som at den allerede har vært forsøkt.
Vurdering av konsekvenser: Det blir mindre tidkrevende å finne riktig avtale når man ikke har avtaleid tilgjengelig.
Ønske 2/2017: a) FS-klienten: Felt for Publiser på Søknadsweb J/N i bildet Kravelement og b) Søknadsweb: Vise fagprofil
Ønsket av AF, sendt til Ceres 6. mars 2017 (RT#216697)
Enkeltemneordningen på UiO benytter feltet Enkeltemneoppt= J på Emne samlebilde. Ordningen innebærer i praksis at studenter som har GSK og andre nødvendige forkunnskaper ikke trenger å søke opptak i Søknadsweb, men kan gå rett til Studentweb og melde seg på emner med ledig plass når disse blir lagt ut for enkeltemnestudenter, straks før undervisningsstart. Hvert semester har vi rundt 3000 enkeltemnestudenter, og for brorparten av disse har vi allerede gsk-konklusjon i FS. For at interesserte søkere skal vite om de trenger å søke om å bli kvalifisert, ber vi dem ta en titt inn i Søknadsweb og se om det står at de har generell studiekompetanse. Hvis ja, kan de bare lene seg tilbake og vente på at emnene åpner for påmelding i Studentweb, og uten å bruke egen eller opptaksmerarbeiders tid på å legge inn en Søknad i Søknadsweb.
For en del emner, for eksempel emner i realfag, er det i tillegg til krav om gsk, også spesielle opptakskrav i realfag fra videregående skole. Fra høsten 2018 innføres forsøksordning med skjerpede opptakskrav til de fleste realfaglige programmene/emnene. For søkere som dekker de spesielle opptakskravene, legger vi inn fagprofil, samt at emnene har kravelementer som samsvarer med fagprofilen.
Fagprofil vises ikke i Søknadsweb, og vi kan dermed ikke informere søkere om at de kan gå inn i Søknadsweb for å sjekke om vi har registrert at de dekker de spesielle opptakskravene. Alle som vurderer å ta emner med spesielle opptakskrav må derfor søke hvert semester, og av praktiske grunner har vi en egen studierett for denne gruppen studenter. Dette er ikke i tråd med de ordinære rutinene våre for enkeltemnestudenter, og det er vanskelig å håndtere informasjonen til denne gruppen. Vi ønsker at også de realfaglige emnene kan inngå i vår ordinære enkeltemneordning.
Løsningsforslag
I FS-klienten trenger vi to ting:
- Et nytt felt i bildet Kravelement: Publiser på Søknadsweb: J/N. Defaultverdi må være = N (En søker kan ha mange ulike typer fagprofiler, og det er ikke alle det vil være ønskelig å vise frem i Søknadsweb).
- For hvert kravelement: en mulighet til å skrive en tekst som gjelder dette konkrete kravelementet.
I Søknadsweb trenger vi også to ting:
- Å vise frem teksten(e) knyttet til de ulike kravelementen(e) som ligger i søkerens fagprofil og som har J i feltet Publiser på Søknadsweb i bildet Kravelement.
- En ny overskrift på siden Min profil, som de respektive tekstene til kravelementene som man ønsker å vise listes opp under. Vi foreslår at overskriften heter «Andre krav», og at den kommer etter temaet Generell studiekompetanse.
Vurdering av konsekvenser: For UiO vil dette bety at alle fakultetene kan inngå i fellesløsningen for enkeltemner. Søkerne vil selv kunne se om de dekker kravene, og vi vil spare ressurser på ikke å gå gjennom søknader fra personer som allerede dekker kravene.
Ønske 3/2017: Levere taushetserklæring og ev. tuberkuloserklæring i Studentweb
Ønsket av UV 10. februar 2017, referansenr. nettskjema 1629201, RT-sak #2446797
Beskrivelse av problemstillingen
Ved lektorprogrammet og PPU (om mange andre utdanninger) er det et krav om at studentene leverer taushetserklæring og tuberkuloseerklæring ved oppstart av studiene. Per i dag leveres begge erklæringene på papir og må behandles manuelt. Man må lage manuelle lister og i etterkant sammenligne med lister fra FS, for å følge opp studentene som ikke har levert lister, samt lagre hundrevis av erklæringer hvert år.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet.
Forslag til løsninger
Studentene leser og signerer/krysser av for at de har lest erklæringene og "leverer" i Studentweb, slik at dette blir registrert i FS. Taushetserklæring kan for eksempel inkluderes i semesterregistreringen, mens man eksempelvis kan benytte et spørreskjema for tuberkuloseerklæringen. Det kan selvfølgelig også være andre og bedre løsninger som er mulig. Det er også ønskelig å kunne ta ut en rapport som inkluderer følgende opplysninger:
Fødsels- og personnummer
Studentnummer
Navn
60-gruppe
80-gruppe
Adresser
E-postadresser
Telefonnummer
Status politiattest
Taushetserklæring
Tuberkuloseerklæring
Det er også ønskelig å kunne velge å inkludere e-poster i alle rapporter man tar ut fra FS.
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
Det har blitt behandlet med teamleder for lektorprogrammet.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
Vi har mottatt taushetserklæringen dere bruker i dag og vi har fått skjemaet for egenerklæring vedr. tuberkulose i separat e-post.
AF har vurdert saken internt med blant annet jurist og vi har forhørt oss med HiOA, samt sett litt på hvordan medisinstudier dekker lignende i dag.
Taushetserklæring
Det er ikke noe i veien for at innholdet i taushetserklæringen kan ligge i FS, da den ikke inneholder sensitive personopplysninger. Men studenten må enten signere på papir med penn eller signere digitalt i Studentweb. Det siste vil antagelig kunne bli mulig dersom vi får lov til å ta i bruk ID-porten som påloggingsløsning til Studentweb. Dette spørsmålet vil bli diskutert i UiOs Systemgruppeforum 23. mars.
Hvis UiO tar i bruk ID-porten for innlogging til Studentweb, vil vi diskutere saken om taushetserklæring i den nasjonale Studentweb-gruppen 20. april. Da blir det i såfall spennende å høre om også andre institusjoner mener at det i Studentweb skal utvikles løsninger som sikrer digital signatur av dokumenter.
Vi ser at det ville være veldig praktisk å kunne innhente taushetserklæringen digitalt siden den gjelder samtlige studenter på studieprogrammet og signerte erklæringer gjelder for alltid. Det blir altså en mengde skjema å holde orden på over tid.
Tuberkuloseskjema
Først kommer konklusjonen først, deretter begrunnelsen.
Tuberkuloserklæringen som som UV bruker i dag, kan ikke lastes opp via Studentweb eller lagres i FS. I FS skal vi ikke ha sensitive personopplysninger, og skjemaet inneholder sensitive personopplysninger om helseforhold ved to spørsmål studenten må svare på, i tillegg til uttalelse fra helsepersonell.
UV har også sett på "en mulig ordning der studentene svarer ja eller nei på begge spørsmålene i FS, så kan vi hente ut lister på de som har svart nei og følge de opp mtp bekreftelse fra legesenter/helsestasjon. Hvis mulig... Dette må trolig gjøres utenfor FS, men at vi eventuelt kan legge inn i FS at en slik bekreftelse er levert og at studenten er "OK"".
Hvorvidt en person har gjennomført en tuberkuloseundersøkelse, heller vi mot å mene omhandler helseforhold, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 8 bokstav c, selv om ikke resultatet av undersøkelsen fremgår. I tillegg er slik at tuberkuloseerklæring bare omfatter et utvalg av studentene, definert i Forskrift om tuberkulosekontroll, og en rad i FS vil ytterligere markere disse studentenes helseforhold.
Konklusjonen er således at vi ikke ha opplysninger om tuberkulosestatus på noen måte i Studentweb/FS.
Vi har spurt HiOA hva de gjør, samt sett på hva medisinstudiet på UiO gjør. HiOA, samt medisinstudiet på UiO har i utdanningsplanens del om rettigheter og plikter en planinformasjonstype som alle studentene på programmet må bekrefte, om som lenker til en nettside med regelverk. På medisin heter planinfotypen "Lover og regler for medisinstudenter", mens HiOA skriver i teksten på sin planinfotype at "Studenter som skal ut i praksis eller klinisk undervisning ved bestemte utdanninger, må være bevisste sin smittestatus når det gjelder tuberkulose og multiresistente gule stafylokokker (mrsa). Dette gjelder gjennom hele studietiden. Mer informasjon finner du på nettsiden om Medisinsk testing. Kanskje kunne også UV dra nytte av utdanningsplanen, til å informere om tuberkulosereglene?
Ønske 4/2017: Vurderingsmelding, rammen Frister/Tidspunkt. Ønsker klokkeslett i feltet Innleveringsfrist
Ønsket av MN-fakultetet 10. mars 2017 i RT#2477179. Nettskjema referanse 1679591.
Beskrivelse av problemstillingen
Flere MN-institutter ønsker at det skal være mulig å registrere klokkeslett når en student får innvilget individuell innleveringsfrist for masteroppgaven. Individuell frist registreres ved å registrere en dato i et felt i vurderingsmeldingen, men det er ikke mulig å registrere et klokkeslett. Dette kan kun gjøres for registrering av generell innleveringsfrist i Vurderingsenhet samlebilde. Slik det er nå vil en individuell innleveringsfrist alltid være kl. 24.00 på angitt dato, men instituttene ønsker å kunne registrere spesifiserte klokkeslett i stedet.
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
MN-fakultetet støtter forslaget.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
AF syns det er et betimelig ønske og sender det til Ceres. Vi tilføyer ønske om klokkeslett også i feltene Utsatt frist og Uttak, med tanke på digitale eksamenssystemer.
Ønske 5/2017: Spesialpensumtittel på vurd.melding og på emnet i utdanningsplanen: gjensidig oppdatering
Ønsket av AF/SSD, sendt til Ceres 27. april 2017 (RT#221235)
Beskrivelse av problemstilling
Vi har behov, særlig på ph.d.-emner, for å kunne legge inn spesialpensumtittel tilknyttet den enkelte student. Dette kan gjøres to steder, i studentens vurderingsmelding eller på emnet i utdanningsplanen. Disse to feltene snakker imidlertid ikke sammen, og det hadde vært hensiktsmessig om de hadde gjort det, slik at spesialpensumtittel kan legges inn ett sted.
Løsningsforslag
Gjensidig oppdatering av feltet SPESIALPENSUMTITTEL (inkl. SPESIALPENSUMTITTEL_ENGELSK) mellom hhv. STUDPROGSTUD_EMNE og VURDKOMBMELDING, på tilsvarende måte som med oppgavetittel.
Vurdering av konsekvenser
- Arbeidsbesparende for enkelte saksbehandler, reduserer også risikoen for feil i protokoll (mindre opprydningsarbeid i etterkant).
- Student kan se oppdatering i Studentweb (i dag er det bare spesialpensumtittelen på vurderingsmeldingen som vises). --> Spesialpensumtittel som bare finnes på emnet i utdanningsplanen vil fortsatt ikke bli vist frem i Studentweb.
- Dersom vurderingsmeldingen blir slettet, mister man ikke samtidig spesialpensumtittelen.
Ønske 6/2017: Søkerliste FS170.001: kunne velge flere opptak av gangen, samt studieprogram for utreisende student
Ønsket av AF, sendt til Ceres 27. april 2017 (RT#221236)
Beskrivelse av problemstilling
Fakultetene og studieprogrammene ønsker å kunne se hvilke avtaler studentene deres søker på, uavhengig av hvilke utvekslingsopptak (UT-%) de har søkt på og uavhengig av hvem som eier avtalen.
Søkerlisten 170.001 viser enten søkere for alle opptak eller for ett og ett opptak av gangen. Søkerlisten har ingen funksjonalitet for å kunne se hvor søkerne til utreiseprogrammer hører hjemme ved UiO. For de som jobber med utveksling, er det aktuelt å se og sende e-post til alle søkere som har aktiv studierett på studieprogram knyttet til det stedet de jobber for, men bare til et gitt utplukk av opptakene (ie UT-%) som er tilgjengelig i rapporten.
Det ville lette jobb for saksbehandlere av utvekslingsopptak for utreisende studenter, samt kommunikasjon med studenter og oversikt over søkermasse dersom vi fikk en bedre visning/utplukk
Løsningsforslag
Legge på mulighet til å hake av for å se søkere til flere opptak av gangen. Legge til mulighet for å velge søkers interne studieprogram/stedkode for søkers interne studieprogram.
Vi ønsker at det lages en løsning som ligner den funksjonaliteten som finnes for eksempel i FS409.001, men hvor det er mulig for saksbehandler å velge utplukk for flere opptak istedenfor utplukk for flere steder.
Videre er det ønskelig å kunne se hvilke avtaler fakultetenes og studieprogrammenes studenter faktisk søker på. Enkelte studieprogrammer ønsker også å sende e-post til sine studenter uavhengig av hvilke avtaler de har søkt på. Internt sted i dagens søkerliste viser bare internt sted for utvekslingsavtale. Vi ønsker at det også blir mulig å sette internt sted for studieprogram (dvs. det studieprogrammet som studenten har studierett på), samt ideelt sett å kunne velge om man vil ha utplukk på sted eller på studieprogram for student/søker. Eventuelt kan studieprogram for student legges som et vis-valg, slik at saksbehandlerne kan filtrere ut sitt studieprogram ved behov.
Ønske 7/2017: Info om gammel karakterskala på vitnemål og Diploma supplement
Ønsket av HF i RT#2583928 Sendt til Ceres 3. juli 2017 (RT#228309)
Status: Diskutert på september-møtet 2017 i FS Planleggingsgruppe og avvist. Man så det som uheldig å ha url-er på vitnemål og DS i papir, da dette er dokumenter som kun utstedes én gang. Se for øvrig ønske 30 for Vitnemålsportalen
Begrunnelse og beskrivelse
Vi har fortsatt en god del studenter som får skrevet ut vitnemål med ett eller flere emner fra før kvalitetsreformen. Vi ønsker å kunne informere om gamle karakterregler på vitnemålet.
Vi har tatt i bruk den ganske nye muligheten på karakterutskrifter å vise frem url til beskrivelse av andre (gamle) karakterskalaer. Det vil si at vi har aktivert WebApplikasjon - Modulvalg, modulkode VURDERING, egenskap KARUTURL og kombinert dette med bildet Karakterregel, feltet Vis URL kar.utskr.=J på relevante karakterregler. Vi er godt fornøyd med funksjonaliteten på karakterutskrifter for de studentene som har emner med gamle/andre karakterregler.
Løsningsforslag
Vi ønsker en liten tekst og mulighet for lenke til nettside med beskrivelse av andre karakterskalaer på vitnemålets siste side (FS670.002) og på Diploma supplement (DS)(FS670.003) under beskrivelsen av studiepoeng og karaktersystem for de tilfeller de tilfeller hvor emner med andre enn dagens karakterregler inngår i graden. Ville det være mulig å gjenbruke funksjonaliteten som finnes for karakterutskrifter, jf. beskrivelsen i feltet «Beskrivelse av problemstilling» over?
Vurdering
Per i dag legger vi manuelt inn en forklaring som en fotnote/påskrift på vitnemålet. Det vil være både arbeidsbesparende og sikre kvaliteten å automatisere kontrollen og teksten som kommer på vitnemålet.
Annet
Opprinnelig sendt Ceres i RT# 227402 (20. juni 2017). Se også tilsvarende ønske for Vitnemålsportalen i Ceres' RT#227418, beskrevet som ønske 30 på oversikten over ønsker som er meldt inn nasjonalt til Vitnemålsportalen.
Ønske 8/2017: Forbedre rutine FS513.001 Kopiere meldinger fra en vurd.enhet til en annen
Ønsket av AF. Sendt til Ceres 4. september (RT#235445)
Beskrivelse av problemet
Rutinen FS513.001 Kopiere meldinger fra en vurderingsenhet til en annen er lite brukervennlig:
- Rutinen mangler vindu som viser detaljer fra resultatet av en kjøring slik som de fleste andre rutiner har. Man føler at man jobber litt i blinde når man bruker den og vet egentlig ikke helt hva den kommer til å gjøre/har gjort fordi den kun oppsummerer noen tall fra kjøringen.
- Ledetekstene på utplukkene man kan velge er veldig ulne. Det mest problematiske her er at valget 'Slett meldinger du kopierer fra' også innebærer at undervisningsmeldinger slettes med mindre det er snakk om kopiering innenfor samme emne i samme termin. Det er ikke nødvendigvis så godt å forstå når rutinen heter kopiering av vurderingsmeldinger.
- Innhold i feltet ref. vitenarkiv forsvinner selv om man har hake i feltet 'Kopier alle meldingsopplysninger'. Det er veldig uheldig å miste koblingen til vitenarkivet og vi har ikke mulighet til å finne i igjen disse noe annet sted i FS.
Løsningsforslag
- Lage en mer detaljert visning av resultat av kjøring. Liste berørte studenter med en kolonne for vurdering og en for undervisning med beskrivelse av hva som er opprettet og hva som er slettet.
- Forbedre ledetekstene på utplukkene. Minimum spesifisere at sletting av meldinger også (som regel) inkluderer undervisningsmeldinger. Eventuelt å splitte dette i to valg, et for sletting av eksamensmeldinger og et for sletting av undervisningsmeldinger.
- Ta med innholdet i feltet ref. vitenarkiv hvis man har hake i feltet 'Kopier alle meldingsopplysninger'.
Løsningsforslaget vil medføre mindre fare for feil ved bruk av rutinen når man vet hva den faktisk gjør.
Ønske 9/2017: Kontroll av n-gangersregel i FS511.001 Oppmelding av undervisningspåmeldte til vurdering
Ønsket av MN i RT#2653723 1. september 2017. Sendt ceres 4. september 2017 (RT#235457)
Problem
Vi erfarer en mangel/feil i rutinen FS511.001 "Oppmelding av undervisningspåmeldte til vurdering", ved at rutinen ikke kontrollerer om studenten allerede har brukt opp maks antall eksamensforsøk når den melder undervisningsopptatte til vurdering.
Løsningsforslag
Vi ber om at rutinen rettes/endres slik at den ikke melder opp studenter til vurdering dersom de har brukt opp antallet lovlige forsøk definert på Emne samlebilde, feltet i tall_forsøk_lovlig. Vi ber om at det i stedet kommer en merknad, eksempelvis "Brukt maks. antall forsøk. Må behandles manuelt."
Utfyllende problembeskrivelse
Når et emne har Antall forsøk lovlig - vurdering = f.eks. 3 og Antall forsøk lovlig - undervisning = (ikke fylt ut), erfarer vi at studenten i Studentweb får søke plass på undervisningen i emnet, men på vurdering får UiO-studenten meldingen "Du har allerede brukt (#1) tellende eksamensforsøk i dette emnet og kan derfor ikke melde deg til denne eksamenen. Kontakt fakultet hvis du har spørsmål." Studentweb fungerer med andre ord fint.
Fakultet foretar undervisningsopptaket, og det kommer ikke noen beskjeder knyttet til antallet brukte eksamensforsøk. Det er også greit.
Til slutt kjører fakultetet FS511.001, og studenten blir eksamensmeldt selv om alle forsøk er brukt opp. Studenten stusser antagelig i Studentweb når han ser at han likevel automatisk har fått eksamensmelding til tross for flerfoldige beskjeder om at alle forsøk var brukt opp. Eksamenskonsulentene finner frem til de som ikke skulle blitt eksamensmeldt og sletter meldingene. Så er det kanskje en ny runde med undervisningsopptak der hele den beskrevne runden gjentar seg.
Ønske 10/2017 FS-klienten: Endringslogg for undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter
Ønsket av AF. Sendt til Ceres 5. september (RT#235543)
Problemstilling
Vi savner tilgang på logg for endring av undervisningsenheter og for så vidt også for endringer i undervisningsaktiviteter. For vurderingsenheter finnes slik logg i FS-klienten. Det er særlig i perioden emnene skifter fra SØKNAD til DIREKTE påmelding at fakultetene melder inn spørsmål om hvorfor ting fungerer som de gjør i Studentweb. Jevnlig får vi en fornemmelse av at bakgrunnsdataene er endret samtidig som enhetene ber om brukerstøtte over det som fungerer på en overraskende måte i Studentweb. Da blir det vanskelig for de som skal finne ut av problemet å avdekke om FS/Studentweb feiler eller om det er en allminnelig brukerstøttesak.
Løsningsforslag
Logger for endringer i undervisningsenhet og undervisningsaktiviteter i FS-klienten, jf. loggene som finnes for endringer i vurderingsenheter og emnekombinasjoner.
Vurdering av konsekvenser
Vi tenker at en logg hadde gjort det tydeligere hva som er årsaken til problemer og spørsmål knyttet til hvem som får og ikke får plass på undervisning i emner. Vi tenker at en logg for endringer i undervisningsenhet vil være enklest å lage og lese, en vi tror nok også at en logg for undervisningsaktivitet hadde vært nyttig. Vi håper sistnevnte ikke blir komplisert å lage og/eller lese.
Ønske 11/2017 Søknadsweb: tekstkode for personverninformasjon
Ønsket av AF. Sendt til Ceres 5. september 2017 (RT#235546)
Begrunnelse
Lenkemulighet til personvernerklæring i Søknadsweb er et naturlig svar på krav om at informasjon om hvordan virksomheter behandler personopplysninger skal være lett tilgjengelig for den registrerte. EUs nye forordning for personvern (GDPR) som trer i kraft også i Norge fra 25. mai 2018 understreker behovet ytterligere.
Beskrivelse av problemstilling
Vi har i Studentweb gjort vår personvernerklæring lett tilgjengelig for de registrerte ved at vi har valgt å legge den under tekstkoden SI_INST_STED. På denne måten er vår personvernerklæringen lett synlig i bunnteksten for Studentweb og slik at det ikke er nødvendig å logge seg inn noe sted for å få tilgang til informasjonen om hvordan vi behandler personopplysninger. Vi mener at det er viktig at den registrerte får disse opplysningene på samme nettsted som de registrerer opplysninger om seg selv. Vi syns koden SI_INST_STED fungerer bra nok for oss, i og med at det per i dag ikke finnes noe bedre, selv om en kode av typen SI_PERSONVERN ville være riktigere og mer intuitivt
I Søknadsweb finnes ikke tilsvarende mulighet for å legge inn en bunntekst. Dette savner vi og ønsker en slik mulighet. Begrunnelsen er den samme som vi har for Studentweb, se avsnittet over. Tilgangen til informasjon for den registrerte om hvordan personopplysningene deres blir behandlet blir lettere synlig.
Løsningsforslag
Tekstkode for Søknadsweb der vi kan lenke til personvernerklæringen fra Søknadswebs bunntekst.
Ønske 12/2017: Rutinen FS250.001: Beregne studieprogresjon tidligere ved for lav progresjon
Ønsket av HF 5. april 2017, referansenr. nettskjema 1727676, RT-sak #2503195. Sendt til Ceres 5. september 2017, RT#235558.
Problemstilling
Vi ønsker en endring/ny avhakingsmulighet i rutinen FS250.001 Inndragning av studierett slik at studieretter som kan inndras tidligere enn de gjør i dag.
I dag beregner rutinen studentenes studieprogresjon med utgangspunkt i de studiepoengene studenten har oppnådd fram til og med semesteret før man kjører rutinen. Studenter som f.eks. har for lav studieprogresjon etter første studieår inndras dermed først i tredje semester, men i mange tilfeller kan man allerede i andre semester se at studenten ikke vil ha produsert nok studiepoeng i løpet av første studieår.
Vi har regler om at studenten minimum må ha avlagt 30 stp. i løpet av første studieår. Dersom en student eksempelvis har avlagt 10 stp. første semester på studiet høsten 2016, men er ikke registrert eller oppmeldt til emner i andre semester våren 2017, vil studenten etter våren 2017 ikke ha avlagt mer enn 10 studiepoeng i første studieår og studieretten skal dermed inndras.
Dersom vi kun hadde brukt FS-rutinen 250.001 på dette eksempelet ville inndragningene først bli gjort i tredje semester, selv om vi allerede på inndragningstidspunktet i andre semester vet at studenten ikke vil kunne produsere tilstrekkelig antall studiepoeng i løpet av første studieår. Per i dag inndrar vi disse studierettene manuelt tidlig på våren, i stedet for å vente til inndragningsrutinen tar dem påfølgende høst. Slike manuelle inndragninger er svært tidkrevende på fakulteter med mange studenter å følge opp.
Vi mener at det vil være ryddigere om studieretten inndras så fort det er klart at studenten ikke kan oppfylle kravet til studieprogresjon.
Dersom rutinen FS250.001 kunne beregne studieprogresjonen med utgangspunkt i det semesteret man inndrar studieretter og beregne studieprogresjonen ut fra antall oppnådde studiepoeng fram til og med forrige semester + antall studiepoeng studenten er oppmeldt til inneværende semester, ville det medføre at vi får en mer reell studentmasse på et tidligere tidspunkt enn vi gjør nå. Dette er særlig viktig for rapportering, statistikk og måltall. Men i tillegg vil det også ha en praktisk betydning å ha mer oppdaterte studenttall, bl.a. i forbindelse med planlegging av undervisning og eksamen, samt rydding i utdanningsplaner som forberedelse til gradfangst.
I tillegg mener vi at det også vil være mer hensiktsmessig for studentene å få beskjed om inndragning av studierett på et tidligere tidspunkt. I mange tilfeller vil studieretter som kunne vært inndratt i vårsemesteret først bli inndratt i det påfølgende høstsemesteret. Hvis slike studieretter i stedet blir inndratt i vårsemesteret, kan studentene rekke ny søknadsfrist 15. april (for SO eller UIO-masteropptaket) hvis de vil søke seg inn på samme program/studieretning på nytt eller søke seg til noe annet.
Løsningsforslag
Vi ønsker at rutinen FS250.001 får avhakingsfelt som medfører at rutinen beregne studieprogresjonen med utgangspunkt i det semesteret man inndrar studieretter og beregne studieprogresjonen ut fra antall oppnådde studiepoeng fram til og med forrige semester + antall studiepoeng studenten er oppmeldt til inneværende semester.
Vurdering av konsekvenser
På UiO er det fakultetene selv som er delegert oppgaven med å røkte og inndra studieretter. Det er således fakultetene selv som fatter vedtakene om inndragning, og som således må stå inne for at vedtakene de fatter er i henhold til regelverk. Noen av fakultetene finner det riktig å fatte vedtak i forkant av manglende progresjon vil i tillegg å følge forvaltningsloven og varsle studentene om det kommende vedtaket.
Vi har tenkt om den allerede kompliserte FS250.001 med den ønskede endringen vil bli så komplisert at den lettere vil feile/misforstås også for de som skal bruke de andre parameterne. Det er det vel en viss fare for? Da har vi vurdert om vi selv kunne lage en sql som finner og oppdaterer disse studentene, samt at vi får sendt dem brev om vedtaket + varsel i forkant fra brevmodulen i FS. Problemet med dette løsningsalternativet er at det ikke lar seg gjøre å flette disse brevene i FS fordi at for å utføre slik fletting må dataene finnes i felt i FS, men de relevante feltene finnes ikke i dag. Det går altså ikke an å flette inn data fra en sql-laget og lageret fil og rett i inn brevmodulen i FS uten å få laget nye felt i FS. Derfor har vi falt ned på å ønske endring i FS250.001.
Ønske 13/2017 Studentweb: Søknad om plass på undervisning. Info om svardato
Ønsket av SV 22.9.2017, referansenr. nettskjema 2284088, RT#2679096.
Behovet og hvordan det løses i dag
SV-info har merket seg at veldig mange studenter tar kontakt og lurer på hvorfor det står "opptak pågår" i StudentWeb før opptaket blir publisert.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Hadde det vært mulig å legge inn en setning i StudentWeb om at de får svar senest, og en dato?
Hvordan er endringsønsket vurdert lokalt?
Endringsønske kommer fra SV-info og er behandlet muntlig i gruppen
Tilbakemelding fra Avdeling for fagstøtte
For at det skal kunne stå en dato i Studentweb, må det også lages nye felter i FS på for eksempel Undervisningsenhet samlebilde og ev. i rutinen FS408.001. Fakultetene må da fylle ut feltene med riktig dato. Per i dag er datoene da UiO-studentene får svar på undervisningsopptaket på SØKNADSemner ikke forskriftsfestet, bare en praktisk dato vi skriver inn på Fristar - søkje plass på undervisninga og melde deg til eksamen uttrykt som "senest [dato]".
Svar fra SV på tilbakemeldingen
Hadde det vært mulig med link til siden http://www.uio.no/studier/registrering/melding/ i Studentweb?
Svar fra AF: Det var slik vi gjorde det Studentweb2 (altså frem til 26. april 2016). I Studenweb3 har mulighet til å legge inn en tekst og url på forsiden inne i Studentweb. Skal vi gjøre det? Tror dere det vil medføre færre spørsmål om "opptak pågår"? Teksten kunne eksempelvis se slik ut:
Etter møtet: Teksten i forslaget ble lagt inn.
Ønske 14/2017 Inndragningsrutinen FS250.001: Vise program- og studieretningskode
Ønsket av HF 3. oktober 2017 i RT#2689906, referanse nettskjema 2301589: sendt ceres 17. oktober 2017 (RT#237817)
Beskrivelse av problemstillingen
På UiO ligger arbeidsoppgaven med å inndra studieretter hvert semester normalt på fakultetsnivået, ikke på institutt eller programnivået. På denne måten sikrer vi at inndragningsrutinene for et helt fakultet blir kjørt for alle programmer og studieretninger hvert semester, samt at inndragningene skjer noenlunde samtidig.
Arbeidsfordelingen medfører imidlertid at vi har behov for at studiekonsulentene på instituttene, som administrerer studieprogrammene/studieretningene, sjekker at inndragningene er ok, for å få rettet opp eventuelle feilaktige inndragninger (som f.eks. kan skyldes at instituttet ikke har registrert utsatt studiestart, permisjon eller redusert studieprogresjon i tide).
Mange av bachelor- og masterprogrammene våre har flere studieretninger, og i de fleste tilfellene er det forskjellige studiekonsulenter som administrerer de ulike studieretningene innenfor ett og samme studieprogram. Vi lager oversikter i excel med lister over inndratte studieretter, som studiekonsulentene gjennomgår. I disse listene har vi behov for å ha med informasjon om hvilken studieretning studentene går på. Denne informasjonen vises ikke i rutinen FS250.001 Inndragning av studierett og kommer heller ikke med dersom man lagrer fra rutinen i excel. Da er det kun programkode og –navn som kommer med, men ikke studieretningen. Riktignok kan rutinen FS250.001 kjøres per studieretning. Men vi har flere fakulteter med mange programmer og studieretninger og da er det særs tidkrevende å kjøre rutinen per studieretning.
Siden sorteringsarbeidet ikke kun kan gjøres på bakgrunn av informasjonen i rutinen FS250.001, kjører vi inndragningsrutinen med oppdatering og henter deretter opp de inndratte studierettene fra Student samlebilde og lagrer i excel, slik at vi også får med informasjon om studieretning. Dette medfører at vi senere må gjenopprette de studierettene som viser seg å være feilaktig inndratt.
Løsningsforslag
Vise programkode og studieretningskode i inndragningsrutinen FS250.001
Vurdering av konsekvenser
Løsningsforslaget vil gjøre arbeidet med inndragning enklere/raskere for de som kjører inndragningsrutinene på fakultetet, fordi sorteringen av hvilke studieretter som skal gjennomgås av hvilke studiekonsulenter hadde tatt kortere tid. I tillegg kunne fakultetet da kjørt rutinen først uten oppdatering og tatt alle avklaringer med instituttene i forkant av at selve inndragningene gjøres (at rutinen kjøres med oppdatering). Da vil vi kunne unngå at studieretter inndras unødvendig fordi nødvendige registreringer (som f.eks. permisjoner og redusert studieprogresjon) ikke har blitt gjort i tide.
Ønske 15/2017 FS222.001 Vurderingskombinasjon: utplukk på stedkode
Ønsket av SV 7. november 2017 i RT#2729342, referanse nettskjema 2374354: sendt ceres 13. november 2017 (RT#239311)
Beskrivelse av problemstillingen
Vi har behov for en oversikt over alle vurderingskombinasjonene for et sted, fakultet eller institutt slik at vi lettere kan kvalitetssikre bakgrunnsdataene våre foran det neste semesterets planleggingsperiode.
Løsningsforslag
Vi foreslår at FS222.001 Vurderingskombinasjon får utplukk stedkode. Dette i tillegg til emne og valget for «Kun aktive kombinasjoner», slik som i dag.
Vurdering av konsekvenser
Vi får bedre kontroll og bedre datakvalitet og oversikt.
Ønske 16/2017 FSsystem: VEDLIKEHOLD_STUDENTSTATUS3: inkludere doktorgrad
Ønsket av AF og sendt ceres 21. november 2017 (RT#239903)
Problemstilling
Når feltet DATO_STUDIERETT_GYLDIG_TIL er fylt ut på student samlebilde, og denne datoen er passert, blir ikke STUDENTSTATKODE endret til UTGÅTT for doktorgradsstudieretter. I stedet dukker meldingen ‘Studierett utgått’ opp med rød tekst samtidig som studentstatus blir stående som AKTIV på Student samlebilde. Dette gir oss tvetydige data i FS og behov for manuell oppfølging.
Nattjobben ble endret i 2014 til ikke å gjelde ph.d. Vi kan ikke finne dokumentasjon som forklarer hvorfor ph.d. ble holdt utenfor, men vi kan forestille oss at årsaken kan være at man på ph.d.-nivå på ulike institusjoner har ulike rutiner for når man setter inn sluttdato, og hvordan man røkter datofeltet.
Hva vi ønsker
Vi ønsker en jobb som oppdaterer studentstatus til UTGÅTT for ph.d.-kandidater der studierett er utgått på dato, og kvalifikasjon ikke eksisterer for gitt program, også på doktorgradsnivået (studienivå 900 – 999).
Presisering: Jobben må forholde seg til feltet DATO_STUDIERETT_GYLDIG_TIL, ikke feltet slutt opprinnelig beregnet.
Løsningsforslag
- Enten endre VEDLIKEHOLD_STUDENTSTATUS3 til å inkludere ph.d.-nivået (studienivå 900 – 999).
- Eller lage en ny tilsvarende jobb kun for doktorgradsnivået (studienivå 900 – 999).
Ønske 17/2018: Doktorgradsmodulen: Fjerne tabellen DRKAND_OPPHOLD (bildet Opphold/Oppholdsfinansiering)
Ønsket av AF og sendt ceres 23. november 2017 (RT#240105)
Problemstilling
Vi ønsker å fjerne tabellen DRKAND_OPPHOLD, dvs. bildet Opphold/Oppholdsfinansiering som ligger i doktorgradsmodulen og som vises om en fane på Student samlebilde. I den grad det registreres utreise/utveksling for ph.d.-kandidater, så gjøres det i bildet utvekslingsperson. Vi ønsker at utveksling kun skal registreres i én tabell/ett sted i FS både pga. statistikk og av beredskapshensyn – man må slippe å lete etter personer som er et gitt sted i flere tabeller i FS. Info om utveksling kan fortsatt vises i fanen mobilitet, som da bør endre navn til utveksling.
For ph.d.-kandidater kan utveksling/mobilitet, nå registreres på to måter: som utvekslingsperson i bildet utvperson, eller i DRKAND_OPPHOLD. Vi ser ingen grunn til å ha et eget bilde for utreise på ph.d.-nivå, da samme info, og mer info, kan legges i utvperson.
Løsningsforslag
Slette tabellen DRKAND_OPPHOLD.
Eventuelle eksisterende data for fnr, studieprogram (hjemme), sted for opphold (aka eksternt sted) og mobiltetsperiode (aka Periode utveksling) flyttes til utvekslingstabellen.
I nederste del av samlebildet kan man registrere finanskilde, av de 166 forekomstene som UiO har i bildet – er ikke én eneste registrert med finanskilde. Hvis dette gjelder alle institusjonene er dataene lett konverterbare til utvekslingstabellen.
Fanen mobilitet i student samlebilde kan beholdes og endre navn til utveksling. Da kan alle studenter, uavhengig av studienivå, som har forekomst i utvperson få vist registrert utveksling i denne fanen (ev. bare for AKTIV, FULLFØRT utveksling). Fanen skal bare vises for det studieprogrammet utvekslingen er aktuell for.
Færre tabeller å vedlikeholde, færre tabeller å knytte opp mot statistikk og færre tabeller å sjekke i beredskapssituasjoner.
Vi ser ingen negative konsekvenser, pg ingen rapporterer på denne tabellen.
Ønske 18/2017: Fremvisning av ordinær romplassering i rapporten FS530.001 Spesialtilpasninger for vurdering
I utgangspunktet ønsket av MN i RT#2690305, bearbeidet av SSD og sendt ceres 30. november 2017 (RT#240656)
Problemstilling
Vi ønsker å få oversikt over alle innvilgede eksamenstilpasninger for studenter i et eksamenslokale slik at vi vet hva vi må ha klart av ekstra romutstyr.
Mange studenter får innvilget eksamenstilpasninger som f.eks. ekstra tid og utstyr uten at de blir plassert på noe spesialrom. De blir plassert på rom på ordinær måte sammen med andre studenter via f.eks. Plassering av kandidat i timeplan. Når de kun er plassert på rom på denne måten kommer ikke romkoden med i rapporten FS530.001 Spesialtilpasninger for vurdering. Dette er den eneste rapporten vi kan bruke for å få oversikt over alle eksamenstilpasninger i et rom. For å sikre at vi får med alt må vi da gå inn på hver enkelt kandidat i Student vurdering samlebilde, fanen eks.tilp. og legge inn romkoden her også. Dette gir oss en unødvendig dobbeltregistrering, da romplasseringen strengt tatt ikke er en del av eksamenstilpasningen. I tillegg øker det sannsynligheten for feil. Det er ikke uvanlig at eksamener blir flyttet og da må man huske å oppdatere de ekstra registreringene på eksamenstilpasningene i tillegg.
Løsningsforslag
I dag er det slik at hvis en kandidat plasseres på rom som en del av eksamenstilpasningen så opprettes dette automatisk i eksavviklingrom og eksavviklingperson. Kan rapport FS301.001 Spesialtilpasninger for vurdering heller hente rom fra eksavviklingperson slik at vi også får med rom-plassering for studenter som er plassert på "vanlige rom".
Ønske 19/2017 Liste ut studenter som har angitte emner
Ønsket av MN 1. desember 2017. Nettskjemareferanse 2442948, RT#2762748
Problemstilling og hvordan det løses i dag
Liste ut studenter som har angitte emner.
Ingen kjent FS-rapport som dekker dette behovet ut egenkombinasjon av ulike fødselsfiler.
Ev. løsningsforslag og hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Behov for FS-rapport som med utgangspunkt i emner som oppgis i rapporten og / eller med utgangspunkt i FS-registrert 40- og / eller 80-gruppe (og/eller med utgangspunkt i 40/80/120 spesifikt angitte studiepoeng) kan liste ut studenter som har disse emnene enten ved bestått eksamen og/eller bestått og meldt til inneværende semester (eller angitt semester), og/ eller en kombinasjon av bestått eksamen og/eller meldt til inneværende semester (eller angitt semester) og/eller registrert fritak for.
Hvordan endringsønsket er vurdert lokalt
Rapporten tenkes brukt på MN-internt arbeidsforum for oppfølging av studenter rundt 15.02.18
Ønske 20/2017: Karakterutskrifter og vitnemål: ikke vise personnummer (5 siffer)
Ønsket av AF og sendt ceres 7. desember 2017 (RT#241017)
Vi foreslår at man også på karakterutskrifter og vitnemål på norsk utelater personnummerdelen (5 siffer) av fødselsnummeret og bare viser fram studentens fødselsdato. Forslaget er også lagt inn på vedlagte skjema.
Begrunnelse
Vi har hatt en dialog med UiOs jurister og IT-sikkerhetsansvarlige om karakterutskrifter med fødselsnummer (fødselsdato og personnummer) og hvilke muligheter vi har til å sende slike dokumenter til studenter på e-post og liknede (eksempelvis Filesender). Vi har fortsatt studenter som ikke kan dra nytte av de digitale selvbetjeningsløsningene i Vitnemålportalen og Studentweb (dvs. bestille digital karakterutskrift).
IT-juristene våre og IT-sikkerhetsansvarlige er entydige på at vi ikke kan sende studenter karakterutskrifter som inneholder fullt fødselsnummer på e-post. Karakterutskrifter fra FS (FS600.001 og FS600.003(?)) på norsk inneholder per i dag fullt fødselsnummer. Vi vet at studentene selv gjerne deler både karakterutskrifter og pdf-er de henter fra Vitnemålsportalen på e-post, på tross av at fødselsnummeret deres kan komme på avveie. Vi tenker derfor at endringen vi foreslår vil ta oss alle til mye tryggere personvernmessig farvann.
Litt historikk
Utformingen av karakterutskrifter er et resultat av konsensus i sektoren: institusjonene har spilt inn hvilke elementer de ønsker å ha med, og så har en engere krets blitt enige om hvilke som skal være med. Standardisering har vært viktigere enn digitalisering, og man har trolig oppfattet det som selvsagt at fødselsnummer skulle inkluderes.
Jonny Sundnes hos oss var med på det tilsvarende samordningsarbeidet for vitnemål, og fødselsnummer ble oppfattet som et selvsagt element. På engelske vitnemål brukes imidlertid bare fødselsdato, og studentene klarer seg likevel fint. Ph.d.-diplomene har (faktisk) verken fødselsnummer eller fødselsdato, bare navn. Diploma Supplement skal ifølge EU-malen ha fødselsdato, og så er det valgfritt å inkludere ev. nasjonale identifikasjonsnumre.
På FS Planleggingsgruppe i januar 2017 ble det i sak 15 d. tatt opp at man savnet fødselsnummer (11 siffer) på engelske vitnemål. Slik planleggingsgruppen så på det i januar 2017, var dette noe som hang igjen fra tidligere, da engelskspråklige vitnemål bare ble utstedt til utenlandske studenter. I dag utstedes det engelske vitnemål også for norske studenter, og UiB foreslo derfor at fødselsnummer skulle vises også der. Saken ble diskutert videre på FS Planleggingsgruppemøtet i mars 2017 i sak 7, der CERES foreslo at norske fødselsnumre kommer ut på vitnemål uavhengig av språk. Ledeteksten burde i følge forslaget endres til "National identification".
Vi tenker at det bør være samme visning hva gjelder karakterutskrifter og vitnemål, og likt på alle språk. Med tanke på personvernet mener vi nå at dette blir best sikret ved å fjerne personnummerdelen og bare vise fram fødselsdatoen både på karakterutskrifter og på vitnemål.
Vurdering av behov for entydig identifisering
Departementet skriver følgende i siste høring om endring av uh-loven:
"Departementet foreslår at navn og personnummer skal kunne behandles i forbindelse med opptak og andre studieadministrative formål. I den nasjonale opptaksmodellen og i sine studieadministrative systemer behandler utdanningsinstitusjonene opplysninger om svært mange personer, og det er derfor behov for entydig identifisering. Fødselsnummeret er et unikt identifiseringsnummer og er med det en personopplysning. Fødselsnummeret regnes ikke som en sensitiv opplysning og er ikke taushetsbelagt. Fødselsnummer kan likevel bare brukes når det er saklig behov for det og sikker identifisering ikke kan oppnås på annen måte. I de fleste tilfeller er det tilstrekkelig å bruke navn, adresse og fødselsdato for å sikre riktig identifisering av en person. Imidlertid kan det i forbindelse med behandling av opplysninger om svært mange personer foreligge en reell risiko for at det i systemet er registrert flere personer med samme navn og samme fødselsdato. På bakgrunn av dette foreligger det etter departementets vurdering et saklig behov for at fødselsnummer skal anvendes for å identifisere søkere og studenter, jf. forslag til ny personopplysningslov § 92."
Hensynet til entydig identifisering vil imidlertid ikke være aktuelt på individnivå. En arbeidsgiver vil typisk bare håndtere én Jan Johansen av gangen, og med fødselsdato i tillegg framstår risikoen for feilidentifisering som liten.
Vi har snakket om behovet for at en person må kunne koble dokumenter med ulikt navn til hverandre, for eksempel hvis noen har fått vitnemål og senere skifter navn ifm. ekteskap eller annet. Denne typen endringer kan imidlertid dokumenteres på annet vis også, for eksempel med bekreftelsen på navneendringen. KD har for øvrig slått fast at man kan søke om (og skal få) nytt vitnemål hvis man skifter kjønn.
Statussak 5 om EpN på UiO på FS-møtet 13. mars 2017
Noen stikkord om Emneplanlegging på nett (EpN) og status på UiO
1. Vi prøver å få EpN til å bli testbar i demo
2. EpN skal dekke to ulike hovedbehov:
a. Planlegge og kvalitetssikre i en arbeidsflyt opprettelse av nytt emne på enhetene, samt semestervis oppdatering
b. Sørge for at emneinfo bare skrives inn ett sted, ikke både i FS og i Vortex, og har vært gjennom kvalitetssikring på veien.
3. Vi kan ikke ta i bruk EpN på UiO før publiseringsløsningen henter opplysningene fra FS. Ellers blir ikke behov 2 b. over dekket.
4. Når vi er fornøyd med hvordan EpN fungerer, kan de på usit som jobber med Vortex begynne å finne løsninger for å publisere fra FS.
5. Vi trenger en testperiode i EpN for å avdekke om det finnes løsninger i EpN for det som per i dag gjøres i Vortex, som f.eks. fellestekster